大数据时代下急救中心档案管理信息化建设研究

　　一、大数据概述

　　大数据指的是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化。大数据档案管理就是利用大数据的优势为档案管理进行服务，通俗地讲，档案管理利用计算机、网络等技术处理海量的信息，为档案管理服务，改变了传统档案管理服务模式。大数据档案管理以大数据为平台，拓宽传统档案管理边界。大数据克服了传统数据零散、断续、单一的特点，使数据能够充分发挥出档案的作用。

　　大数据是数据由量变到质变，其表现特征和功能出现发生了变化，具体体现在：①数据信息巨大。大数据下各种渠道和设备搜集到的信息总量巨大，而传统的很多档案流通的信息只是其中很小的一部分；②数据类型繁多。大数据数据类型包罗万象，形形色色，由各种方式、途径、用途产生的数据都归入大数据库，形成巨量的异构数据，比如：档案的视频资料、通话记录都可以转化为重要的数据；③价值密度低。关键的信息往往隐藏在海量的信息之中，大部分信息可能是无用信息，需要经过大量的分析过程才能得到需要的信息，大数据价值密度低。同时，大数据档案价值高，通过专业的渠道可以挖掘出各类数据隐藏的巨大的档案价值；④增长速度快。随着对数据的广泛应用，社会结构化数据和互联网非结构化数据的信息会不断增长，数据量的增长会越来越快。

　　二、大数据时代下急救中心档案管理加强信息化建设的必要性

　　大数据时代下急救中心档案管理信息化建设面临着重大转变，大数据是档案管理信息化建设的进一步深化和拓展，是对现行信息化建设的又一次突破，将再次改变档案管理模式，大数据时代下档案管理信息化建设机遇和挑战并存。大数据时代下，档案管理将面临着如下转变：第一，互联网交易成为发展趋势。互联网改变了人们的消费方式、沟通方式和行为习惯，人们对互联网的依赖程度逐渐加深，急救中心档案管理由物理网点向互联网虚拟网络转变是未来发展趋势。互联网交易降低了档案管理运转成本，通过大数据分析也能帮助人们对档案的各类进行整理分析，为人们提供真实有效的档案信息。第二，突破传统业务边界。互联网面向广大网民，能够很好的解决了急救中心档案管理区域化的局限性。利用计算机网络技术对大数据进行分析挖掘，以提供档案服务为目的，可以档案管理服务水平。第三，档案管理模式发生重大转变。传统档案管理大多数都是以纸质保存，而大数据时代背景下的档案管理是以网络信息的传输和保存作为主要管理模式，这样就可以更加高效的为人们提供档案查询服务。第四，档案信息日益多样化、个性化。大数据为档案管理提供人们多样化需求信息，档案管理能够对需求信息进行分析加工，深挖隐藏的人们对档案的需求，例如可以为人们提供除去传统纸质档案之外的音频、图像等信息。第五，转变档案风险管理模式。风险管理是档案管理的重要组成部分，档案管理传统风险管理多从制度、人员等方面开展，大数据分析技术能做到实时掌控档案管理的信息动态，能够使档案管理员对档案信息进行实时监控，进而能够提高了风险管理的前瞻性。

