高校干部人事档案管理问题与对策研究

　　【中图分类号】 G 【文献标识码】 A

　　【文章编号】0450-9889（2017）05C-0119-03

　　为贯彻落实全面从严治党、从严管理监督干部要求，2014年10月至2016年6月，中共中央组织部在全国部署开展干部人事档案专项审核工作，对领导干部的“三龄二历一身份”，即年龄、工龄、党龄，学历、经历和身份信息等进行重点核查。目前该项工作已基本完成，并集中解决了档案中存在的问题。随着该项工作的开展，高校对干部人事档案问题越来越重视，也取得了一定的成效，但还面临一些具体的问题。在干部档案人事专项审核的大背景下，高校应充分认识管好干部人事档案的意义，针对问题，积极研究、改进和提高管理水平，更好地为干部人事工作服务。

　　一、干部档案人事专项审核视角下管好高校干部人事档案的意义

　　高校干部人事档案记录着高校干部的原始材料、各类证件、个人简历等，是组织、人事等有关部门全面分析和考察高校储备人才综合素质信息的主要来源。干部档案人事专项审核视角下管好高校干部人事档案，具有以下两方面的意义。

　　（一）有利于高校了解和正确选拔使用干部，合理配置人才

　　高校干部人事档案是组织、人事等相关部门在选拔干部时全面了解与考察选拔对象的重要凭借。管好高校干部人事档案，有助于组织、人事等相关部门历史地、全面地考察干部个人经历和不同时期德、能、勤、绩、廉的表现，对干部形成比较客观准确的评价，从而科学合理地配置人才，做到人尽其才，才尽其用。

　　（二）有利于强化干部对学校的信任感和归属感

　　高校干部人事档案在干部的个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具继续深造等相关证明时起着凭证、依据和参考的作用。它关乎每一位干部的切身利益，所以，管好高校干部人事档案，为他们提供更好的服务，有利于增强学校对干部的凝聚力和向心力，强化干部对学校的信任感和归属感。

　　二、高校干部人事档案管理面临的问题

　　（一）管理工作难度加大

　　近年来，随着高等教育的深入发展，高校人才的流动与日俱增，干部的多向交流互动变得尤其频繁，高校中部门较多、干部人数不少且调动频繁，干部外出进修、攻读学位、参加各种培训活动频繁。这就使得接收、转递档案的数量不断增多。加之，档案工作环节众多，整理步骤繁杂，而与此同时我国大部分高校从事干部档案工作的专职干部几乎没有，有的兼职人员还要身兼数职，且大多还是采用传统的人工管理方式。这些种种原因，使高校档案管理人员工作量剧增，加大了档案管理工作的难度。

　　（二）制度不健全且执行不严格

　　制度是保障，高校干部人事档案管理工作能否顺利开展，关键看制度的健全程度与执行力度。高校应根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》，严格规定档案的保密、归档、鉴别、整理、查（借）阅、转递、核查等方面的要求和流程，制定并不断完善干部人事档案管理制度。然而，目前我国很多高校虽然对干部人事档案管理作出了一些规定，但是并未建立完备的制度。有的高校虽然制定了有关保密制度、归档制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、核查制度等，但是执行力度不够，不能严格遵循制度，也影响到干部人事档案的准确性，不利于干部人事档案工作的顺利展开。

　　（三）管理模式发展滞后

　　目前，大多数高校没有深入研究科学开展干部人事档案管理的新模式，干部人事档案管理还处于被动服务的封闭半封闭状态，已经不能适应教育事业的高速发展。当前很多高校在干部人事档案管理当中仍然主要运用手工整理和纸面管理的模式，准确性难以得到保障，工作效率也比较低下。有的高校虽然引入了计算机等设备，但主要是简单地应用于编制姓名索引、个人档案目录等，远难达到信息化和数字化管理的要求。这些都在一定程度上影响了高校干部人事档案信息的有效利用。

　　（四）管理人员队伍存在欠缺

　　目前，高校干部人事档案管理员大都是非专业出身，他们政治素养不够高，档案管理业务水平和工作能力还存在欠缺。因而在干部人事档案管理实践中，他们往往对归档和不归档的范围难以准确地掌握，就会出现档案材料归档和适用上的混乱。同时，高校干部人事档案管理员专职的少，兼职的多，他们无法投入足够的时间和精力去进行干部人事档案的管理，这也极易造成档案工作的低效和混乱。此外，高校干部人事档案管理员队伍不稳定，档案员经常转岗或转行，这也会极大地影响档案工作的连续性。

　　（五）管理硬件设施建设不到位

　　目前，许多高校在干部人事档案管理方面经费投入不足，基础设施配套不到位，档案现代化及档案保护设施配备不全。许多数高校人事档案保管室集库房、办公、查阅为一体，没有实现“三分开”，甚至没有专门的档案保管室。且在保管条件上，还是用较为原始的卷柜统一存放，档案管理在保密、防光、防火等硬件条件上还存在诸多不足。这就导致高校干部人事档案，既也不方便查找和阅览，也存在较大的安全隐患。

