浅析社保档案管理现状与对策

　　一、序言

　　社保档案作为一项专门的档案，能够详细记录单位及个人的参保情况，是一份以备考查的历史性文件。目前，我国的社保工作已经基本得到落实，并深入社会的各个阶层，做好社保的管理工作是社会保障体系得以发展的重要基础，也能够使档案工作更好地为大众服务。因此，应针对档案管理工作中的不足尽快制定改进措施，使社保管理更加合理和完善。

　　二、我国社保档案管理现状

　　（一）管理工作缺乏标准

　　以我国当前的社保档案管理工作来看，社保工作缺乏国家统一的标准，大多数的档案管理工作仍沿用1992年国家档案局所制定的标准，而这些标准已经不能适应现代的管理需要，在管理形式和管理范围上都已经落后于现代的管理体系，亟须得到修改。由于社保档案管理所涉及的数据较多，内容也相对烦琐，导致各地管理上的差异使标准很难达成统一。虽然有些地方制定了针对地方发展的管理标准，但由于标准缺乏专业的审核，没有起到很好的监督管理作用。

　　（二）管理工作存在局限性

　　目前，我国的社保档案存在着很大的分散性，相应的管理机构也没有统一的办公场所。社保档案的分散性主要表现在几个方面：从来源上看，社保的服务对象既包括各个企业单位，也包括个体商户，还有很大一部分是农村居民。从档案的管理场所上来看，档案分散在各个银行、邮局以及财政税务单位。在这些因素的影响下，社保档案难以实现统一管理，造成了业务上的交叉和资源上的浪费。虽然信息技术的发展为档案管理提供了更多的技术支持，但由于社保的多个险种不是统一管理，导致不同的标准间难以达成一致。

　　（三）工作人员缺乏档案意识

　　在我国的一些欠发达地区，尤其是农村地区，在社保的项目上尚未健全，更无法谈及社保档案的管理。另外，很多地区档案管理人员存在档案意识淡薄的现象，只注重业务的办理忽视了对档案的管理，使档案管理处于混乱状态。也有一些档案管理部门存在内部机构缺失的现象，没有专职的管理人员，档案管理工作由其他部门人员负责使档案管理缺乏一定的专业性，对管理的质量造成严重的影响。对于档案管理部门来说有常年累积的习惯，使其对业务部门的档案没有足够的重视，在档案保管方式上存在着很大的问题。

　　（四）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

　　大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

　　（五）档案意识薄弱，档案工作参与者少

　　虽然各级经办机构都统一了认识，加强了领导，组织了专班，增加了对档案工作的投入，但由于档案宣传力度不大等原因的影像，导致档案管理整体意识仍然薄弱，部分领导重视业务工作，轻档案管理工作，社保经办人员对社会保险业务档案管理知识和有关文件知之甚少。例如，在日常档案工作中普遍认为档案工作只是档案员的事情，甚至有些干部不知道档案基本常识，对有关档案工作了解很少，日常工作中对档案知识宣传还不够，造成在档案达标升级验收中普遍存在档案资料残缺、行文不规范，纸张大小不同及“三色笔”现象，这些都严重影响了档案的质量，也严重影响了档案达标升级合格率。

　　三、提高我国社保档案管理水平的对策

　　（一）建立完善的管理标准

　　我国社保档案管理中虽然存在一定的管理标准，但并没有得到落实，也缺少基本的法律约束。要实现社保档案的有效管理，就必须制定完善的管理标准。自2007年我国确立了有关社保档案管理的基本法律规定，我国公民的社会权益逐渐得到保障，各地也纷纷出台了相关的规定。为了建立更加完整的档案管理制度，我国应将这些规定进行统一，出台一部针对档案管理的完整法律法规，使档案管理工作得到法律保障。

　　（二）建立完整的管理体系

　　在建立统一规定的基础上，要进一步完善管理体系。对分散的社保档案进行统一管理，加强各个险种的管理机制，避免部门间因工作交叉产生重复性错误。逐渐实现资源上的共享，利用先进的信息技术进行全国范围内的联网。社保档案在社会保障事业中占据着重要的位置，加强社保档案的管理能够实现我国保障事业的全面发展，推动我国的经济建设。

　　（三）加强社会各界的档案意识

　　由于社保工作的特殊性质，导致其在实际工作中容易被忽视。但在完善社保体系的过程中，社保档案管理变得更加重要。要想加强档案管理工作，首先要转变思想。利用多种工具和手段进行宣传，并重点宣传社保档案管理工作的重要性，提高社会各界的档案意识，尤其是对于相关领导更要做好思想工作，提高其对档案工作的重视，改变传统的思想，为档案工作的进行创造有利的条件。在人员的安排上，要安排具备专业知识的人员从事档案工作，不能贪图一时的便利而随意雇佣临时工作人员，并加强对工作人员档案意识的培养，提?{档案保管的质量，将档案工作纳入日常工作的范围，为档案的保管创造良好的氛围。

　　（四）强基础建设，建立健全制度

　　基础设施的良好与否是做好业务档案管理工作的基本条件。各县将着力解决档案管理必需的场地、人员、设备和经费，努力按照标准要求配置档案库房、人员，配置专门人员开展业务档案数据录入，建立社会保险业务档案数据库，争取两年内实现业务档案计算机检索和研究，对1996年前参保数据进行核对和录入，逐步实现社会保险业务档案信息资源的科学整合和有效利用。

　　（五）加强组织领导，提高宣传力度

　　把学习贯彻档案相关法规作为一项紧要的工作列入重要议程，做出计划安排。一是制定工作计划。按照目标任务的工作要求，统筹安排，分解目标，制定具体实施办法，确保在规定时间内实现工作任务。二是明确工作职责。建立工作目标责任制，成立业务档案管理工作领导小组，明确业务档案管理的工作职责和要求，做到主要领导亲自过问，分管领导具体负责，各科室配合抓，人人都上手，层层抓落实的良好工作格局，动员和组织全体工作人员参与档案工作。三是加强指导和沟通。加强人员学习培训，遇到问题及时向上级部门报告。加强与各档案管理机构的沟通，共同做好社保档案管理工作。

　　四、结语

　　社保档案的管理关系到我国社会保障制度的整体发展，完善社保档案管理，能为国家和个人创造更大的利益。面对我国社保档案管理工作存在的局限性以及工作人员档案意识不强等问题，要积极展开对社保管理工作的研究，并建立完善的管理标准，构建完整的管理体系，切实提高社会各界的档案意识，使我国的档案管理环境得到改善，从而提?{社保管理工作的质量。

　　（王子奇单位为威海火炬高技术产业开发区就业和社会保障处；李楠单位为威海市环翠区卫生和计划生育监督执法大队）

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