　　三、大数据时代急救中心档案管理模式的变化

　　（一）急救中心档案管理理论体系的变化

　　大数据时代，急救中心档案数据量的增加、档案服务水平要求提高以及档案软件平台的应用，档案工作者对档案的认识不能只停留在过去传统的管理观念上了。档案纸质时代被迫接受档案信息化时代的挑战，催生出了新的档案管理基础理论，如新来源观、文件连续体论、宏观鉴定理论等。大数据时代的到来，急救中心档案管理理论还将再次受到冲击，推动档案管理理论不断扩展。本文认为需要树立以下几个观点：第一，大数据观，在急救中心档案管理领域，馆藏档案就是档案部门的大数据，档案管理人员都希望能够将所有的档案进行归档分类，但是由于受到种种现实因素的影响，以至于只能采取“取其精华”的方法进行归档整理，但是那些看似毫无意义和参考价值的资料也许会在未来成为重要的档案信息。如果档案管理能够站在长期发展的角度去考虑，就知道现有的传统的档案管理模式会造成很多资源的损失，因此档案管理部门需要尽快树立大数据观，不可放弃任何一条档案信息。第二，大档案观，大数据观强调的是对数据的重视，抱持一切数据皆有用的思想。大档案观则是要将一切皆有用的数据视为档案，转变成一切急救中心档案皆有用的态度。本文认为对于大档案观的理解需要从以下两点考虑：第一，“有容乃大”，档案归档的范围上要做到包罗万象，对于信息做到及时保存更新，在瞬息万变的互联网更需要这样做，如果不能及时的整理归档档案信息，那么极有可能会迫使那些档案信息石沉大海；第二，档案信息无处不在。档案信息并非只是来自于官方文件，也可以是来自于草根，很多档案信息分布较为零碎，若不能被及时收集，就不能发挥应有的价值。第三，大服务观。急救中心档案服务在大数据时代必将朝着社会化、多元化方向发展，急救中心档案管理重心要向服务倾斜。大数据时代，档案能够运用信息技术把海量数据进行揭示，就可以为人们提供数据挖掘，同时需要提升档案服务的主观能动性，向用户提供信息抓取准、知识含量高的档案定制、推送服务，而且更多的人们希望档案部门能够提供更多不受时空限制的海量数据服务。

　　（二）档案数据资源体系的变化

　　大数据时代，信息资源呈现爆发式增长，最终作为档案保存下来材料的也急剧增长，档案不再缺，而是泛。档案数据的来源更广泛、内容更丰富、采集方式也发生了改变。首先，档案数据的来源更广，大数据时代，档案数据的来源更多地倾向网络化、社会化、平民化，互联网的普及、网民人数的增多，使得网上信息成为了档案数据的主要来源之一。其次，档案数据的内容更丰富，随着急救中心档案信息化进程加快，档案部门渐渐脱离了人工手动管理档案方式，大数据时代，档案工作讲究的是时效性和便捷性。信息资源数量再多，没有被收集归档就不是档案。档案的收集一直是档案管理的主要业务。但是对于稍纵即逝的有用信息进行抓取也对档案管理工作者提出了更多的要求。 　　（三）档案利用服务体系的变化

　　首先，档案服务对象改变，随着网络信息时代的到来，急救中心档案服务增加了一批新客源――网络用户，他们不再需要亲身前往档案馆，摆脱了线下受时空的限制，足不出户就能获取所需，不管是需要帮助还是闲暇浏览，他们的求助和咨询行为有意无意的成为了档案用户和档案潜在客户。其次，档案服务内容改变，档案服务通常是用户需要什么档案员就提供什么，这是服务浅层次状态。大数据时代要求档案服务“深入人心”，更加注重对用户个体行为的关注，通过对用户的身份登记、查阅记录、搜索方式、利用结果等数据的分析得到用户的利用需求和利用习惯，从而开展以满足社会个体诉求为目的的档案大服务，对每个档案用户进行特定问题的分析、查找与决策，追求档案服务内容差异化、精细化。第三，档案服务方式的改变，大数据时代也促使档案管理开启了档案人性化定制、智能化推送服务方式。需要了解用户的需求趋势和利用偏好，观察他们在利用查询档案的时候，是否还想知道更广更深更多的隐性知识，智能推送出用户感兴趣的知识服务。

