浅谈文书档案的收集及整理

　　文书档案是单位、部门每一项工作活动来龙去脉的清晰记载，做好文书档案的整理和保管工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的收集和整理工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。

　　1 文书档案收集规范化

　　收集是档案工作赖以存在的基础。档案工作的对象是档案，档案只有不断地通过收集才能逐渐完善。如果没有收集，没有档案，档案工作也就没有了工作对象，失去了存在的条件和基础。档案收集得及时、完整、系统，可以为档案管理的各处环节创造照好的物质条件，可以完整地、系统地为利用者提供方便，更好地为各项工作服务。。

　　（1）文书档案收集的要求

　　收集的要求高低，直接关系着人馆文书档案的质量好坏，所以办公室文秘在接收和收集工作中应该认真掌握，切实把好关口。具体要求，主要有以下几点：对按规定欲接收的文书档案实行验收制。档案馆在进行收集工作中，要事先向保存机关下达通知，并切实检查欲接收文书档案的真实程度、规范化程度和齐全程度。凡是不符合要求的都要由原保存机关负责修改，然后再复查，直至达到要求时才能予以接收。对其他应收集的文书档案，要切实注意依据党的有关政策进行收集。特别是在集体、个体和合资等企业中，存在着企业经营保密问题，一定要尊重他们的要求，注意保护他们的利益，待取得他们同意之后再行征集和收集，决不能强行收集。

　　（2）收集的范围。

　　档案文书收集的范围主要有以下几个方面：

　　1.各机关文书档案室所保存的重要文书档案。这部分指的是对各机关文书档案室所形成、收集和保存的永久卷和长期卷，按照档案管理部门的有关规定，在档案室内保存一定时期（十年、二十年或三十年），档案馆要按时接收过来。有的文书档案室还保存有已撤销原直属单位的文书档案，其中的永久卷和部分长期卷，档案馆亦应按时接收。

　　2.各专业档案馆主管单位重要文书档案的复制件。各单位所形成和保存的重要文书档案。各行业由于文书档案室建立得不够健全，所以他们所形成和保存的重要文书档案是应该直接入馆的，也是档案馆应该注意接收和收集的。其他有关单位和个人所形成和保存的重要文书档案。这些文书档案的范围也很广泛，上述文书档案，都是很珍贵的，应该特别注意加以收集，避免流失，造成不必要的损失。

　　3.收集的手续。在文书档案的收集工作中，履行收集手续是对工作负责的表现，既便于档案馆对文书档案的统计，又便于有关人员日后查询文书档案的去向。收集工作的手续，主要有以下两项：一是清点。对文书档案室来说，要在验收的同时根据应收年度的案卷目录对永久卷和长期卷进行清点。清点要一卷一卷地进行，并要核对案卷标题，以防有误。因为档案本身涉及许多重要机密和政治问题，一旦出现差错，政治责任难负，工作损失也难补。二是立据。办公室文秘在文书档案的收集工作中，无论是接收机关文书档案室的还是接收其他单位的文书档案，清点之后都要开具收据，并留存根。“接收文书档案收据”中的项目，主要有交卷机关（单位）、案卷类别、案卷年度、案卷数量、接收单位和双方经手人等。所接收的如系零散文书材料，则应按实际情况开具详细清单式的收据，并留收据存根。

　　2 文书档案整理的具体做法

　　（1）文书档案管理工作的整理方法

　　做好文书档案的整理工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的整理工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。通常情况下，文书档案管理工作的分类方法可以从三个方面来进行分析和探讨：

　　1. 年度分类。所谓的年度分类法在进行的过程中，主要是根据文件形成和处理的年度来讲所有的文书档案以时间为标准进行区分，然后根据时间的差异来排列。在文书档案管理工作中，工作人员首先需要将文书档案进行归纳，提升档案分类的高效性。经过具体的实践可以看出，采用年度分类法不仅可以提升文书档案的质量和效率，在实际的工作中意义重大。

　　2.组织机构分类法。根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

　　3.问题分类法。按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。

　　（2）文书档案装订

　　档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。正文与附件之间、正本和草稿之间、来文同复文之间，都可以根据实际情况斟酌而行，或者合而为一，或者拆而为二，都是可以的。不过如果有关的文书档案拆开处理时，在进行排序时还是应当相对集中于一处，以方便后期的利用。

　　（3）文书档号章与页码编写

　　档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的工作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。

　　3 如何做好文书档案的信息保管工作

　　通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳入索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。这个过程可以有主要和次要之分。按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录入到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。这种设置方法没有明确的规定，包括其中的文书内容、种类、年代等等，主要做到更加便捷容易的浏览和查阅即可。再者，编辑制作计算机辅助程序。这项工作简单来说就是比较的过程，将档案文件的题名表和题名的对照。找出其中相一致的内容，方便储存和使用。第四，文书档案的管理的最后一步就是确保电子文件形成后能够在计算机中正常运行。并按照分类标准与保管期限等进行划分。

　　4 结语

　　新时期下企事业单位的核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的，档案管理工作是否有序高效直接影响着企事业单位的工作进程。因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投入实践。充分利用现有的网络资源，把新时期文书档案的收集与整理工作推向新台阶。

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