　　三、促进干部人事档案管理工作科学化、规范化的对策

　　（一）加强制度化建设

　　高校干部人事档案管理工作非常琐碎、枯燥、繁杂，仅仅靠某几个档案管理人员的爱岗敬业，是难以做到长期有序和科学化规范化的，只有加强制度化建设，才能将此项工作落到实处。具体而言，高校应加强以下方面的制度建设。一是定干部人事档案管理目标责任制。首先，单位领导对干部人事档案工作负领导责任，应重视并带动学校教职员工和档案管理人员重视人事档案管理工作，应将这一工作纳入自己的议事日程，抓紧建立良好的档案管理工作体制。其次，相关组织、人事部门负责人对干部人事档案工作负管理责任，应努力促使干部人事工作部门全员形成“档案意识”和“档案习惯”。最后，干部人事档案工作人员对干部人事档案管理负直接责任，应兢兢业业、坚持原则、尽职尽责地做好干部人事档案管理工作。二是进一步完善档案信息采集制度。首先，明确高校干部人事档案信息提供主体的责任和义务，要求?n案信息提供主体及时提供真实、准确的工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等能反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，提升信息采集的效率和质量。其次，对已经收集到的高校干部人事档案信息，必须做好鉴别工作，把好干部人事档案管理的“入口关”。最后，定期开展干部人事档案审核工作，对干部的“三龄二历一身份”，即年龄、工龄、党龄，学历、经历和身份信息等进行重点核查，看相关信息是否齐全完整、是否手续完备、是否客观真实，并集中加以条理化和规范化。三是健全高校干部人事档案有关保密制度、归档制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、核查制度等，并严格加以执行。严格规定档案查、借、阅、转等各项工作的程序，在做好保密工作的同时，充分发挥档案的最大功效。 　　（二）规范和改进高校人事档案管理模式

　　在高校人事档案管理模式上，一方面，要加强规范。对档案材料的内容加以规范，严格鉴定“三龄二历一身份”，即年龄、工龄、党龄，学历、经历和身份信息的有关信息，同时，对档案信息的收集、归档及查、借、阅、转等流程加以规范，从而为人事工作提供翔实可靠的决策依据。另一方面，要加以改进。应摒弃陈旧的档案管理方式，充分利用现代信息技术。应加强高校干部信息档案数据库建设，对原有的纸质档案加以转化，利用信息系统软件程序，在电脑和系统中庸文字、图片或者声像资料进行保存管理；实现档案查、借、阅、转等流程的数字化、动态化、现代化。此外，应对干部档案信息数据库及时进行备份、更新和系统维护，增加安全性、真实性和使用率。

　　（三）加强干部人事档案管理队伍的建设

　　高校人事档案管理人员应具备强烈的责任心和使命感，对每一份档案都认真对待、严格把关；应具备专业的档案管理能力，做到收集和管理的档案真实、准确、规范，为高校干部的选拔、任免等提供科学、可靠的依据；还应具备一定的信息技术素养，能够适应干部档案信息管理的现代化信息化发展需要。高校加强干部人事档案管理队伍建设，应加大档案人员专业培训力度，一方面，为干部人事档案管理员提供各种学习培训时机，从政治素质和业务素质等诸多方面提高档案管理人员的水平，促使新上岗的档案管理人员尽快熟悉干部人事档案的管理要求；另一方面，加强现代信息技术和数据库系统知识培训，提升干部人事档案管理员的计算机能力和信息素养，由此打造一支富有责任心和耐心，具有一定政治素养、科学文化知识、档案学理论知识以及现代管理能力和计算机能力的专（兼）职干部人事档案管理队伍，以实现干部人事档案管理的规范化、现代化。

　　（四）创设良好的档案管理硬件设施条件

　　良好的档案管理硬件设施条件，能够为档案的管理提供一定的保障。根据《人事档案工作条例》的规定，“干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开”，“干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备”，“库房的防火、防潮、驻蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45%-65%）”。为此，高校应加大硬件设施设备的资金投入力度，及时对各项设施进行安全隐患排查和更换，并及时进行设备设施的更新换代，用专门的计算机、功能性档案卷柜或档案新型密集架等现代化设备替换陈旧的设施设备，增强专用档案室防火、防潮、防光、防蛀、防盗等功能，使空间布局更合理，查阅使用更便捷。

　　总之，高校干部人事档案管理工作是一项非常重要的工作，它对于高校的长期发展意义重大，应从各个方面促进这一工作的展开，实现其科学化、规范化发展，更好地为高校人事工作服务。

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