关于如何提升办公室档案管理工作效率的思考

　　0.引言

　　在办公室工作中，档案管理作为其重要构成部分之一，能够有效确保相关工作的可持续发展带。随着当下社会经济发展速度的不断加快，在市场经济体系下，办公室档案管理工作只有做到不断创新和改革，紧跟时代的脚步，从而才能让其作用得到充分发挥，让办公人员查询和检索信息能够更加方便、快捷，让办公室整体工作效率得到有效提升。而想要实现档案管理工作的改革和创新，让办公室管理建设得到加强，就必须对档案管理工作中所存在的问题进行深入分析，从而才能找到有效解决措施，让办公室档案管理工作的作用得以充分发挥。

　　1 当下我国办公室档案管理的现状分析

　　1.1 办公室档案管理工作的重视度不足

　　就目前而言，我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的办公室档案管理工作，只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作，使得企办公室档案管理只是工作人员的附属工作[1]。其中除了管理合同文件和人事档案等之外，却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外，由于很多企业的档案管理制度还不是很完善，致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理，而一旦出现人员流动现象的时候，就会极易流失一些重要资料信息，从而让企业生产业务遭受到严重损失。

　　1.2 办公室档案管理人员专业素质不高

　　当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作，但是却依旧没能让办公室档案管理工作发挥出应有价值，而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高[2]。这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面，档案如果发生不合理的分类结构，就会直接造成无法有效的利用到档案信息，促使资料信息获取时间被严重浪费，从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面，很多办公室档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识，因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性，从而也就其工作态度存在严重问题，对档案管理动作造成了直接影响。

　　1.3 办公室档案管理缺少安全保障

　　由于当下很到现代企业都没有有效的重视起办公室档案管理工作，这也就造成办公室档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面，由于相关档案管理人员没能重视起办公室档案管理工作的重要性，致使在存储档案的过程中，很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面，企业没有重视档案管理工作，对档案的保密性工作就更加存在严重忽视，此外又因为相关档案管理工作人员素质较低，这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生，从而也就造成企业经济遭受到严重损失[3]。另外，很多企业由于缺乏相应的网络安全意识，这就造成计算机档案管理中，存在非常严重的安全隐患问题。

　　1.4 办公室档案管理缺乏相应的信息化办公手段

　　虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变，信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用，但是企业在办公室档案管理工作上，却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上，这就造成很多企业档案都没有实现信息化，对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰，严重阻碍了企业的发展，同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。

　　2 提升办公室档案管理工作效率相应对策

　　2.1 加强对办公室档案管理的重视程度

　　如果想要让办公室档案管理的作用得到充分发挥，就需要对办公室档案管理机制进行及时建立和完善。不过在对办公室档案管理机制建立和完善之前，最为重要的还是应该让企业内部人员对办公室档案管理工作的认识程度得到提升[4]。首先，要让办公室档案管理人员对档案管理的认识程度得到加强，定期组织培训，向相关档案管理人员传输相应的档案管理知识的同时，重点讲解档案管理的重要性。其次，要将奖惩制度及时的建立起来，通过这种制度来约束相关大管理人员，使其能够积极的投入到工作中，认真的认识到档案管理的重要性。只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识，从而促使办公室档案管理工作能够更加的完善。

　　2.2 对档案管理人员的专业性进行提升

　　首先，企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作，定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作，针对不同程度的人员要有针对性的实施培训，对在职的老员工，应该以转化其传统档案管理基础知识为主，来对其进行相应的培训，如：教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等[5]。其次，针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员，则应该以档案管理基础理论知识为主，重点传授他们专业性的知识，可以实施老带新的政策，以师傅带徒弟的形式，实施一对一的培训，促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平，始终迎合当下市场经济化需求，为企业发展带来有效推动作用。

　　2.3 增强办公室档案管理的安全性

　　办公室档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用，而只有保证了办公室档案管理的安全性，才能让其价值得到真正体现。首先将相应的保密制度建立起来，以此来对相关的档案管理人员进行约束，一经发现泄密者，要严格查办，促使办公室档案管理能够得到有效管理，保障档案信息的安全性[6]。其次，企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识，让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果，增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。

　　2.4 运用集成化信息管理体系

　　企业在实施档案管理工作的过程中，应该让实物档案资料管理和计算机档案管理相结合的管理模式得以形成。在对企业档案进行计算机化管理的过程中，积极的运用集成化信息管理方法，通过计算机严格、详细的分类号档案信息，并结合企业中每个部门的实际情况和信息性质来让档案分类更加科学化、规范化。

　　3 总结

　　总而言之，办公室档案管理工作和企业单位中其他工作都有着直接或间接的联系，规范化、合理化的办公室档案管理工作时确保单位能够正常运行的重要基础，为了让我国现阶段办公室档案管理中所存在的诸多问题得到有效解决，单位中各个部门应该彼此合作，共同采取有效措施，让办公室档案管理工作效率得到进一步提升，从而才能让自身的正常稳定运行得到有效保障。

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