基本建设工程档案管理问题探讨

　　基本建设工程档案简单来说就是基本建设工程项目从决策阶段到竣工验收阶段所形成的全部资料，真实记录了基本建设工程项目筹建的全过程。对这些资料档案进行管理并有效利用，有利于保障基本建设工程建设的质量，并为竣工验收以及后期的使用维修等提供重要的依据。但是，在实际的工作中，相关单位只是重视工程建设的情况，而忽视了对基本建设工程档案的管理，从而产生了很多不必要的损失。鉴于此，加强对基本建设工程档案管理问题的研究势在必行。

　　一、基本建设工程档案管理存在的主要问题

　　目前我国整体的基本建设工程档案管理状况不容乐观，在实际的管理工作中存在很多问题，主要可以总结为以下几个方面：

　　第一，基本建设工程项目建设单位以及其他的参建单位对工程档案管理的重视不足，还没有充分认识到档案管理的重要意义。另外，基本建设工程项目建设的前期阶段会涉及多种比较分散的资料，对工程后期建设有重要作用，但是相关单位对这一阶段资料的收集和整理严重不足，存在资料不齐全、不完整的情况，有可能造成不必要的经济损失。

　　第二，虽然有些单位开始重视档案管理制度的建设，但是仍然存在很多不足，各项制度更新的速度较慢，难以很好地适用现实档案管理的情况。另外，很多管理人员并没有严格按照制度进行管理，执行力度较差，当然也就难以实现预期的目标。

　　第三，在监理工作中，监理单位往往会忽视监理过程中产生的多种资料，难以通过监理工作资料来查看工程建设的情况和质量。

　　第四，隐蔽工程、施工图纸修改等材料存在不健全的问题，不仅影响工程建设的进度，而且容易产生各种经济纠纷，不利于各单位合法利益的保护。[1]

　　二、解决基本建设工程档案管理问题的措施建议

　　（一）提高对基本建设工程档案管理的重视程度，做好基本建设工程前期档案的收集工作

　　意识是行动的前提条件。要想做好基本建设工程档案管理工作就需要所有的参建单位都提高对档案管理的重视程度，认识到档案管理的重要性，从而树立基本建设工程档案管理的意识，并在工程管理当中贯彻执行档案管理的要求，提高档案管理的质量。另外，重点做好基本建设工程前期档案的管理工作。基本建设工程前期主要是指项目提出、市场考察、可行性研究、各种文件的审批阶段，这些阶段涉及的资料比较多，并且比较分散，资料档案收集的难度较大，再加上各种档案管理机制不够健全，缺少专门的档案管理部门和管理人员，容易导致前期的资料容易出现不健全的情况，对工程后期的建设造成不利影响。针对这些问题，建设单位一定要充分发挥自己在档案管理中的组织、领导以及协调作用，在工程立项的同时就请专门的档案管理人员开展档案管理工作，对档案管理人员的具体责任进行明确，建立权责利相统一的档案管理机制，做好前期档案资料的收集和管理工作。[2]

　　（二）建立健全基本建设工程档案管理的规章制度

　　基本建设工程档案管理工作之所以出现各种各样的问题，一个重要的因素就是档案管理的规章制度不够健全，或者是执行各项制度的力度不够。因此，建设单位一定要建立健全档案管理的规章制度，并严格要求档案管理人员按照规章制度进行档案管理工作。首先，为了保障基本建设工程档案管理的各项工作都有序进行，在基本建设工程立项之前就要根据国家出台的相关规定以及工程档案管理的实际情况制定一套完善而有效的档案管理制度，主要包括档案收集的制度、材料修改制度等，并注意制定管理的细则，保证基本建设工程档案管理的各项工作都有章可循、有法可依，提高档案管理的标准化水平。其次，为了提高基本建设工程档案管理的质量和水平，各相关单位一定要努力提高档案管理人员的综合素质，定期组织档案管理人员学习档案管理的专业知识，并提高档案管理人员的责任意识。最后，为了进一步提高档案管理人员工作的积极性和主动性，还需要实行有效的激励奖惩机制，将工作人员档案管理的质量和薪酬福利待遇相挂钩。另外，为了提高各工作人员对档案管理的重视程度，切实提高档案管理工作在整个工程项目管理中的地位，检查时需要对档案资料管理工作的进度进行检查，以便及时发现档案管理工作中出现的问题。

　　（三）做好监理材料的收集工作

　　监理单位在进行监理工作的过程中会形成多种资料，但是其在工作中往往只重视项目文件，而忽略本单位自身所产生的材料。监理单位本身所形成的材料是基本建设工程档案的重要组成部分，可以明确工程建设的质量。因此，监理单位一定要加强对监理材料的收集、整理和归档工作，严格按照国家相关方面的规定做好各种资料的收集和管理工作。另外，为了促使监理单位做好材料档案的收集工作，建设单位在与监理单位签订合同时应该将资料收集和管理内容列入合同当中。

　　（四）对一些隐蔽工程和施工图修改的材料要做好收集工作

　　基本建设工程项目建设的过程中存在很多隐蔽工程，施工图修改以及设计变更的情况也非常常见。这些过程中会产生很多材料，但是在实际的工作中，有些单位不重视对这些资料的收集和整理，从而出现了资料不全和图物不相符合的情况，给工程竣工结算造成一定的不便，并且容易出现多种经济纠纷。基于此，各单位一定要加强管理，严格按照相关的规定对各种材料进行管理和审查，并进行图物核实处理，保障所有的档案材料可以真实全面地反映出工程建设的实际情况。另外，为了防止在施工的过程中对周围基础设施造成破坏，还需要注重基本建设工程项目与周围环境连接点的记录工作，如周围的水、电、暖、通信以及地下网线等基础设施。[3]

　　三、结语

　　做好基本建设工程档案管理工作具有十分重要的现实意义，有利于提高基本建设工程项目建设的质量，为国家经济的发展和人们的生活与生产提供良好的外在条件。因此，作为基本建设工程项目的法人主体，建设单位一定要提高对基本建设工程档案管理的重视程度，切实认识到加强基本建设工程档案管理的重要价值，严格要求各个参建单位认真履行自己的职责，将基本建设工程档案管理的各项工作纳入工程建设的管理工作当中。只有这样，才能做好档案管理工作，保障档案的完整性，以便在后期的使用阶段为业主提供高质量的服务。

　　（作者单位为山西省运城市康杰中学）

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