大数据时代背景下的企业档案管理研究

　　1 研究意义

　　1、有助于创新和丰富档案学理论研究成果，完善理论指导体系。在新的时代背景下，对档案事业改革和发展系列问题的重新审视和研究，有助于档案事业指导理论的创新和档案学理论体系的完善，更有助于使档案学理论更好地指导企业档案管理工作实践。

　　2、有助于推进档案管理工作改革步伐。在大数据时代背景下，对档案职业社会功能和职业要素发展现状的研究将揭示现阶段档案管理和服务工作存在的问题和改进的方向，对档案管理工作的改革和创新具有很大的参考意义。

　　3、有助于档案管理工作人员综合素质的不断提高。在大数据时代这一新的社会环境下探讨企业档案事业改革和发展问题能够对现代档案管理人员培训教育起到很大的后发作用，也有利于刺激档案工作者的学习热情，使其在实际工作中更多地运用新的知识和技能，并更加积极主动地改善工作方式，提高工作效率。

　　2 国内外研究现状

　　1、国内研究现状

　　我国信息界专家普遍认为2013年是中国“大数据元年”，大数据在我国得到了方方面面的研究和应用，己有众多相关研究专著出版。笔者在中国学术文献总库“大数据”为关键词进行主题检索，发现从2011年起，关于大数据的理论研究成果逐渐??多，主要集中在对大数据概念和特点的分析和对大数据时代的预测等方面。2012年，研究视角拓展到大数据对各行各业发展的影响和大数据时代的社会变革等方面，如大数据对政府、图书馆、企业、金融、电子商务、信息网络安全、公共交通、新媒体等各方面带来的机遇与挑战。档案学界对大数据在档案领域的应用和研究较晚，文献研究成果从2013年才逐渐显现，研究成果较少，范围较小，主要探讨大数据对档案馆、档案现代化、电子文件档案管理工作各环节的影响等，对大数据时代档案职业生存和发展问题的研究还没有引起档案界学者和工作者的广泛关注。

　　2、国外研究现状

　　国外学界对大数据的关注较早，与大数据相关的研究成果数量众多，研究主题范围广泛，既包括对大数据自身的研究，也包括大数据在社会各行各业的应用研究，如大数据在市场营销、生物医药、政府机构、信息管理等方面的应用，研究态势与国内有相似之处。大数据在挡案学界的应用研究主要集中在档案数据、电子文件管理、数字档案信息管理技术和方法、数字档案公开、公民数字信息隐私保护等方面。

　　3 大数据时代背景下的企业档案管理面临的挑战

　　大数据时代的到来，档案管理者也需摒弃原有传统工作理念，积极学习并利用数据模式，从而提高工作质量和服务质量。但是，档案管理利用信息技术也存在着一定的挑战。

　　1、大数据时代给档案存储和输出的挑战

　　大数据在数传统数据管理中，输入要比输出容易的多。大部分的数据库系统的设置，主要是以添加和更新作为主要系统，搜索和检测作为辅助系统。档案数据的大量信息，如果被输入到一个大站点中，很有可能已经构成了大数据。随着各个领域数据的与日俱增，档案的记录和保存也逐渐增多，甚至出现了“胀库”问题。存储的增多就意味着访问的增多以及输出量的剧增，因此，大数据背景下的档案服务的利用遇到了存储和访问速度慢的瓶颈，这也将是信息技术下的档案管理面临的巨大挑战。

　　2、大数据时代给档案资源管理的挑战

　　随着传统文化到现代化的发展，档案管理由传统的纸质档案转化到数字化形式，再到如今的大数据时代。随着档案信息存储需求量的日渐增多，目前的档案数字化手段已难以满足大数据时代的资源管理需求。但是，由于档案工作技术的落后、资源管理方式的停滞不前、信息技术应用的匮乏、社会档案意识不高等诸多因素，使得档案管理服务缺乏工作高效率。想要提高档案管理的工作效率，更好地为社会服务，就要整合信息资源，有效地利用信息技术挖掘大数据时代的应用财富。因此，如何整合资源、使得大量档案信息长期保障安全性、可读性，提供更具价值的档案资源，是大数据时代给档案资源管理的巨大挑战。

　　3、大数据时代给档案管理者业务环节的挑战

　　根据我国目前档案管理形式来看，大数据时代下的档案管理分为三个环节：收集、管理、利用。

　　（1）收集

　　我国目前档案收集都是在生产或处理完结时或具备保存价值的文件，经整理后由档案室存档的数据资料。就是由相关的人员加工处理过的数据信息，是半成品或成品。而大数据的资料是随时收集录入的，大数据注重的是数据的完整性和及时性。因此，档案资料存储收集的及时性是大数据时代档案管理工作的挑战之一。

　　（2）管理

　　从原始的手工整理，到计算机代替手工管理，管理条件和管理方式是比较落后的，不适用于大数据时代的数据资源管理。大数据时代的档案管理强调开放化、社会化的多元化发展方向。由于大数据信息储存的规模比较庞大，需要用云端进行储存、计算。因此，信息技术人才的匮乏，也限制了档案管理的进步性发展。

