信息化环境下学校档案资源整合的策略探讨

　　档案作为社会生活的真实记录，是人类历史文明的缩影。而学校档案是学校在各类教学、科研及管理活动中形成的各种资源，记录着学校的历史，承载着学校的文化，对于学校各类活动的开展及重大决策的制定皆具重要的指导意义。可以说，学校档案资源既是宝贵的信息资源，又是学校重要的管理资源以及文化资源。学校档案资源内涵十分丰富，涉及管理、科研、学生、教师、教学、仪器设备、基本建设、财会、外事等众多内容，信息含量大而杂，需要加强管理，才能充分发挥其价值，提升档案利用率。

　　一、信息化环境下学校档案资源整合的主要内容

　　信息化环境下，学校档案资源的整合需依托互联网，以信息化手段实现对各类档案资源的整合，打破各部门的“信息壁垒”，建立统一的、网络化的档案信息资源共享平台，满足用户实时调阅档案的需求，提高服务质量。具体而言，信息化环境下学校档案资源整合的主要内容包括以下几个方面：一）数据资源的整合。即通过数据复制、聚集与数据接口之类的技术化方式，使物理位置相分离的数据实现整合，并使异构数据实现整合。通过在学校各部门之间建立统一的兼容性数据接口、数据集成框架与信息管理中心，使各部门实现档案信息资源的共享。二）系统资源的整合。受制于技术手段的局限及管理理念的落后，以往的学校档案信息系统多以各部门自建为主，部门之间各自为政，未能形成系统化的统一服务平台，致使档案数据重复建设、数据不一致等现象时有发生。信息化环境下，实施档案资源的整合，需要学校各部门形成合力，建立统一的档案资源管理平台，为档案信息的共享奠定基础。三）管理资源的整合。学校档案资源的整合终归要回到档案管理上来，整合是为了更好地管理资源，加大对资源的利用率。

　　二、信息化环境下学校档案资源整合的有效策略

　　（一）收集丰富的档案资源，使资源整合获得数据支持。学校档案资源整合需要有大量真实、可靠的数据信息作为支撑，这就需要档案管理部门加强对数据信息资源的收集与整理，对各部门的档案资源进行登记，分类保存，并加强信息来源的普查工作，确保档案信息的真实可靠。在档案资源收集的具体工作中，既要对信息的类别、重要性、保密程度进行区分，又要扩大信息收集的范围，应明确学校档案资源不仅包括招生、教研、日常管理等活动所产生的档案信息，还包括学校的书籍刊物购买、设施设备引进等档案信息；既包含学生的学籍、考试类档案信息，又包含教师个人档案及教学档案信息，此外，学校的公文书函、影像资料、规章制度，教师发表的论文，学校创办的刊物等，皆需作为档案资源进行收集整理，以为学校档案资源整合提供数据支持。

　　（二）建立健全的管理制度，使档案资源整合规范化。加强制度建设，使学校各项档案管理工作有章可循，是实现档案资源整合规范化的重要方法。学校档案管理部门应坚持以资源建设为中心，以档案信息化建设为着力点，以制度建设为保障，切实实现档案资源的整合。具体而言，各学校应在加强《档案法》学习的基础上，结合本校实际制定相适应的档案管理制度，如《学校档案人员责任制度》、《学校档案资料收集管理制度》、《学校档案室管理制度》、《学校档案信息平台管理制度》等，以使档案收集、整理、利用的各环节有法可依，规范档案工作人员的行为，明确其职责，促进学校各部门、各科室加强合作与联系，使档案资源整合工作与学校各项活动密切关联，同步进行，以加速档案资源信息化整合的进程。

　　（三）提升档案信息服务能力，加快服务资源整合。服务整合，即是改变传统服务方式，拓展服务的领域，丰富服务的内容，更新服务的理念，以实现档案信息服务的优化。在信息化环境下，学校档案管理人员要想提升服务水平，需加快服务资源的整合，可从两方面入手：一方面，完善档案资源收集、整理、整合的流程，按照具体的规章制度实现整个流程的运作，提高档案信息资源整合的实效，便于档案查询、调用服务的实施。另一方面，提升档案信息服务的主动性，实施个性化服务。学校档案管理人员应主动分析用户需求，针对行政人员、教师、学生等不同群体的不同需求实施个性化服务。如在毕业生就业阶段，公示最新就业形势报告及各行业发展前景的汇总，以供学生参考；在校庆日，整理好学校的校史及各阶段重大事件，向学生进行展示及讲解，使学生对学校的发展史有更深入的了解。

　　（四）建立高素质人才队伍，实现档案资源整合的专业化。信息化环境下的学校档案资源整合工作是一项技术含量较高的复杂工程，不仅需要档案管理人员具有专业性知识，还需其掌握现代信息技术，熟悉互联网的管理与使用，能确保档案信息存储的安全与高效利用。据此，各学校档案管理部门需加大对档案工作人员的培训力度，不断提升其专业水平和综合素养，以使档案资源整合工作更具专业化，更加高效、优质地开展。具体而言，各学校档案部门可邀请档案方面的专家、学者入校召开讲座，以使学校档案管理人员掌握最新前沿信息，更新档案管理理念和方法；其次，要加强部门人员之间的交流和学习，使之取长补短，共同进步；再次，要加强学校档案工作人员的技能培训，使其既懂计算机理论知识，又能熟练掌握操作技术，促进档案资源信息化整合顺利开展。

　　三、结语

　　信息化环境下，加快学校档案资源整合工作符合教育信息化的需求，这就需要各学校档案管理部门加强工作意识，转变工作认识，以科学、合理的方式实现档案资源的信息化整合，构建统一的系统化档案信息管理平台，为学校的管理、教学、科研等各项工作提供优质的档案服务。

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