完善档案信息化管理的措施探讨

　　档案信息化管理是时代发展的必然趋势，也是对档案管理工作进行深化改革的重要途径。档案资源是企业在经营发展的过程中所形成的珍贵的资料，通过对档案信息资源的深入挖掘和分析，能够详细的了解企业的经营发展状态，从而为企业领导层的经营决策提供有利的依据。

　　在现代化社会背景下，企业的生产效率不断提升，档案管理部门需要适应这种快节奏的工作状态，从档案信息资料的收集、整理、分析以及开发利用，都需要较高的工作效率，所以档案信息化管理势在必行。档案信息化管理充分的利用了计算机网络技术的优势，能够对信息资源进行快速处理，从而提高工作效率，能够更好地为企业的发展服务。

　　一、实现档案信息化管理的必要性

　　（一）加强档案信息资源开发利用的重要手段。现代社会已经进入了高速发展的时代，信息成为企业竞争的重要筹码，所以在企业经营管理过程中，要加强对信息资源的开发利用。企业档案管理工作是对企业经营过程中各种信息资源的收集管理，通过对信息资源的加工整理，能够更加深入的挖掘具有价值的资料，为企业的发展提供重要的依据。而档案信息资源的开发利用需要通过信息共享平台来实现，所以档案信息化管理是对档案管理工作变革中的重要手段。

　　档案信息化管理，能够对档案信息资源的全过程进行快速的处理，通过信息共享平台的建立，能够实现对信息的快速收集和传输，从而加速企业内部的信息流通，为各项经营决策的制定便利的条件。

　　（二）企业网站建设的重要依据。在信息网络时代，企业的发展已经不在局限于实体，而是通过网络进行开放式经营，企业会建立自己的网站，在网站中展示企业的产品，为客户提供充足的信息，并且对于企业经营发展过程中的各项信息资料进行公开透明化的管理，有利于客户对企业形成更加直观和公正的了解。在企业进行网络信息化建设的过程中，需要档案部门的全力配合，为企业网站提供更加全面而丰富的信息资源，从而最大限度的对档案管理信息资源进行开发利用。

　　（三）企业信息化管理背景下的必然产物。档案管理是企业经营管理中的重要内容，在信息化的时代背景下，企业中各个部门在开展业务的过程中已经实行了网络化办公，因此为了适应这种变化，档案管理部门也应该进行信息化管理，便于信息资源的沟通和传输。档案信息化管理能够有效的提高档案管理的工作效率，并且对档案信息的存储更加便捷和安全，在查阅和利用档案信息资源时也会更加便捷，所以实行档案信息化管理是企业在信息化管理背景下的重要产物。

　　二、完善企业档案信息化管理的措施

　　（一）企业领导重视企业档案信息化管理是关键。企业领导应认识到企业档案信息化管理的建设，是全面展示企业档案工作和企业各项成就的一个窗口，是使人们认识企业、促进企业间经济合作、为企业发展提供综合信息的一个桥梁和纽带。档案信息化管理作为一个系统的建设，不仅需要企业领导的高度重视，更需要企业各部门的大力协作配合，企业领导要有战略眼光和务实的作风来抓档案信息化管理的建设。如果只是口头支持，没有资金、设备的落实，没有技术人员的配合，这项工作单靠档案部门是完不成的。

　　（二）明确企业档案信息化管理的规划和实施办法。档案信息化管理的复杂性、长远性，使之有一个客观指导性的规划和具体详细的实施细则，要有主管档案工作的领导负责，要有信息技术部门的技术协作。对档案信息化管理涉及到的网间合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题要有充分的可行性、科学的计划、以求协调配合、共同发展。要结合企业制定的信息化目标进程，确定档案信息化管理的目标、措施、步骤与要求，制定中长期发展计划，并确定档案信息数据库建立在企业即将开展和实行的办公自动化进程中，并将档案信息化管理的进程纳入企业的各项工作之中，作为今后档案工作的重点，扎扎实实的推进档案信息化管理的建设。

　　（三）加强硬件、软件和人才配置。首先，需要做好硬件配置工作。一个大型企业所需要的计算机网络结构有企业级交换机、工作组级交换机、主干网络、服务器、数据库、计算机等，硬件配置是进行档案信息化管理的基础保障。其次，软件保障。档案信息系统软件是原件购买还是自行开发，要根据企业的信息化规模或技术能力而定，软件的开发与选择首先应注意考虑软件的售后问题。注意考虑软件的兼容性，档案信息网络软件的标准要求在统一的基础上开发研制，可避免版本不一，不能兼容，造成浪费。再次，档案人才的培养。档案工作者要具备一定的政治思想素质、科学文化和专业素质，不仅要有熟练的档案业务管理水平，还要具备计算机操作、外语等现代化管理技能，才能够确保档案信息化管理工作的顺利开展。

　　三、结束语

　　企业档案进行信息化管理具有众多的优势，这是在计算机网络技术高速发展下的必然产物，也是时代进步的必然结果。档案信息化管理有利于企业的健康稳定发展，所以为了进一步完善档案信息化管理，还需要加强档案管理人员综合素质的提升，制定完善的档案管理制度，提供充足的硬件和软件设备，建立完善的数据信息传输、存储系统，做好安全防护工作，从而为档案信息化管理工作的高效开展创造有利的条件。

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