浅析重庆市民办高校档案管理现状与对策

　　中图分类号：G270 文献标识码：A

　　伴随着电子信息化的快速发展，档案管理与服务水平也在不断的改进和提高，如果我们依然按部就班的套用国家档案局和地方档案管理部门的条条框框，将不利于民办院校自身档案的持续性发展。

　　1重庆邮电大学移通学院档案发展现状简析

　　重庆邮电大学移通学院2000年办学，是重庆市一所普通的民办本科院校。学校设综合档案室，挂靠在学院办公室，2011年招聘专职档案人员1名，着手开展学校档案工作。学院原有综合档案库房一间，面积仅六十多平米，档案铁皮柜和档案架也仅能满足学校几年的发展中产生的档案资料。库存档案资料就只有学校的收发文件，没有分类整理、没有上架编目。2013-2014年间，在学校领导的支持下，学校新建档案馆400余平米，购买了档案密集架、除湿机、防磁柜、档车、档梯、温湿度监测仪等设施设备，新增档案管理人员一名，逐步完善各类档案资料，档案工作在一定程度上得到了发展。

　　2现阶段重庆市民办高校档案管理中普遍存在的问题

　　（1）档案工作重视度不够，软硬件投入低。民办院校发展历史短，与公办院校相比办学体制的差异性与发展的局限性，使得这类院校更为看重眼前的经济效益和社会效益。很多同类高校在基础教学、招生就业和对外宣传等工作中投入较多的精力，对于说起来重要，做起来次要、不能立马出成绩见成效的档案工作重视度不够。甚至部分民办高校无机构、无场所、无专职人员，未实现档案工作集中管理，档案工作处于可有可无的状态。民办高校的档案管理工作未从根本上引起领导的足够重视，从档案集中管理、机构设置、人员配备上未走出发展的第一步。

　　（2）档案资料收集难度大，档案归档质量较低。民办高校的档案工作基本均为刚刚起步阶段。鉴于机构、人员、场所的不到位，档案资料散落于各部门。随着人员的更换，有些珍贵的档案资料存在污损甚至遗失现象。由于缺乏档案管理制度等制约措施，加之档案意识的淡薄，档案资料收集难度较大。部分多方催收归档的文件材料零散不系统，文本格式不规范，书写材料不达标，签字盖章手续不齐全，档案资料归档质量较低。

　　（3）档案管理手段落后，查找利用率较低。重庆市民办高校档案管理手段较为落后，部分专兼职档案员将档案管理简单地看成是文件材料的简单堆砌。调查发现，重庆市多数民办高校档案管理制度建设薄弱，想当然地进行文件资料的分类整理，或者一味的照抄照搬公办院校的档案管理方法。调查还发现，民办院校缺乏先进的档案管理技术设备和技术手段，多数高校未使用专门的档案管理软件，仅采用一般办公软件如excel、office管理档案目录，更有甚者部分高校没有机读或纸质档案目录，档案查找利用率较低，档案服务学校教学、科研、管理服务等效果差。

　　3民办高校档案管理发展对策

　　（1）做实民办高校的档案集中管理工作，加强民办高校档案馆库建设。档案馆库建设现已成为民办高校档案工作的重要短板。多数民办高校没有专设专门的档案馆库，直接导致各类档案资料分散在各部门。由于民办高校建校时间较短，真正丢失的档案并不特别严重，很多民办高校领导、相关经办人员也有将办完资料留存保管的习惯。教育管理部门、档案管理部门要通过宣传和督促，实现现有资源的有效集中和调配，让民办高校不多花钱、做了好事、做了实事，做实档案集中管理工作。在做好档案集中管理的前提下，设立档案机构，配备档案专职人员。要根据各民办高校实际情况，支持和鼓励各民办高校将档案馆库建设纳入整体建设规划中，争取一步到位建立起科学规范的具有民办高校特色的档案馆。

　　（2）加大民办高校档案工作宣传，提升专业人员自身素质。民办高校自身要积极创造条件，利用OA系统、学校网站、教工工作群等平台随时进行档案信息的更新和政策的传达，利用年度工作布置及总结会进行档案工作的安排和宣传，潜移默化地增强学校教职工的档案意识。档案工作上级部门应加大对民办高校档案工作的指导力度，一些鼓励、奖励措施应对这类高校有一定程度的倾斜，使民办高校档案感觉到档案的重要性。民办高校也应鼓励专职档案工作者进修、学习，提高他们的专业技能和综合素质。要创造条件发挥相关部门在档案管理过程中的积极性，比如为学校各部门的兼职档案员发放一定的工作酬劳，让其感受到档案工作是本职工作的一部分。

　　（3）努力开发档案信息资源，拓宽档案服务领域。随着信息化的不断发展，档案管理人员不单纯是文件资料的保管员，更应该是档案信息资源的拥有者和提供者，档案馆也不单纯是档案资料的收藏机构，更应该是档案信息的集聚中心、交流中心。民办高校档案工作者要正确认识档案信息查考利用作用，合理深入开发档案资源，拓宽档案服务工作的广度和深度，通过积极有为的服务获得档案工作应有的尊重。要积极开展档案编研工作，深入了解学校自建校以来形成的文字、图片、录音录像等各种形式的历史记录，让民办高校形成一套完整、系统、真实的档案资料。积极开展校史、年鉴、大事记、综合成果等专题汇编，让档案作为对外宣传的窗口。积极开展制度、发展成果等文件汇编，让档案充分发挥参考价值。利用学士学位评估、学校转设评估、校庆等机遇，充分发挥档案的查考利用和论证价值。建立档案管理网站，及时更新档案内容，刷新档案动态，共享档案资源，同时快速提供档案服务。

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