浅谈医院基建档案管理

　　基建档案是医院档案中的重要组成部分，是医院建设中形成的第一手材料。档案管理的最根本目的是记载医院基本建设在使用、改建、维修的过程和结果的技术状态记录。它以文字、图、表及声像载体材料记载了医院基本建设的历史和状态。它对医院的发展和建设起着重要作用，为医院规划、建设、管理提供历史依据。如何做好基建档案管理，是当前基建档案工作者面临的比较现实和严峻的问题。

　　1 医院基建档案管理的现状

　　1.1 基建档案收集不够齐全

　　工程前期文件，如项目批复、土地批文、规划许可证、征用红线图等工程合法性、依据性文件缺失或为复印件；施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；招投标文件，只有评标、议标等文件；主要设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成设备开箱资料不齐全；工程改动缺工程联系单，工程项目缺监理审核单等。

　　1.2 基建档案内容质量与实际不符

　　基建档案的内容质量要求档案所反映的数据必须真实、准确。然而在工程中经常出现一些与实际不符的现象。如合同文件条款中随意涂改，双方不签字不加盖公章；施工记录中的数据填写不真实；竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改，使竣工图纸失去准确性，造成与工程实际不相符。

　　1.3 文件填写或书写签字不规范

　　由于参建单位多，各施工单位管理方式不一致，使得某些施工记录不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位申报内容，没有监理单位审批意见，质量验评等文件中签字夫结果或表述不规范。各种签字不规范问题，如签订的合同、试验报告、质监报告、施工记录等用私章或用计算机打印代替签名；只签名字、不签日期；签名字迹潦草，难以辩认；用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸等不耐久的书写材料签名或书写，使基建档案质量大打折扣。

　　2 医院基建档案存在问题的原因

　　医院领导不够重视，只重工程建设而轻档案管理，影响基建档案管理工作的顺利开展；建设单位未及时制订有关项目档案管理制度，明确基建项目资料归档的范围和要求，造成某些项目档案不符合有关的档案规定；医院基建项目参建单位多，工程技术人员档案意识及重视程度差异较大，造成档案形成质量参差不齐；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，造成一些档案文件内容不全或与事实不符。

　　3 医院基建档案管理的对策

　　3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键

　　医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程档案集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。

　　3.2 建立健全制度是做好医院基建档案管理工作的保证

　　基建项目从工程建设一开始，必须根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案管理实施细则，以规范基建档案的管理。实施细则明确了医院基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案形成的质量。

　　3.3 档案工作与工程建设同步管理是基建档案管理的基础

　　基建部门应把基建档案工作纳入基建规范、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。如果不“同步”会造成前期资料遗失，施工文件不规范，设备资料不完整，竣工图编制不规范，档案不齐全或事后补档等现象。“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步，从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题，解决问题。

　　3.4 档案人员严格做好把关审查是档案质量的保障

　　档案人员注意提高自身的业务素质，掌握专业知识。在进入基建档案验收阶段时，做到事先制订好归档范围和整理标准，从整体上审查归档的项目档案是否齐全，是否为原件，分类是否科学，组卷是否合理，签字手续是否完备，书写材料是否合格等。对那些不符合归档要求的档案，退还限期整改或补全。严格控制把关归档材料的质量，做好基建档案管理的重要一步。

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