关于基层企业文档办公与档案工作

　　在组成档案管理的几个部分之中，必不可少的是文档办公，要有一个迎合市场需求和规律的、既正规又科学的办公方式的话，就少不了这一环节。基层企业档案里记录的就是企业最基本最真实的历史，以铜为镜可以正衣冠，以史为镜可以知兴替，以人为镜可以知得失，所以认真严谨地做好基层企业档案管理是十分有意义的。

　　一、基层企业文档管理的科学化进步是正规管理的表现

　　（一）文档办公的具体含义

　　文档办公是将上级下达的关于但不仅仅局限于各项任务的文件，具体的内容比如单位工作规划、领导临时下达的工作任务、所有需要作出的活动计划方案等等。这些文档都要求文秘工作人员在整个过程中监督交付领导审批签字最后整理归档。在这个过程中，如果发生了什么重大事件，不管是优秀事迹还是违规处理，都要如实的记录下来，放在关于文档的“评述部分”。如果是特别重大的事情，则需要记录在一份独立的调查报告里并且也需要归档的。

　　（二）文档办公的实际形态和办事规则

　　1、社会科技的发展和社会信息化时代的到来，也在不断推动着办公的自动化，尤其是在基层企业，这种推广更加迅速和有效，很多基层企业用着先进的办公技术，这种技术体现在很多方面，比如：给同事或是领导发通知都通过网络渠道，很多资料和信息通过信息化以后被储存在共享空间里员工可以随意取用。2、文档一定要符合工作规范。一份完整的文档应该有以下几个步骤：计划书，具体的方案细则附带领导批准，运行过程的所有内容，最后结果和评述，这几个部分一定都不能少，而且每个部分都应该完成的谨慎认真，确保无误。3、具体到一本资料来说，必不可少的部分是标题、引言、主要内容、收尾、相关人物和具体时间。4、要做到“全宗”，不管是什么形态的信息资料，都不能缺失，要按照可融性分好类别。

　　（三）确定管理责任和程序

　　1、基层企业的秘书是文档的主要负责人，他们的职责是传递消息和命令、监督工作过程、做好详实的总结评述。最后要有任务的当事人和领导的签字确认。2、关于文档的具体分类，一般情况下是分为三种，上级文档、本单位文档还有资料文档。每一种类别又要根据问那个的时间，完结情况或是别的实际情况来进行编号以便于管理和查询。

　　二、档案工作管理的意义

　　第一层意义体现在历史方面。前车之鉴是很有必要的，很多事情原来都发生过，通过查询历史中的档案可以知道过去是如何解决的，在企业遇到难关的时候可以作参考，这样也许就会顺利解决。第二个意义体现在档案和企业文化的关系上面。历史档案是企业提供了大量参考文献，是过去的企业文化的一种表现形式。企业文化和企业的档案相互影响，相互促进形成。对于企业的人力资源文化、诚信文化、企业形象的建立都有很重要的价值。甚至可以编写一些有关企业文化的宣传书，对外宣传企业的先进人物和成功案例，有利于吸引更多更好的人才来企业工作。第三个意义是企业档案有企业多年来的荣誉记录。不管是企业获得的奖项还是表彰，或是具体的员工的优先事迹，都可以在专门的档案室中做出展览，有利于形成积极的企业文化和氛围，鼓励员工不断向上进步。甚至是企业或是员工犯过的错误，都可以选择一些进行展出，时刻提醒大家不要再犯过去的错误，让大家从中间吸取教训。

　　三、基层企业档案管理

　　按要求是“到年末或是次年的二三月份，将上一年的文件整理归档”。文档的搜集整序工作就从这里开始。

　　一）可以进入文档整理的内容包括所有计划、总结、报告书、调研记录、日志、业绩情况表、特殊事件资料等，还可以选择一些个人的工作纪实资料。整个过程就是整理成文，筛选，审核，装订，归档。

　　二）在人事档案的管理方面，单位员工的工作业绩、学习经历、技能水平等基本信息资料都要如实的记录，只要是在单位的事迹和业绩，都要在个人档案里有准确的体现，不可以有错漏缺失的情况发生。要做好员工的档案以便社会或是单位有需要时的查询工作顺利开展。

　　三）建议基层企业建立一个专门的档案管理室。所有档案，一份留存，一份上交。为了避免和上级的人事档案雷同，可以进行更具体的档案分类比如员工的学习档案、工作档案等等，通过专门档案管理室的建立可以帮助企业进一步进行档案管理工作的缓冲和优化，帮助企业不断的通过科学的管理手段提高档案管理工作的质量。

　　四）档案的著录依照国家相关法律规定做就行。如有特殊情况可以具体设置检索方法，通过检索查阅等快捷步骤帮助企业能够及时的查找到需要的信息和资源。

　　四、结束语

　　从上面几点看来，企业的档案管理工作和企业文化的建立之间息息相关。最后一个重要的功能就是档案室通过建立档案，可以帮助企业做出更加科学的决策，对于员工的工作也可以提供借鉴示例，有利于企业顺利发展壮大。已经有事实证明，档案管理做的好的企业，在其事业发展上也更有优势，和轻视档案管理的企业差距明显。

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