新形势下加强医院会计档案管理的思考

　　中图分类号：F230 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）012-000-02

　　Abstract： Accounting records management is an important part of financial management in Hospital. This paper analyzes the current situation and problems of hospital accounting records management， advising good quality from the source file， strengthening routine custody， utilizing file efficiency and improving file management methods.

　　Key words： Accounting Files； Management； Hospital

　　医院会计档案是在财务活动中形成的各种资料和文件。它是全面记录了医院各项经济业务活动的史料证据，既是财务管理的组成部分，也是相关医院管理研究、考核、评价的依据[1]。但在医院的实际工作中，会计档案没有发挥应有的作用，管理重视程度不够，管理现状不容乐观。2015年12月11日国家财政部和档案局公布了修订后的《会计档案管理办法》（简称《新办法》，下同），标志着会计档案的管理进入了新的历史阶段，值得我们认真学习、仔细研究。本文就目前医院会计档案管理存在的问题尝试做些探讨，并结合《新办法》要求和工作实践提出改进建议。

　　一、加强医院会计档案管理的重要性

　　会计档案作为医院经济活动的信息载体，最重要的功能就是反映和监督。这里的反映和监督功能一方面是按照国家财经制度及相关法律法规要求，对财务管理、会计核算活动中形成的资料进行归类整理保管，使得会计档案具有法律依据功能，另一方面是医院加强自身内部管理的需要，积累发展历程中的重要数据，为当前和未来管理决策提供参考和支持。真实、完整的会计档案对医院的经营管理具有重要的支持、保证和促进作用，加强会计档案管理对提高医院管理水平有重要意义。

　　二、医院会计档案管理的现状问题

　　《新办法》对会计档案定义中特别指出“各种形式的会计资料”，包括电子会计档案。显然会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类都属于其范畴，其涵盖收集、整理、保管和销毁过程。其中行政事业会计档案定期保管年限分为10年和30年，较之前有很大区别。

　　近年来医院随着业务工作量的增长和经济活动的增加，以及新的结算形式给会计档案带来的冲击，使得会计档案的数量增长过快。例：某大型三级甲等综合医院，单月全部原始记账凭证为194册，组成结构为：门诊收入原始凭证101册，占全月总量的52.06%；住院收入原始凭证43册，占全月总量的22.16%；全院报销支出原始凭证50册，占全月总量的25.78%，其中：总务、科研、教学等支出原始凭证44册，占全月总量的22.68%；药品报销支出原始凭证6册，占全月总量的3.1%，以上原始凭证中未含原始POS机小票约1.26万张，此部分档案单独存档。通过对上述档案连续三年数据的测算，每年均以10%的速度进行增长。会计档案涵盖了所有与财务相关的信息，收集、整理、归档、储存、查阅工作都比较繁杂，往往是周期长、流程多、专业性强，有的资料还涉及核心敏感信息，其管理工作需要专业的知识、规范的制度和敬业的精神。笔者工作实践中觉得目前档案管理还存在以下几方面的问题。

　　1.未设置独立的档案部门及未对档案进行分类管理

　　《新办法》规定会计档案在会计年度结束后可暂由会计机构保管一年，最长不超过三年，期满之后原则上移交本单位档案部门统一保管。实际工作中大多数医院均未设置专门档案机构，使得会计档案的保管和销毁工作缺乏统一指导、监督[2]。财务部门不仅要为日益增加的会计档案寻求保存空间并负责妥善保管，还要承担接待各部门甚至外界查阅会计档案的服务工作。由于未对会计档案进行科学合理的分类管理，导致查询效率低，工作量大等问题的产生。

　　2.未将电子财务档案完全纳入管理范围

　　《新办法》规定内部形成和外部接受且符合相关要求的会计资料可作为电子会计档案保存。这是从制度上弥补了电子档案归档、保存的空白，可以说是档案管理里程碑式的进步。很长时间来财务活动中形成的电子资料打印成纸质存档，不仅耗用了审核岗位大量时间精力和实物资源（纸张和墨粉），同时也占用了大量档案空间；同时会计专业软件系统的安装光盘、磁盘、用户名称密码、用户服务卡及使用手册等资料也散落在各岗位手中，没有做到统一归档入库，不利于维护和查询工作[3]。

