如何提升煤田地质档案管理水平

　　一、提升地质档案管理水平的意义

　　煤田地质档案是记载地质勘探信息的重要载体，是对煤田勘探工作进行的日常记录，因此，无论从国家亦或是地区层面而言，完整、详细、准确的煤田地质档案能起到过去的勘测工作进行总结的作用，并充当重要的信息源头为未来的工作提供有力参考，对工业发展规划发挥重要的指导作用。作为一项重要的经济资源和技术资源，煤田地质的生产和涉及等工作都依赖于详细、准确的档案，而且地质档案还是煤田地质单位的经济建设成果，因此有利于保障煤田地质单位的合法权益以及煤田地质研究成果的传承。地质档案不仅要求有记载的原本，还应有复制本。加强地质档案管理不仅对煤田事业发展具有指导作用，还对进行地质档案管理人员的工作起到推动作用，当其认识到只有对野外勘探所采集的信息进行完整的收集、整理、分类、编号、归档等才能确保地质资料的完整以及可溯性，才能为前线的实地勘探人员提供后备支持，由此其工作的积极性和责任感也会有所提升。同时，由于煤田地质的勘探工作和相关研究日益增多，因此煤田地质档案还可作为宝贵的资源为科学知识的传播、技术交流、总结经验教训等提供参考。

　　二、煤田地质档案的分类及特点

　　依据记载内容，煤田地质档案可分为三类：第一，文书档案，即由政府单位，院校和公司等在党群工作和行政管理过程中形成的档案资料，如行政管理档案，党群工作档案，生产技术档案，经营管理档案等；第二，科技档案，即相关单位在进行自然科学研究、建设和生产技术活动中形成的档案，如水文档案，地质档案，生产技术档案，科研档案，测绘档案等；第三，专业档案，指在专项活动中形成的档案，如人事档案，医疗档案，会计档案，诉讼档案等。从其分类中便可看出，煤田地质档案的项目繁多，而且涉及的内容范围广，数量大，保管期较长，尤其是其中的测绘图纸的纸质资料，具有极高的价值。一般情况下，地质勘探项目投资总额会高达上千万。

　　三、煤田地质档案管理现存问题

　　现阶段煤田地质档案管理存在较多问题，具体而言有档案资料具有封闭性、管理人员水平参差不齐、管理手段和设备落后等问题。首先，由于现代化社会的建设以及经济建设的脚步正在不断加快，地质工作对于地质档案的需求剧增，但由于地质档案中多隐含企业甚至国家的机密资料，因此地质档案的管理具有一定封闭性，外界人员不可随意查阅，这也有个别单位出于对自身利益考虑而进行档案封锁所导致地质档案使用价值的浪费。再者，我国的地质档案管理人才队伍水平有待提升，其管理人员的专业性较差，因此管理水平有限，加之欠缺管理经验，易因疏漏等问题而造成资料缺失和损坏，不利于地质档案的封存。

　　与此同时，我国地质档案管理的技术手段较为落后，这与相关部门及工作人员对地质档案重要性认识不足有关，因此直接导致资金分配不合理，投入不足，无法满足现代化的辅助设备配置，档案管理信息化程度不高，易造成地质档案的缺失和损害，严重时会出现丢失。而且，地质档案资料还包括声音和图像资料，但我国声像地质档案保存效果差，导致声像设备管理无据可依，无制度可参考。[1]

　　四、加强煤田地质档案管理的措施

　　（一）建立健全煤田地质档案管理体系和制度

　　通过合理、完善的档案管理体系中与具体实际相适应的管理原则，辅之下级单位制定的具体的管理制度，地质档案管理工作能够有章可循，做到标准化与规范化，具体而言，应做到以下几个方面：首先，对申请归档或者转移相关档案的时限进行严格要求，以此来敦促相关单位的项目团队能在项目结束之后及时的收集整理资料并予以提交，同时档案的接收单位也应及时按照有关规定，规范化的统一归档，大大提高工作效率；再者，对有效资料借阅类别精心划分。如调阅非涉密文件，可以在档案室直接借阅使用，但是若是涉密文件，则必须出示相关借阅手续方可办理；同时，应保证文件在日常的管理的出入方式的规范性。如果需要对外界发布信息，那么档案室应根据需要统一发布，保证数据的管理者和相关技术施工单位处于统一节奏，便于管理，切实做到地质档案资料的保密性。[2]

　　（二）加强地质档案的收集和鉴定工作的管理

　　就档案收集工作而言，煤田地质档案的原始资料是档案管理工作中最为基础性的工作，其质量的高低将直接影响地质档案的收藏价值。为了提高煤田地质档案的收集和鉴定工作过程的准确性、科学性和规范性，相关工作人员应首先提高自己的思想认识，对档案管理工作加强重视，同时注意协调其他相关单位和部门的工作，督促其及时进行档案的收集和移交工作，避免地质档案的材料出现遗失，确保原始资料的完整性和准确性，档案收集部门也可将此工作纳入考核制度中，以提升原始资料管理水平。同时，应注重对勘探项目进行跟踪式的管理，即从最初的立项至地质勘探竣工，期间的所有原始资料都应完整地收集，为便于长期储存，适宜用电子版储存方式。

　　地质档案的鉴定较为复杂，其工作涉及两个方面，即对档案的保存期限进行鉴定和复查。地质档案的鉴定应严格遵从“审查从细、留存从宽”原则，结合考虑历史发展状况和实际工作的要求，同时又要考虑勘探单位和社会服务的需要。从事档案鉴定的工作人员须具备一定的专业知识和计算机技能，如钻探知识和档案管理方法。

　　（三）加强地质档案管理人员队伍建设

　　档案管理队伍的质量将直接影响档案管理工作的效果，其中，领导层应首先做到以身作则，重视人才培养，而不能有档案管理是“任何人都能做的工作”错误思想。档案管理人员不仅需要具备一定勘探专业知识，同时还要有责任感和认真严谨的处世态度。

　　（四）推行地质档案管理的信息化

　　实行档案管理信息化，即利用数字信息对档案资源进行整理并实现信息资源的存储和检索，管理人员再依据管理载体对档案进行整理利用，现在传统档案管理也在时代发展的要求下进行了创新，向着信息化这一领域迈进。档案信息化建设首先应从建立在合理的准规范标准的基础上。首先，资料的征收环境应开发和利用信息化手段，使隐藏文件的价值得到最大化的凸显。同时，档案信息管理应向数字化方向发展，传统的地质文件基本上都主要是以纸张文件的形式存在的。劳动密集型的管理使得其访问也很困难，并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多管理成本。数字文件能够克服传统档案馆的缺点，节省了大量人力、物力和财力，不受地域限制，实现资源共享。[3]

　　（五）增强档案管理保密工作

　　我国的可利用资源正在逐渐变得稀缺，因此，矿产开发也成为了重要机密，对于企业来讲，地质档案也具有商业价值，是决定市场竞争力的关键因素，因此，加强保密工作必不可少，这要求相关人员切实贯彻国家法律法规以及相关制度，严格执行《档案法》和《保密法》以及借阅制度和复制制度等；同时，应对涉密档案进行独立保管，防止与其他档案文件混淆；为防止档案材料外泄，还应安排专门的人员对档案的存储库房进行管理，禁止非专管人员入内。

　　煤田地质档案是国家和相关地质单位的珍贵财富，具有保障国家资源以及指导地方规划的重要作用，因此煤田地质单位应积极采取有效措施以积极提高煤田地质档案管理水平，并推进档案管理的信息化建设，同时在保证保密性的同时增强资源共享。（作者单位：内蒙古煤田地质局153勘探队）

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