如何规范职业技术学院财务档案管理,提高经济管理水平

　　财务档案是指在财务核算过程中产生的具有一定保存意义和实际价值的财务记录，起着保存信息、监督管理的作用，也是财务开支的重要凭证。职业技术学校在提高经济管理水平的过程中，首先要做的就是加强学院的财务档案管理，将院校的财务数据和情况整理分类，落实实际情况，从而保证职业学院财务开支的透明性和科学性。本文就是从规范职业技术学院的财务管理出发，提出具体的管理措施，促进技术学院的经济管理水平。

　　一、职业技术学院加强财务档案管理的作用

　　职业院校的财务档案管理包括了院校财务开支的全部活动资料，是整个财务工作的具体反映和写照。因此，高校的财务档案保存可以作为日后研究院校财务状况的重要凭证，对日后工作人员找寻资料也提供了方便的途径，大大促进了高校的经济管理。对于有些财务管理中的问题分析，院校财务档案中的资料可以作为重要的参考，为事件处理提供可靠地数据资料，节省工作时间，提高效率。还有一些财务分析的工作，需要使用之前的财务档案，此时数据保存完善的档案就会发挥重要作用。

　　对于职业技术学院的财务开支，难以避免会有些问题的出现，挪用公款、支出不合理都是很可能出现的，为了避免这种情况的发生，加强职业技术学院的财务管理也是一种有效的途径。对财务开支情况进行记录，能有效的减少不正常财务开支情况的发生，从而加强职业院校的经济管理。

　　通过分析职业高校的财务档案还可以为工作人员工作质量的评定提供参考，在分析过程中，院校财务支出的具体情况都会体现出来，对于各项支出和领导者的决策是否合理，都能够很明显的体现出来。而且，职业技术学院通过建立完善的财务档案管理体系，对于管理过程中的不足和缺陷都能及时发现，并且得到解决，促进财务管理的科学化、完善化。

　　在职业技术学院教学过程中，一些与经济管理相关的专业，都需要大量的实践和案例，与理论教学相结合，促进教学工作的提高。而本职业院校的财务档案刚好可以作为教学的参考和依据，将实际引用到教学过程中，既为教学提供了大量的真实案例，又促进学生的能力提高，一举两得。

　　二、目前职业院校财务档案管理中存在的问题

　　（一）对财务档案管理重要性意识不够

　　通过之前简述，可知对职业技术学校来说，财务档案管理有着重要的地位和作用。但是在大多数职业院校中，对财务档案管理的重视性都不高，一般只重视财务工作的开展，对于具体的证明、数据并不重视，只要求有简单的证明就可以了，并没有将档案管理工作落实到位。在之后的数据、资料整理过程中，大都只使用了财务工作中的简单数据，并没有将整个过程的数据收集完整，导致即使档案管理工作开展落实后，整个资料档案都并不完整，达不到预期的效果。

　　对档案管理工作的重视不够，从根本上来说，是由于领导者的重视不够，在职业技术学院中，主要原因就是由于学校管理者对于档案管理工作的重视不够。由于管理者不重视该工作的开展落实，所以具体的工作人员更难以将管理工作很好的落实到位。在初期的财务开支证明时就缺乏统一的规范要求，在之后收集资料时，数据也就难以完善。

　　（二）财务档案管理工作不够规范

　　相关工作人员缺乏专业的知识技能是造成档案管理工作不规范的主要原因之一。对于财务档案管理工作，没有统一的要求，不同的工作人员有不同的处理方法，造成档案管理工作的秩序混乱，影响档案管理工作的质量。其次，职业技术学院中没有设置专门的档案管理机构，很少有专门负责财务档案管理的工作人员，大都是由其他职能的工作人员代理，更容易造成管理工作中的不完善问题。而有些职业院校中，虽然有专门的管理机构，但是由于各部分之间的权责划分不明确，并且缺乏专业的知识技能培训，难以对管理工作统一约束。除此之外，资源配置情况也是影响职业技术学院财务管理工作的重要原因，没有具体的档案存放地点，信息数据没有具体的收集、保存途径，即使工作人员有较好的职业素养，也难以将工作规范完善。