　　3.未充分利用开发档案的内涵价值

　　会计档案涵盖医院各项经济业务活动的财务信息，专业性很强，这就要求会计档案的管理者要具备会计、档案、医学、信息等知识背景，才能更好地管理、利用会计档案资源，发挥其应有的价值。目前会计管理机构和档案部门没有专门的管理会计档案的人才，没有充分开发利用档案资料的信息资源。基于会计档案资料的丰富内涵，如果不能对其充分开发利用，不仅无法有效体现档案的价值，也直接影响管理者和使用者对会计档案管理工作重要性的认识。

　　4.未按规定及时销毁

　　《新办法》对会计档案的销毁流程做出明确规定。而一直以来，作为会计档案管理重要环节的销毁工作在实际工作中却并不“重要”，呈现无人来销、无人敢毁的局面。这里面原因很复杂，既有主观上耗时耗力、怕有疏忽承担责任的顾虑，也有客观上缺乏专门管理机构、明确操作制度和可行操作流程，使得会计档案越积越多，占用大量库房空间，一旦需要转移就是浩大的搬迁工程，耗费人力、物力和财力。 　　三、新形势下加强医院会计档案管理的思考和建议

　　1.设置独立的档案部门并对档案进行分类管理

　　设置独立档案部门既是贯彻相关法律法规要求，也是加强和规范档案管理工作的组织保。这样可以一方面逐步实现档案的归口管理，提升会计档案的服务功能，另一方面也可以对档案的收集、归档进行指导和监督，在不违反国家有关规定的前提下对会计档案进行瘦身。会计档案分类整理是档案管理的重要组成部分，如：对合同、POS机刷卡凭证等原始资料进行分类整理保管后，可随时根据国家有关规定进行定期销毁，这样可以达到提高档案的查询效率及工作质量，节约有效的空间，提升服务品质的目的。

　　2.加快会计电子档案管理，通过信息化手段全方位提升档案管理的水平

　　根据《新办法》要求加快电子档案的归档、保存，一方面对于电子数据易被修改的特点，采取严格授权审批、权限管理、电子签名和及时备份等方式加强相关数据的安全保密措施；另一方面电子档案也要分类归档、安全存储，从而方便整理和查阅，提升会计档案的利用效率及价值。

　　3.切实转变观念提升档案的利用功能

　　会计档案管理不仅仅是对资料的整理保管以备查阅，还有对资料的开发、利用，从而最大程度实现档案的作用和价值。因此，在对会计档案的整理、归档和保管中要做到合理规范，建立严格的查阅制度，保护档案完整、安全的前提下，为相关部门和个人提供查阅服务，同时档案管理部门也应该根据实践经验和反馈信息做好效果分析，积极主动采取措施，借助各种信息化手段，方便管理者和研究者使用档案资料，在加强档案管理的同时提升人们对档案管理认识。

　　4.做好保管期限届满会计档案的鉴定销毁工作

　　《新办法》要求鉴定工作由档案管理机构牵头，组织会计、审计、纪检监察等部门进行，同时对销毁的流程也做出了明确的规定，其中电子档案的销毁必须有信息部门参与监督。各部门应该按照《新办法》的规定，及时做好会计档案的鉴定销毁工作，这样可以最大限度地合理利用存储空间，节约人力、物力资源。

　　总之，加强会计档案管理工作，既要在思想上重视、制度上健全、流程上规范、保管上安全及操作上方便快捷，也要充分利用、发挥档案的内涵价值，加强管理者和使用者对档案管理的认识。贯彻落实《新办法》相关要求，进一步加强档案管理，重视复合型管理人才队伍的建设，改进存储手段，以利用档案价值、服务医院管理为目的，为医院发展决策提供依据。

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