谈医院文书档案的现代化管理

　　医院文书档案主要由公文转化而来，担负着各级公文分类、转递归档以及医院重大事件、重要活动原始资料记载、收集等工作，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院管理历程的见证和有效凭证。随着医院的发展，文书档案资源在医院管理中的作用越来越大，其管理的质量体现了医院的基础管理水平。本文探讨了医院文书档案的现代化管理，现报告如下。

　　1 文书档案管理现代化进管理的重要性

　　与时俱进，科学管理，让文书档案管理工作紧跟时代步伐。信息化档案管理对于文书档案工作而言是信息化发展的必然要求，当代档案管理的过程就是逐步走向信息化的过程。利用现代化技术，整理文书档案。利用计算机等现代化手段整理文书档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。还能扩扩宽了服务范围，档案管理的计算机化，信息成果可以多份拷贝。由于人们工作、学习及其它活动的日益增强，生成了大量的行政文件、技术资料以及图纸、图片和音像资料，随之而来的是档案入库数量的剧增，一张普通的光盘可存储兀.千万的文字信息，这将极大地藏少档案占用的空间及存储价值的投入。利用现代化手段渊案管理，使档案的修改、补充、输出、复制工作更加灵活方便。更主要的是为将来“信息高速路”打下坚实基础，档案管理计算机化，可使档案信息与最新技术接轨，与世界同步。文书档案要科学管理。要严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

　　2 文书档案管理现代化进的具体措施

　　2.1大力宣传，提高医院工作人员对档案管理的认识。档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提。文书档案管理人员应主动向医院领导汇报工作开展情况，及时将文书档案管理的最新动态及文书档案管理相关政策法规传达给领导。此外还要努力做好档案服务工作，及时为领导提供服务，完成和整理机关和档案部门的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到档案工作的重要性。

　　医院管理者要通过院内培训、业务讲座的形式提高全院工作人员对文书档案管理的认识，增强法制观念，使中层干部、每位员工充分认识文书档案的重要性，自觉形成参与文书档案管理的意识。

　　2.2完善制度，确保管理工作有序开展。医院各项工作的有序、高效开展必须以完善的规章制度作为保障。医院要以《中华人民共和国档案法》《山西省档案管理条例》等为依据，结合医院实际，建立健全文书档案管理相关制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅制度等，确保文书档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等环节的运行均有章可循。另外，医院要制定详细的文书档案管理工作标准，包括案卷组织的方式和格式、分类规则、档案著录和标引规则、档案文献编纂规则等，确保文书档案收集、整理的规范性和标准性，提高文书档案管理的质量。

　　2.3加强培训，提高文书档案管理人员的素质。医院要有计划地加强文书档案管理人员队伍建设，提高其职业素养。如医院要鼓励文书档案管理人员参加档案管理专业学历教育，提高学历层次和专业水平；提供机会让他们外出学习和进修，了解档案管理的最新进展，掌握新理论、新技能；引导他们自学英语、计算机、法律知识，不断拓展知识面，以适应档案管理现代化发展的需要通过录用档案管理专业优秀毕业生来提高文书档案管理队伍的素质，优化人才结构，打造一支职业品德高、精通业务的管理队伍。

　　2.4强化服务，提高档案人员工作效率。档案人员要了解、关注党和国家大事，积极主动地开展档案工作，不断增强服务意识，有高度责任心，变“被动等材料”为“主动收集材料”；“变给多少收多少”为“该收多少就收多少”；变“给什么就收什么”为“缺少什么就收什么”[1]。在工作中牢固树立主动服务意识和奉献精神，既坚持原则、照章办事，又有改革创新的精神。

　　2.5加大投入，推动文书档案管理的现代化。加强资金投入、引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的必备条件。首先，医院要保证文书档案管理所需基本设施的使用条件。对档案管理基础设施，特别是关键设备，要废旧换新，要具备完善的防火、防潮、防盗等专用档案库房，配置铁质档案柜，添置空调、监控设备，建立专用办公室并配备计算机、打印机、扫描仪等基本办公设备。再者，医院要推动医院档案信息化建设，建立信息网络，实现计算机对档案信息的采集、记录、检索、传输等服务，提高工作效率。

　　2.6更新观念，充分利用文书档案资源。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用。因此，医院档案管理人员要树立服务意识，多途径、多渠道地开发档案信息资源[2]，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。档案管理人员要提高认识，全方位地利用档案资源，对有价值的档案资料进行深加工，通过统计、分析、归纳，为医院领导决策提供有效参考。另外，通过编写各种专题汇编，如编辑大事记汇编、院志，多途径、多渠道地开发档案信息资源，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息[3]，让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用，提高档案在医院管理中的地位，为促进医院的可持续性发展服务。

　　总之，为适应文书档案管理的现代化发展需要，医院只有加强文书档案管理的软硬件建设，建立健全相关管理制度，不断创新服务意识，进行科学化管理，才能充分发挥文书档案资源的社会效益和经济效益。

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