　　（三）缺乏统一的要求和标准

　　我国高校的财务管理工作发展较晚，目前还没有统一的规范标准，所以职业技术学院在财务档案管理工作中更是难以达到预期要求，将财务档案管理的有益作用完全发挥出来。有部分职业技术院校虽然对财务档案管理制定有一定的要求，但是都只在小范围或者自己学校里实行，并没有扩展到整个行业，没有形成有规范的行业标准。

　　三、规范职业技术学院财务档案管理

　　（一）加强职业技术学院财务档案管理的意识

　　出于财务档案管理的重要性，和目前职业技术学院财务档案管理的意识不强，要重点落实增强职业技术学院对此管理的意识。职业院校要在充分意识到财务档案管理的重要性的前提下，改变之前对财务支出证明和资料收集的不重视情况，致力于完善院校财务档案管理体系。先从领导者抓起，引导院系领导者认识财务档案管理对学校财务支出和日后工作的重要性，建立注重学校财务档案管理的意识。在学校领导者的带领下，增强管理工作人员的重视，从而保证学校财务档案管理工作的重视程度提高和工作的落实，促进职业技术学院的财务开支科学化，促进职业技术学院的经济管理水平提高。

　　（二）提高管理人员的专业素养

　　专业的管理人员不仅能提高财务档案管理的效率，而且还能保证工作开展的有序和质量，因此，提高职业技术学院的管理人员具有重要意义。财务档案管理不是单纯的一项管理工作，对于工作者还有一定的专业要求，才能保证工作的高效率和高质量。对于从事财务档案管理的人员应定期的进行技能培训，保证管理人员的专业能力，同时将要求和标准及时传授给工作人员及时落实到工作中。对于提出要求的落实情况对管理人员进行考核，保证财务档案管理的工作人员的专业素养达到标准，保证财务档案管理能随着发展不断进步。

　　（三）健全院校档案管理制度

　　每个职业技术学院，要设立专门的财务档案管理机制，促进财务档案管理体系的完善。对于财务档案管理的支出证明，规定要有详细的数据说明，既是为了之后档案收集的便利，也是为了保证职业技术学院的财务支出合理，避免财务问题的出现。在之后的数据收集阶段，要将各种资料收集完善，保证数据的真实性。职业学院在建立管理机制的前提下，对于各部门的分工，也要划分明确，将各个阶段的具体工作划分到部门或者人员，保证每项工作都有专业的负责人。除此之外，对于财务档案管理过程中需要的资源也要配置到位，档案存放需要的空间、信息处理需要的计算机等其他资源，都要满足工作人员的需要。将各部分都要落实完善，保证整个职业技术学院的财务档案管理制度完善，促进财务档案管理工作的正常运行。

　　（四）提高财务档案管理的信息化

　　随着科学技术的发展，目前我国的网络信息化技术逐渐完善，人们的工作和生活都离不开网络信息，对于职业技术学院的财务档案管理工作，也要与时俱进，将计算机网络技术运用到档案管理工作中来。相比传统的财务档案管理的各种纸质资料，使用网络技术之后，各种财务档案管理工作将更加简便快捷。特别是在进行数据整理保存的阶段，信息化的手段将大大提高工作效率。因此，在新时期，职业技术学院财务档案管理的信息化是发展的必然趋势。

　　四、总结语

　　加强职业技术学院的财务档案管理规范工作，不仅能有效的保存各种财务交易数据，促进之后检查管理工作的开展，而且对于保证职业技术学院的财务开支透明合理也具有重要意义。通过提高管理意识、工作者的职业素养、数据管理的信息化和健全管理机制，提高职业院校财务档案管理工作的科学化，从而促进职业高校的经济管理水平。

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