当前医院人事档案管理的不足及对策

　　人事档案管理属于我国档案工作中的专业档案管理，其工作对象是企事业单位和各类组织团体人事部门在工作中形成的对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现及工作业绩等内容的原始记录。人事档案管理工作具有明显的双重性，一方面其管理对象是重要的档案信息，另一方面这些档案信息又是人事管理的重要依据。医院人事档案管理是指形成于医疗机构人事管理工作的档案管理工作。医院人事档案管理工作有着人事档案管理工作的共性，即人事档案管理是档案工作的组成部分的同时，更是人力资源管理的重要依据和凭证。医院的人事档案管理是医院等医疗卫生机构进行人力资源管理决策的重要依据，直接影响到医疗资源的优化配置，直接影响到医务工作者晋升、职称评定等现实利益，因此，必须高度重视医院人事档案管理工作。

　　1 当前医院人事档案管理存在的不足

　　第一，工作重要性认识不充分。虽然医院人事档案管理工作具有十分重要的作用，但其重要性的发挥呈现出分散性和隐形的特点，特别是由于医疗机构的主要职能是提供及时有效的医疗服务，因此人事档案管理的重要性认识上存在不足。个别医院的领导平时视人事档案工作为“鸡肋”，认为该项工作是额外的行政工作，直接影响了医院医疗服务工作的效率；而当医务工作者面对职称评定、医院资源配置决策时又觉得人事档案工作没有产生实际功效，要么忽视这项工作，要么不断缩减对工作的投入。

　　第二，基础投入不足。人事档案管理需要一定的物质投入，才能确保管理工作健康有序地开展，特别是随着信息管理现代化程度的不断提高，档案管理的软硬件投入都有所增加。但目前很多医疗机构往往侧重于医疗器械的采购和投入，对服务保障性的档案工作投入明显不足。个别医院没有单独的人事档案管理场所，与人事部门公用办公地点，随意存放相关档案，不仅容易造成档案实体的遗失、损坏，更容易造成档案信息内容的失泄密，形成保密安全事故。

　　第三，人员配备不足。医疗机构的人力资源构成以各个层次的医务工作者为主体，在人员招聘、人才引进等方面也侧重于这方面，将档案工作视为一般行政性工作的组成部分，档案管理人员选配范围相对较窄，在人员配备上以兼职、返聘退休人员或临时招聘社会人员为主。从有关规定可以看出，针对人事档案管理工作者的各方面要求比其他类型档案要更加严格，比如要求具有中共党员的政治面貌和国家干部身份，在工作中要爱岗敬业、认真仔细等，但从目前配备的人员来看，还未完全达到相关的要求。此外，目前开展人事档案管理工作主要依靠工作人员长期的工作经验，缺少档案专业知识、系统的业务培训，尚未形成人事档案管理工作的人才支持体系。

　　第四，工作手段落后。近年来，为了推动医疗信息现代管理程度，更加充分地挖掘医疗信息的价值，大多数医疗机构已经实现了病历档案的数字化管理，使病历档案能够成为医疗服务、科学研究等的重要基础。人事档案由于其管理方式特殊、涉及个人隐私等方面的原因，还基本停留在传统手工管理模式，管理手段和效率都比较落后。医院人事档案涉及的人员成分复杂，比如除了医院内部工作人员的档案外，还包括医疗实习生、规培生、进修医生等人员在医院工作、学习所形成的档案，各种类型的人事档案在管理等方面均有不同的规范和要求，传统手工管理模式，已经无法满足高效工作的需求。

　　2 改进医院人事档案管理的建议

　　首先，提高医院内部对人事档案管理工作的认识。人事档案管理虽然不是医院的中心工作，但却服务、保障中心工作开展。特别是人事档案工作关系医院资源配置、医务工作者个人发展等敏感事物，因此必须提升包括医院领导在内所有人员对这项工作的重视程度，加大对人事档案管理人、财、物方面的投入，为人事档案工作的开展创造相对良好的工作环境。档案管理人员也要充分认清人事档案管理工作的重要性，增强自身的工作责任心，积极主动提升个人综合素质和档案管理专业技能，确保人事档案管理工作的高效开展。

　　其次，不断完善医院人事档案管理的规章制度。档案工作是一项规范性、严谨性和权威性很强的工作，因此建立健全各类管理的规章制度是人事档案管理工作有效开展的重要保证。笔者所在医院在参照其他兄弟医院人事档案管理的先进经验的基础上，结合本医院的实际情况，建立健全包括人事档案材料递交归档制度、人事档案材料收集制度、人事档案查阅制度、人事档案传递制度等规章制度，从而使人事档案材料收集、归档、鉴定、利用工作进一步规范化，使医院人事档案管理工作步入健康、有序、科学发展的轨道。

　　再次，建设一支高素质的人事档案管理人才队伍。人才是完成工作的保证，医疗结构作为人才密集的机构，同样要保证人事档案管理人员具有较高的能力和素质。在人员的确定方面，要结合实际情况，尽量确保专职人员管理人事档案。在人员的选择方面，要形成竞争机制，面向全社会、全院按照正常的招聘程序，公平公正选拔人员，确保档案工作人员的基本素质。在人员的使用方面，不仅要通过完成实际工作提升人员的职业技能和职业道德，同时要将档案管理人员的培养纳入医院人才培养计划，注重定期开展相关的培训，鼓励人员进行理论研究和创新，确保管理专业技能的提高。此外，还要重视档案管理人员的各种福利待遇，使其在评比、奖励和职务晋升等方面享受到应有的待遇，保持档案管理人员的士气和人员的相对稳定。

　　最后，积极引入现代信息管理技术。借鉴其他类型档案现代化管理的经验，积极引入现代信息管理技术，加快人事档案数字化进程，减少人事档案在流转、查阅和利用过程中的损坏、丢失，实现人事档案管理的数字化、科学化和有效性。采用计算机技术和数字技术建立完善人事档案管理系统，实现人事档案管理从手工管理向计算机数字化管理转变，降低管理成本，提高工作效率。建立医院人事档案的动态管理机制，人事档案不同于其他类型的档案，其形成过程是一个动态的过程，因此无论是在纸质档案还是数字档案管理过程中，都要及时全面地收集、整理、维护人事档案信息，确保人事信息的准确性，为医院人力资源的优化配置提供真实可靠的动态信息，保证医院各项工作的顺利开展。

　　综上可以看出，人事档案管理是医院完成以医疗服务为中心的各项工作的前提和保证。这项工作在提高医务人员专业技能、提升医院医疗服务水平中具有十分重要的作用。强化各方对工作重要性的认识、建立完善的规章制度、加快人才队伍建设、引入现代信息管理技术对于做好医院的人事档案管理工作、提高医院的人事档案管理水平具有现实的指导意义。

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