浅议农业机械电子档案管理的重要性

　　中图分类号：S23-0 文献标识码：A DOI：10.11974/nyyjs.20160632042

　　1 农业机械电子档案管理的重要性

　　1.1 农业机械电子档案管理是社会发展的必然要求

　　随着当今科技发展的日新月异，农业机械电子档案管理系统的开发与应用也顺应了社会发展的潮流。在“科技支撑、科技引领”的大形式下，必然要求农业机械电子档案标准化、规范化、程序化，强化农业机械电子档案系统的不断完善，软件升级，具有实际操作的应用价值，农业机械电子档案的数字信息、计算机检索、查询是电子档案的重要组成部分，充分体现出农业机械电子档案管理工作的重要性。

　　1.2 运用农业机械电子档案管理系统有利于农机档案的优化完善

　　随着新型农机具的大量推陈出新，由此产生各种类型的农业机械档案资料，这就需要电子档案数据中心把档案资源整合起来，进行集中搜集、整理、保管和利用，充分发挥电子档案数据中心在数据处理、信息利用方面的重要作用，将电子文件信息的价值最大化，更好的服务于农民，服务于社会。

　　1.3 农业机械电子档案有利于建立健全农业机械化服务体系，更快更好的服务于农民

　　利用计算机网络、先进科技、信息化手段将农业机械档案信息资源和最前沿的致富信息传输给农民，发挥出农业机械电子档案的社会效益。电子档案在查找方面更加便捷、高效，对已经归档的驾驶员和农业机械都可以通过检索快速查找出来，如果发生肇事逃逸事故，警察便可以通过电子档案的清晰照片及有关详尽资料可以轻松快速破案，使其具有更高的实用性。

　　1.4 节省人力、物力、财力，便于更加简洁、高效的工作

　　纸质档案的工作人员需要手动填写每一位驾驶员的姓名、身份证号码、身体状况、地址、电话等基本信息和拖拉机的产地、出厂日期、发动机号、型号、大架号等内容，这样工作量大、工作效率低，非常不利于文档的保管和存储。而建立了农业机械电子档案管理系统，尤其在拖拉机办理过户、变更时，可以在计算机上简单操作保存即可，实现了档案数据的一次录入可以多次使用的目的。对于有转出和新增人员和车辆，可以及时注销和增添，确保数据详实准确，提高工作效率，减少劳动强度。

　　2 农业机械电子档案管理中存在的问题

　　2.1 电子档案管理信息化、科学化程度不高

　　虽然洮南市已经装备了计算机网络系统，但电子档案管理系统还不完备，只能从事简单的检索、搜集、整理、备份等业务，缺乏主动参与意识，在为农业机械系统服务和社会化服务还有一段距离。

　　2.2 有关部门对农业机械电子档案管理工作缺乏足够的重视

　　档案管理工作人员属于幕后工作者，由于领导的忽视，导致兼职管理、无人管理、多人管理现象，再加上管理人员意识淡薄、责任心不强等，必然造成档案材料的不完整性和不确定性。

　　2.3 管理维护水平欠缺

　　农业机械电子档案容易受磁场、湿度、机械振动等外部因素影响，工作人员对其管理存在推诿、敷衍等现象，使其定期的保养维护也不尽及时。

　　3 进一步加强对农业机械电子档案的维护与管理

　　3.1 确保农业机械电子档案的安全性、可靠性

　　由于电子档案存储载体的特殊性，就要求电子档案管理人员定期对所在环境的温度 、湿度、洁净度等进行严格检测，使得存储介质不受任何外界因素影响，确保农业机械电子档案的可靠性、安全性。

　　3.2 保证农业机械电子档案的原始性、真实性、完整性

　　由于互联网的“开放性”使得电子档案的安全性受到威胁，这就要求建立定期检测、备份制度和电子档案的存储、查看、定期维护制度，避免档案损毁，以维护农机电子档案的原始性、真实性、完整性。

　　3.3 加强对农业机械电子档案管理人员的培训

　　重视对农业机械电子档案管理人员的管理和培训，有针对性的培养专门技能和专业知识的电子档案管理人才，有计划的组织进修培训，培养出具有热爱档案事业、甘于清苦奉献的管理人才。

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