关于加强疾控中心档案管理的措施和注意事项研究

　　1 前言

　　在经济全球化、信息高速发展的时代背景下，全面实现档案管理信息自动化已经成为了医疗机构档案事业的发展趋势。对于疾控中心单位来说，还存在着很多弊端和漏洞，根本无法满足日益增长的现代医疗服务需求。为此，对现有的管理模式进行改革和创新，采取各种科学合理的档案管理措施，借此从根本上进一步提高档案工作效率和服务质量。

　　2 当前疾控中心档案管理中存在问题

　　2.1 档案信息化建设意识不高

　　很多疾控中心对于档案信息化建设意识不足，只注重本单位的经济效益和业务的发展，忽略对档案资源的管理，没有把档案资源管理当成管理中一个重要的组成部分，导致整体的档案管理水平停滞不前。随着计算机技术的高速发展和大力普及，医疗机构的信息化建设步伐也得到加快。很多疾控中心都已经从过去手动管理转型逐步转为计算机管理，并开始创建医院局域网，应用办公自动化系统以及医院信息系统等等来对档案进行管理。但是由于部分医疗机构对信息化的认识不够深入， 档案信息化建设的重视程度不高，导致档案管理信息化水平还较为落后。在2015年某份医疗行业档案管理数据报告中指出，仅有53%的疾控中心档案部门拥有完善的基础设施配置，实现数字信息化管理。百分之42%的疾控中心档案管理基础设施依然得到不完善，5%的疾控中心依然使用传统手工档案管理方式。

　　2.2 缺乏一套档案信息化建设管理标准

　　档案管理是否规范与标准是实现档案信息化建设的重要前提条件，更是提高档案信息化水平的一个决定性因素。但从实际的档案管理工作来看，还缺乏一套严格的管理制度和标准的操作流程，导致在开展档案管理收集、整理、归档、立卷以及保管和利用这些工作环节的时候无法可依，无据可循，整体管理工作毫无秩序，混乱不堪。在很多医疗机构当中，人事管理系统、收费系统等等层次与所属的部门实际要求不符，导致管理工作出现脱节现象[1]。例如：档案管理的数据储存的方式与接口存在着技术问题，导致数据信息没有得到有效的转换、对接以及共享，这些都给疾控中心工作实现信息化管理产生了不同程度的阻碍。

　　2.3 缺乏统一的软件应用系统

　　很多疾控中心在档案管理工作中采取的管理模式主要为多部门、分散式共同管理。例如：文书档案、基础档案等都是由档案部门来进行保管和储存，健康档案以及财务档案等等都是有保健科与财务科来进行保管，这种分散式、多部门的管理方式促使整个管理工作没有统一的软件系统作为指导，在操作过程中形式不一，大大的降低了档案的信息化水平，最终导致很多文档的缺失[2]。同时，很多医疗机构所应用的管理软件还较为落后，部分还依然应用单机版系统来进行档案管理工作，导致系统难以顺利的实现兼容、对接，升级以及更新，给系统维护增加了难度，以至于无法满足现代化管理的需求。

　　2.4 档案管理人员专业技术以及职业素养偏低

　　很多医疗机构对于档案的管理工作没有形成一个全面正确的认识，部分医疗机构还采用兼职人员来负责档案管理工作，导致管理人员的素质水平参差不齐。很多管理人员的知识文化水平和技能水平都较低，没有接受过系统的培训，加之年龄较大，导致他们无法正常使用计算机网络来进行档案管理，这些因素都给档案的信息化的建设与发展产生了阻碍。此外，部分管理人员怎责任心缺失，缺乏创新精神，不符合现代档案管理工作人员的规定与要求。相关数据调查发现，在从事档案管理人员工作中，仅有44%人员为档案相关管理专业毕业，56%均为中途临时接替档案管理工作或者身兼多职人员顶替。

　　3 加强医疗机构档案资源管理的有效措施

　　3.1 努力完善档案管理信息化建设基础设施

　　为了要充分发挥出档案部门的管理作用，应该要努力完善档案部门的基础设施的配置。例如：扫描仪、打印机、计算机一级数码相机等等这些设备都应该缺一不可，实现档案部门数字化管理，进一步提高数据处理的能力，确保档案部门具备强大的数据存储功能[3]。同时，还要努力完善影像存贮系统、通讯系统、财务收费系统、实验室信息系统等等现代化管理系统，配置完善各种子系统，应用各种现代化新型软件，进一步满足现代化管理的需求。在收集、分类、归档、查阅、存储等工作环节上充分利用计算机来进行管理，从根本上来提高档案管理的信息化建设水平。

　　3.2 加强档案信息化建设同时保留传统保管方式

　　充分借助计算机互联网的优势，加强对档案的管理工作。在档案查询以及存储方面，应该要努力提高档案的信息化和数字化水平。由于当前的电子文档依然不具备法律作用和凭证作用，为此还无法完全替代实物文档。所以，在实际的档案管理工作当中，除了要努力加强档案管理工作的信息化建设水平之外，还应该要适当保留传统档案保管工作方式，把重要的实物档案保管好，确保电子文档和纸质文件同时进行归档保存，方便日后的查找和阅读，充分保证纸质文件自身所具备的凭证以及法律作用。

　　3.3 提高档案信息安全管理性

　　在档案管理信息化建设过程当中，还应该要重视信息的安全管理工作，保证档案在网络保管中具有高效的安全性。档案属于一种原始性的文件，应要保证文员的完整性，防止文件在涂中被恶意篡改。为此，档案管理部门的工作人员一定要努力提高自身的管理技术水平，采用利用防火墙、网关等技术来提高档案的安全性，防止档案受到网络的攻击以及黑客的不法侵入。在整个档案的网络中心系统当中，设置出难以破解的密码权限，采用数字签名、实脸认证等高级机密技术，对电子文档实行严密的防护[4]。同时，加强对纸质文件以及实物档案的保管，把其放置在保险箱内，保险箱设置好密码，防止密码的外泄。任何人想要得到查询文件，需要经过有关部门领导的同意签字，方可由档案部门管理工作人员提供。此外，对于各种档案数据需进行备份，加强对电子文档的监测以及维护工作，保证档案的安全性。

　　3.4 提高档案管理工作人员的专业技能和职业素养

　　聘用具有一定知识文化的人员专门负责档案的管理工作。同时，医院相关管理部门应努力为他们构建各种学习的平台和深造的机会，定期的对他们进行档案管理技术知识的培训，促使他们与时俱进，紧跟时代步伐，促使他们掌握最先进的档案管理模式和技术并在实际管理工作中得以应用。此外，医院管理部门还应该要采取奖励的机制，激发他们工作的积极性，促使他们追求更高的职业理想，在实际档案管理工作当中，要求他们秉持高度责任心，在工作岗位中做出应有的贡献。提高他们的信息化意识和管理意识，加强对新人才的培养力度，为医院的档案管理工作提供充足的人才支持，确保医院档案各项管理工作得以顺利开展与实施。

　　4 结束语

　　综合上述我们可知道，在医疗机构的档案资源管理工作中，还存在着信息化建设重视度不高、缺乏一套档案信息化建设管理标准、缺乏统一的软件系统、基础设施建设资金投入有限、档案管理人员素质偏低等等问题。为此，只有在针对这些问题上，努力完善管理制度，积极采取各种有效的措施，加强对档案的保管工作，提高档案保管的安全性，才能够促使医疗机构档案资源管理工作顺利实现信息化，才能够从根本上来提高医疗机构档案管理工作水平。

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