　　（四）档案安全保障体系的变化

　　档案管理工作安全至上，确保档案安全，就是保障党和国家及人民群众的安全，档案安全高于一切。大数据时代，数据数量大、种类多、处理速度快、信息化程度高，都在对传统的档案安全体系形成压迫和挑战。档案数据随时面临以下几个方面的安全体系变化：第一，保管条件的改变，传统的急救中心档案大多是纸质的、胶片的，种类单一，保管起来比较容易，信息技术的发展带来了多样化的信息载体形式，现在的档案除了基本的“八防”外对保存的条件和场所有了更高的要求，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，急救中心档案馆在新建、改扩建时既要考虑档案数据保管基础条件设施安全可靠，另外还要购置专门专用的设备来保护类型各异档案的安全。第二，长期保存的改变，如今类型各异的档案，载体不一材质差异大，长期保存需要花费更多的精力和功夫，就如光盘档案的理论保存年限是二十年，但是大多数光盘在存放了几年之后就无法打开。大数据时代，尤其是电子文件、数字档案的长期保存随时都面临着因载体、格式、计算机技术的滞后以及保存标准规范不完善等带来的潜在威胁。第三，技术手段的改变，大数据时代下传统的急救中心档案管理技术手段远远不可满足，现在很多档案部门开始使用云计算技术辅助工作，但是由于档案部门技术能力差，只能对外寻求云计算机的服务商，虽然服务商能够提供安全保障和安全管理，但是数据的采集、存储、等任意环节，很有可能出现被黑客攻击的可能，以至于出现数据泄密等安全问题，一旦出现这些问题档案部门将变得却束手无策。

　　四、大数据时代应对档案管理模式变化的策略

　　（一）加大资源聚集，建立更加全面的档案资源体系

　　首先，完善急救中心档案资源的建设主体，在大数据时代背景之下，很多机构、社会组织和个人都需要得到各式各样的数据，而且彼此都拥有不同的数据，然而彼此的数据不能做到互联。档案部门的工作就是要这些数据尽收囊中，然而急救中心档案管理部门人少力薄，难以完成对档案资源进行完整收集的重任，那么就需要建立更加全面的档案资源体系，以档案部门为主，认可和鼓励各类社会组织及个人参与档案管理工作中来。其次，科学整合档案资源，随着大数据时代的档案信息化步伐加快，急救中心档案部门要学会信息技术的工作方法，进一步加大对档案资源优化整合的能力，另外档案部门也需要充分发挥出云计算技术的作用，做到对档案信息资源的整合，建立更加完善的“中国档案云”，以便于对更多档案资源的集聚。第三，改变档案资源采集方式，积极开展接收和征集工作是传统的档案资源采集方式，急救中心档案部门以丰富馆藏为目标，依法做好到期应进馆档案接收工作。大数据时代，急救中心档案资源的采集不能光是坐等人来，网络资源的实时变化、档案形成者的大众化都需要档案部门改变档案资源采集方式，收集到数量更多和质量更好的档案资源。

　　（二）转变服务方式，健全服务为民的档案服务体系

　　数据本身是无任何价值的，只有拿到数据并加以利用才能够发挥档案数据的真正的作用和价值。如果只是将档案数据束之高阁，那么档案就和一堆废物毫无差别，保存再多也是没有任何的作用。大数据时代，急救中心档案资源要实现物尽其用，盘活档案资源，那么就需要构建基于档案资源价值存在的知识服务体系。本文认为需要从以下三个方面进行转变：首先提供人性化服务，急救中心档案管理部门要建立“以人为本”思想，用户第一为原则，提供平等获取信息的权利，面对用户热心、耐心、细心、专心，对用户的诉求要认真倾听。其次提供个性化服务，个性化服务主要是指由于不同的用户对于急救中心档案数据的索取不同，那么急救中心档案部门就需要针对不同的用户提供他们所急需的内容进行推送，甚至可以提供定制服务。第三，提供智能化服务，急救中心档案部门利用较为先进的计算机技术，能够对急救中心档案数据信息进行有效的归档整理，那么就可以借助档案计算机服务系统为用户提供智能化的档案数据处理服务，帮助用户对数据信息进行快速的筛选。

　　（三）建立全新的档案安全体系

　　安全责任重于泰山。首先必须建立安全责任制，单位一把手握兵权掌控全局，对急救中心档案安全全权负总责，责任细分到各科室各人头上，尤其是要对信息化科室严加要求，形成“档案安全人我有责”的氛围。其次需要加强物理防护，一定要针对大数据时代背景下的急救中心档案保存媒介方式进行科学有效的物理管理，建立良好的物理保护环境，例如需要在急救中心档案库房安装视频监控、自动报警等安全系统，并且要对急救中心档案库房做到无尘处理，并且要实时对档案管理计算机主机系统进行病毒查找、漏洞修复等工作。

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