欢迎光临112期刊网!
网站首页 > 论文范文 > 管理论文 > 档案管理 > 档案管理中电子文件的归档方式

档案管理中电子文件的归档方式

日期:2023-01-12 阅读量:0 所属栏目:档案管理


  一、电子文件的归档范围

  电子文件的归挡范围的划分,可参照国家现行有关规定执行。但某些具体的与电子文件特点有关的问题需要进一步说明:

  草稿和定稿。在电子文件中,对“草稿”修改后直接生成的新的稿本,如果不采用特别的措施,“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来:因此,必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿,在修改时通过拷贝保留原文,加稿本号后积累,将需要的草稿、定稿与正本一并归档。

  各种数据文件。如数据库、图形库、方法库等等。大型数据文件大多是动态的,其中的数据在不断地发生更新变化,新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档,不再更改。拷贝间隔可根据数据库的内容而定,如一个星期、一个月等。拷贝可以人工的方式进行,也可由计算机程序自动实施。

  电子邮件(E―mail)。

  会议文件。电子时代很多会议将采用网络会议方式,与会者身处异地,通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、讨论问题、做出决议。

  与归档文件相关的“支持性文件”。所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出,必要时应把它们与文件同时归档,档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。

  与电子文件有关的各种纸质文件。在没有达到完全“无纸化”的时候,必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。

  二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定

  (一)归档时间

  总的说来,逻辑归档应实时进行,物理归档应定期完成。在归档时,应根据具体情况加以灵活处理。在实行电子文件和纸质文件二套制的机关,有必要与纸质的文件的归档加以协调,以便于两种文件的对应处置和对应查找;管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限;技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制,归档后并不影响形成部门的日常工作查考,所以一般不必延迟归档时间,在系统允许的条件下可以提前进行。电子文件的流动性很强,及时加以控制是十分必要的。在完全办公自动化的文档一体化时代,文件将实行完全的逻辑实时归档,即文件的形成之时就是文件的归档之日。有关领导在正式批准签署文件时,办公自动化系统将自动将文件归档。

  (二)归档前的检测

  在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检查。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。

  (三)归档前的鉴定

  电子文件的归档鉴定工作,参照现行国家关于文件鉴定的有关规定并结合电子文件的特点进行。鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体鉴定内容及方法如下:

  1、有效性和完整性鉴定。

  归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果说文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件有效性和完整性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

  2、保管期限的划分。

  电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的现行有关规定实行。即与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性,可适当延长其保管期限。

  三、电子文件的归档要求

  (一)把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少2套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。

  电子载体的存量较大,电子文件归档时应适当集中,即制成归档数据集。这种归档数据集,在载体上一般使用单一载体,一张光盘即可将某一单位全年的文件集中保存在一起。这种优越条件确保了归档的电子文件集中统一、完整齐全,从技术上进一步体现了档案工作的基本原则。

  (二)推荐采用以下载体:只读光盘、一写多读光盘、磁带等。一般禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

  (三)存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签,标签内填上编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

  (四)将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

  (五)需要长期保存的电子文件,应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。

  (六)原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。

  (七)在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件,应按上述归档过程完成物理归档。

  四、电子文件的移交

  (一)介质移交

  电子文件归档时,应按有关规定移交至档案保管部门,作为电子档案进行管理。

  电子文件移交时,首先要进行电子文件的检验。档案保管部门应配备相应的处理设备,以保证完成电子文件检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可以采取抽样检验的方法,样本数不少于总数的20%,合格率应达到100%。

  (二)在线移交

  执行在线移交时,重点解决文件数据检验问题。

本文链接:http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/144195.html

论文中心更多

发表指导
期刊知识
职称指导
论文百科
写作指导
论文指导
论文格式 论文题目 论文开题 参考文献 论文致谢 论文前言
教育论文
美术教育 小学教育 学前教育 高等教育 职业教育 体育教育 英语教育 数学教育 初等教育 音乐教育 幼儿园教育 中教教育 教育理论 教育管理 中等教育 教育教学 成人教育 艺术教育 影视教育 特殊教育 心理学教育 师范教育 语文教育 研究生论文 化学教育 图书馆论文 文教资料 其他教育
医学论文
医学护理 医学检验 药学论文 畜牧兽医 中医学 临床医学 外科学 内科学 生物制药 基础医学 预防卫生 肿瘤论文 儿科学论文 妇产科 遗传学 其他医学
经济论文
国际贸易 市场营销 财政金融 农业经济 工业经济 财务审计 产业经济 交通运输 房地产经济 微观经济学 政治经济学 宏观经济学 西方经济学 其他经济 发展战略论文 国际经济 行业经济 证券投资论文 保险经济论文
法学论文
民法 国际法 刑法 行政法 经济法 宪法 司法制度 法学理论 其他法学
计算机论文
计算机网络 软件技术 计算机应用 信息安全 信息管理 智能科技 应用电子技术 通讯论文
会计论文
预算会计 财务会计 成本会计 会计电算化 管理会计 国际会计 会计理论 会计控制 审计会计
文学论文
中国哲学 艺术理论 心理学 伦理学 新闻 美学 逻辑学 音乐舞蹈 喜剧表演 广告学 电视电影 哲学理论 世界哲学 文史论文 美术论文
管理论文
行政管理论文 工商管理论文 市场营销论文 企业管理论文 成本管理论文 人力资源论文 项目管理论文 旅游管理论文 电子商务管理论文 公共管理论文 质量管理论文 物流管理论文 经济管理论文 财务管理论文 管理学论文 秘书文秘 档案管理
社科论文
三农问题 环境保护 伦理道德 城镇建设 人口生育 资本主义 科技论文 社会论文 工程论文 环境科学