　　（3）利用

　　传统档案管理模式中，信息储存、查询服务是被动的，现代信息技术对资源的开发、利用也没有更好地服务社会。而在大数据时代，大量信息的输入和存储，有利于资源的整合，拓宽领域的应用。 　　4、大数据时代对档案人员的业务素质提出更高要求

　　随着互联网和大数据的发展及应用，大数据不仅给档案管理带来了一定的机遇，也对档案人才提出了更高的要求。大数据背景下的档案管理不仅需要传统档案的管理方式，还需要适应大数据的专业人才进行科技管理。例如：面对大数据繁杂的档案信息数据，需要专业的分析工程师进行透彻分析，选择恰当的归档方式；面对大数据的迅猛发展，需要精通大数据应用的高级管理人才，紧跟大数据变化的潮流。大数据时代背景下的档案管理范围极为广泛、档案管理类型纷杂，软硬件工程师、档案服务人才和数据库工程师已不能满足大数据时代对档案管理人才的需求。这就要求档案人员全面提高专业素质，加强各个领域的综合能力培养，将大数据时代背景下的档案管理中的挑战化作机遇。

　　4 大数据时代背景下给企业档案管理带来的机遇

　　纵然大数据时代为档案管理带来了诸多方面的挑战，但同时也给档案管理带来了相应的机遇。

　　1、大数据时代为企业档案的信息管理带来的机遇

　　传统档案信息管理中，以纸质的“份”、“件”、“卷”为单位，而大数据时代以“GB”、“TB”、“PB”为单位，数字化的发展逐渐将纸质档案取缔是社会发展的必然结果。档案管理相关工作人员的工作重点也由收集、管理和利用转换为档案数据的监控、档案云端储存的安全性、持续性管理。利用云计算快速达成数据的动态扩展，是大数据时代企业档案管理的新机遇。

　　2、大数据时代为档案利用价值带来的机遇

　　传统档案管理模式以纸质和电子文档为主，档案长期处于被动利用状态，更多的只是存储安放的作用，缺少分析利用的过程，难以体现其本身价值。大数据通过云计算，可以搜索到相互关联的档案信息，并对其进行关联、提取，通过挖掘和分析加以利用。将被动变为主动，让静止的档案变成“活信息”。这就是大数据时代相较传统档案管理新机遇的体现。

　　五、大数据时代企业档案管理工作的重心与方向

　　面对大数据背景下的档案管理的诸多挑战与机遇，应对大数据时代给档案管理带来的挑战与机遇已是刻不容缓。为此企业档案工作者未来的工作重心与方向主要有以下几点：

　　1、创新思想观念。档案工作者要解放思想，改变心态，勇于冲破旧的“重藏轻用”的思想观念障碍，破除大数据时代“离我太远、与我无关”意识，紧跟时代步伐，适应信息技术发展的新趋势，充分认识管理是必要手段，利用才是真正目的，树立档案大数据意识，以数据意识为指导，把握“连接与分享”的时代主旋律，加强档案规范科学管理，促进档案工作提档升级。

　　2、加强专业人才培养。当前，企业档案管理人员素质参差不齐，一般都为半路出家，没有档案专业出身的人员。大数据时代，档案工作面临的紧迫形势和繁重任务，如果没有一支专家型的人才队伍将难以胜任，需要加大科技型人才的引进，提高单位自身信息技术的培训强度，加大力度培养适应大数据时代需求的档案管理新型复合型人才，掌握和应用现代新技术的本领，为档案工作转型升级、提质增效注入新的活力。

　　3、强化档案宣传发动。充分利用“6.9”国际档案日、网络媒体、宣传栏、举办专题讲座、发放宣传册等形式，开展内容丰富、形式多样的宣传活动，大力宣传新时代背景下档案管理引用大数据技术的重要性，让公众看到档案工作深层的战略意义及档案的潜在价值，使之认识、重视、参与进来，提高大众对档案的认知度，力求在大众心中“6.9”与“11.9”一样的熟知， 充分发挥档案应有的价值。

　　4、创新档案管理模式。大数据时代是信息化时代，企业要顺应趋势，反应迅速，积极应对，主动作为，具备创新思想，打破传统档案管理模式，运用现代管理方法，加快推进信息技术与档案工作的融合进程，提高档案完整率、有效率和利用率，实现一体化管理，为企业带来更大的效益，推动企业档案管理水平的提高。

　　另外，要密切跟踪云计算、大数据、物联网等信息技术的发展，积极探索前沿技术在档案领域的运用，寻求多方面的合作，逐渐引入大数据技术，注重数据开发环境，强调对档案数据的分析和利用，多向大数据专业人才请教，将大数据的信息技术结合自身档案管理工作，全面加强数据化档案管理。

　　5 结束语

　　大数据时代的到来为企业档案管理提供了更高的工作效率和更新的工作方式，同时新技术的应用也给档案管理带来一定的挑战和机遇，如何更好地利用创新性技术提高档案管理质量，以及如何应对当中存在的诸多挑战与机遇，将成为档案管理中新的工作目标。

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