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关于强化事业单位电子档案管理策略的思考

日期:2023-01-12 阅读量:0 所属栏目:档案管理


  在我国目前的事业单位档案管理中,电子档案数量越来越庞大,其以高效性和便捷性有效的促进了档案管理工作的进步。电子档案不仅将纸质档案存储记录的优点都涵盖在内,而且其存储功能更具全面性,具有省时省力、便于查找的特点,而且信息具有较强综合性,不仅有利于档案信息利用率的全面提升,而且档案管理人员工作强度有了大幅度的降低,相较于传统的纸质档案,电子档案具有非常大的优势。

  一、事业单位使用电子档案管理的优势

  (一)方便、高效、快捷

  档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作,在电子档案管理工作中,充分的利用计算机技术,这不仅减轻了工作人员的劳动强度,而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中,网络技术的应用,不仅档案传递成本降低,而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中,信息的集中性及综合性集于一体,这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小,电子存储时多采用表格的形式,为信息查询提供了更便利的条件。另外,电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存,信息不易丢失和毁损,有效的提高了档案信息的安全性。

  (二)提高了档案信息的利用率

  档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量,而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中,档案立卷时采用的都是纸张,立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作,这就导致各份文档卷宗标准很难统一,给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现,利用计算机来对档案进行管理,这不仅使立卷工作有了统一的标准,而且立卷工作量得以减轻,工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平,而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。

  二、强化事业单位电子档案管理的策略

  (一)建立健全电子档案管理的各项规章制度

  为了使电子档案管理走出无序管理的状态,必须建立健全电子档案管理的各项规章制度,进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系,但是缺乏完善的管理制度,电子档案管理分散,各分局的电子档案信息缺乏联系,难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅,电子档案的流通存在障碍,无法进行集中管理。可见,完善的电子档案管理制度,是提高电子档案利用效率,充分发挥电子档案高效快捷优势,提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定,事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。

  (二)加大资金投入,改善档案管理环境

  事业单位电子档案管理工作中,对现代化技术和设备具有较高的要求,特别是在当前技术快速发展过程中,设备升级换代较快,电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持,这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入,进一步对电子档案管理环境进行改善,使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作,统一规划、设计,开发出通用性的档案管理软件,以此来有效的提高档案管理的水平,确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。

  (三)培养专业的档案管理人员

  档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围,由于电子档案管理是一项专业性极强,内容繁杂,需要通过实践积累丰富管理经验的工作,所以要避免过于频繁的人员流动,保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次,管理人员要加强学习,更新知识结构,培养职业道德,熟悉信息技术,把自己培养成综合素质高的复合型人才,适应电子档案管理发展的要求。

  (四)加强对基础设施的管理

  电子档案管理质量的提高,离不开软件及硬件这些基础性设施,因此在电子档案管理工作中,所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度,所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性,避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中,要具备高度的安全意识,定期进行杀毒及安全体检,设置障防火墙和杀毒软件,并做好定期升级工作。

  (五)确保电子档案管理工作的安全性

  电子档案管理工作的重中之重是确保其安全性。首先要具备充足的安全意识。依托于电脑存在的电子档案,具有不稳定性,电脑自身硬件问题,断电,网络病毒的侵害,办公软件的不健全都会对电子档案的生成、存储、共享带来损坏或丢失,给存档工作造成巨大损失。不仅如此,各种不稳定的因素就要求了立卷人员在存档工作中必备的安全意识。及时对办公软件修护和升级,对电脑硬件及时检修,输入信息之后养成及时保存的习惯,加大对网络安全建设的投入,引进先进的技术管理,做到网络安全的建设,做到计算机的定期更新和升级,防止病毒的入侵。另外,要进一步对电子档案管理法律法规进行完善,确保网络环境的安全性,从而为电子档案信息的安全奠定良好的基础。

  三、结束语

  相较于传统档案,电子档案具有诸多优势,与现代社会发展需求具有较好的适应性。但当前事业单位电子档案管理工作中还存在一些不完善的地方,这就需要电子档案管理人员要不断提高自身的综合素质,同时事业单位还需要进一步完善相关的管理制度,确保电子档案管理的规范化和标准化。

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