企业档案个性化管理研究

　　档案是对生产实践活动最原始最真实的记录，对于企业而言，加强档案管理，也是为了能够在企业生产经营和管理中，保存对企业发展有价值的各类文件资料。随着我国档案管理工作理念的逐步更新完善，在企业内部推行个性化的企业档案管理，已经成为企业档案管理的主要趋势，这也是扩大企业档案管理服务内容，提高企业档案工作服务企业发展水平的现实需要。

　　二、企业档案个性化管理概述

　　企业档案管理中的个性化，主要是在企业档案管理工作开展过程中，突出重点和针对性，尤其是在档案管理工作具体开展过程中，需要充分考虑档案用户对于档案资料信息和内容在不同时期的不同要求，完善跟踪、收集、管理等相关工作。企业个性化的档案管理主要体现在两方面：一方面，在企业档案管理工作开展实施过程中，应该彻底转变传统单一的档案管理服务方式，根据企业档案不同用户的不同信息需求，提供针对性个性化的服务，特别是需要充分利用现代化的档案信息技术，提升档案检索、查阅、使用的主动性，实现档案利用率的最大化。另一方面，由于随着现代企业经营发展理念的逐步变化，企业内部不同部门对于档案信息的需要呈现多样化的趋势，尤其是个体化方面差异越发明显，企业实施个性化的档案管理，也就要求在档案数据库的建设方面，应该注重做好有关信息的分类整理等。

　　三、当前企业档案管理工作中存在的问题分析

　　（一）企业的档案管理理念陈旧。目前，有的企业对于内部的档案管理工作重视不足，尤其是在档案管理理念上，仍停留于传统的纸媒档案上，对于信息化的档案管理体系建设重视不足，投入不够，造成了企业档案管理工作的整体效率不高。尤其是造成了企业在档案管理中对于档案资源的开发利用不够的问题还比较突出。（二）企业的档案管理模式不科学。有的企业在档案管理工作的开展过程中，没有结合企业的实际情况制定完善的档案管理体系，尤其是档案管理机构设置不完善、档案管理基础设施建设落后、档案管理工作制度缺失，造成了档案管理工作的整体现状基础较差，整个档案管理工作的制度化、规范化水平不高。（三）档案管理工作人员的能力水平有待提升。档案管理工作是一项技术性专业性很强的工作，特别是在档案管理信息化时代，更是对档案管理工作人员的整体素质能力提出了较高的要求，但是目前有的企业对于档案管理工作人员缺少应有的教育培训，影响了档案管理工作的高效开展。

　　四、加强企业档案个性化管理的措施

　　（一）健全完善企业档案管理工作制度。在企业内部实施个性化的档案管理，前提条件就是企业的管理层应该重视档案管理工作，这就要求企业的管理层必须转变档案工作理念，注重加强档案管理信息化的建设，充分发挥好档案工作服务企业发展的作用。同时，在企业的档案管理工作开展过程中，还应该注重完善有关的档案管理制度，特别是档案管理工作规范、档案管理业务实施细则、档案管理责任制度等，通过健全完善的制度设计，确保企业档案管理工作的顺利开展。（二）针对企业的实际完善档案管理工作流程。在企业个性化的档案管理工作开展过程中，应该注重结合企业的实际情况，尤其是企业的档案用户等对档案资料的不同要求，完善档案的归集、整理、归档等有关工作。首先，应该注重完善个性化档案的分类管理，尤其是根据企业内外部不同层面对于信息资源的主要需求、档案管理权限设置等，分类制定个性化的档案管理服务，以多样化的档案表现形式、资源类型等提高档案利用率。其次，应该实现个性化的档案检索，通过设置档案管理信息系统在线档案检索、导航服务，同时简化档案检索方法、入口、系统等，降低档案查询检索的难度，提高查询效率。第三，应该注重发展智能化的档案管理服务，也就是根据企业内部档案用户背景不同、偏好不同、业务不同等，对档案查阅检索实现动态调整，进而提高档案工作服务的针对性。（三）着力提升企业档案管理的规范化水平。改进企业的档案管理工作，提高企业个性化档案管理水平，关键还在于不断提高企业档案管理的规范化水平。在具体的操作实施过程中，一方面企业应该根据自身的实际发展状况，重点制定企业档案管理工作计划，特别根据档案法律法规、、企业档案标准、企业档案制度等对当前的企业档案管理工作进行调整。另一方面，应该注重重点提高企业档案管理的信息化水平，特别是把档案管理与现代信息技术相结合，通过办公自动化、管理信息系统、客户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统，提高企业档案管理工作效率。（四）不断提升企业档案管理工作人员的素质。档案管理工作人员的素质能力水平直接关系到企业档案管理质量，在档案管理工作的实施开展过程中，应该注重加强对企业档案管理工作人员的教育培训，特别是像涉及到企业档案管理的企业文件材料归档范围、企业档案编制方法、电子文件归档和电子档案管理、档案统计年报、填报方法、档案案卷整理及标准格式等，加强专业化教育培训，不断提高企业档案管理工作人员的专业技能。同时，还应该注重在知识管理、大数据、云计算、物联网、内容管理等新理念、新方法和新技术方面，加强对档案管理工作人员的系统培训，确保档案管理工作人员能够提高档案的有效识别、全面搜集、科学加工和充分运用能力，最大程度地发掘利用档案信息资源及其中蕴藏的隐性知识。

　　五、结语

　　在企业内部推行企业档案个性化管理，作为企业的管理层应该高度重视档案管理工作的，逐步增加对档案管理工作的支持力度。同时企业的档案管理部门还应该根据企业的实际情况等，转变档案管理理念，完善档案管理制度，不断推动提升档案管理工作质效。