事业单位人事档案管理中存在的问题及解决对策

　　事业单位的人事档案记录着我国事业单位、党政机关、行政管理等相关部门和人员的主要信息，如人员的调动变迁、从政的成长历程、取得的德才佳绩、工作表现、个人的功过得失、重大事件的记录、历史背景问题等。事业单位的人事档案管理有助于国家、政府部门做到知人善用，广招天下贤人。随着事业单位改革步伐的不断深入，逐渐暴露出人事档案管理中存在的问题。人事档案管理部门负责各种信息的收集、处理、加工、保管和传递工作，对解决事业单位人事档案管理工作中存在的问题有着迫切的需求。

　　一、事业单位人事档案管理中存在的问题

　　（一）事业单位缺乏人事档案管理的意识

　　人事档案管理的意识直接反映出事业单位档案管理人员对档案管理工作的态度，以及在档案管理工作中真实的工作状态。[1]人事档案管理意识淡薄的不良现状在事业单位中普遍存在。人事档案管理意识淡薄的主要表现有：在人事档案管理工作中持不闻不问的态度，没有及时进行人事档案的维护；人事档案的填写非常随便，人事档案的内容与实际信息不相符，已经严重失真，尤其在工龄、年龄、党龄、学历方面存在弄虚作假的情况；事业单位档案管理人员对人事档案管理工作的人事过于片面，将其看成是简单的抄写、保管事务性的工作，人事档案不丢失、人事信息不外漏、能够应付相关部门的查档和外调就是工作的目标。事业单位领导对人事档案管理工作不重视，没有摆正人事档案管理工作应有的位置，忽略了其重要性。

　　（二）事业单位人事档案存在着断档的弊端

　　事业单位的不断改革加剧了人才的流动性，但是大部分人员的人事档案并没有随着岗位的变动到达新的工作岗位，而是积压在了原先的工作单位。原先单位在人员调出后就不再对其档案进行更新与维护，从而造成事业单位工作人员在人事档案方面存在空白。[2]新单位在接收人员后，一般很少过问之前的工作档案，而是以人员实际的工作能力作为考核内容，重新为员工建立新的人事档案。社会的不断发展使得事业单位的人才资源配置逐渐趋向市场化，人才的流动性也越来越频繁，加剧了人事档案管理中“人档分离”的现象，事业单位对人事档案愈加不重视。

　　（三）事业单位人事档案管理方面存在的弊端

　　事业单位实行改革后，对事业机构进行了纵深性的调整，机构内部科室进行了重组，以便实现人事资源的优化配置。[3]事业单位的人员实行竞争上岗的制度，事业单位人事档案的管理人员出现了岗位上的变动。新任职的人事档案管理人员没有接受过专业的档案管理方面的培训，对档案管理工作的重要性没有准确的定位，不熟悉人事档案工作的流程与要求。事业单位对人事档案管理工作的投入力度不强，人事档案管理人员多是身兼数职，主要负责简单的档案归盒存放。人事档案的存放没有专门的空间，而且缺少防潮、防盗、防火的必要措施。因存放不当部分人事档案的纸张已发黄破损，字迹模糊，造成人事档案不完整、不准确。

　　（四）事业单位人事档案资料收集整理不规范

　　事业单位人事档案使用的材料没有进行统一的规定，致使人事档案材料大小参差不齐，而且形状不规则、纸张破损、纸张折皱不平、材料卷角的没有进行相关技术的加工处理，导致人事档案案卷大小不一，严重影响美观。人事档案的收集整理工作主要采用手工，严重影响到了工作效率。事业单位人事档案主要是为了提供人事信息方面的服务，但是在事业单位内部存在过于注重保密，而忽视人事信息利用的现象，[4]使得人事档案的使用价值慢慢削弱，不能发挥自身的存在价值。

　　二、解决事业单位人事档案管理问题的对策

　　（一）提高人事档案管理工作在事业单位工作中的地位

　　事业单位的相关领导必须认识到人事档案管理工作的重要性，以及开展和提高人事档案管理工作效率和质量的必然性，准确地定位人事档案管理工作在事业单位的高度，并将人事档案管理工作列入定期检查、审核的行列。人事档案管理人员需要定期向相关负责人汇报工作情况，以便解决人事档案实际管理过程中出现的问题，让档案管理人员及时获取人事档案管理工作新的部署，以及规划和实施方案。事业单位的人事档案管理工作争取做到遵循计划，有条有序地进行，定期进行检查，保证人事档案管理的所有工作落实到位。

　　（二）完善事业单位人事档案管理的体制

　　事业单位应将人事档案的管理权统一由专门的部门进行管理、指挥，实行“人档分离”的工作思路，集中对人事档案进行收集、整理、归档。事业单位可以成立人事档案管理中心，对于事业单位人员的变动集中进行整改。人事档案管理中心的主要职能就是提供人事信息的服务，不带有任何的盈利性质。人事档案管理中心需要将人事档案信息的价值与功能发挥到最大，以独立的职能部门向事业单位提供专业化的服务，增强自身的社会公信力。

　　（三）实现事业单位人事档案管理的信息化

　　事业单位的人事档案是人才信息资料的主要载体，也是事业单位重要的信息资源库。人事档案管理人员需要最大限度地发挥人事档案的使用价值，合理利用资源，从而实现人事档案的优化配置、合理配置。人事档案管理需要顺应科技发展的趋势，采用科学、先进的管理方式，提高事业单位人事档案管理的工作效率与准确度，从而延长人事档案的服务年限。事业单位应将计算机技术应用于人事档案管理中，建立完善的人事档案资料信息库，便于人事档案信息的更新，事业单位能够了解人事档案的动态变化，保证人事档案信息的及时性、准确性以及真实性。人事档案的信息化建设便于开放式管理，能够及时、准确地记录人员的工作政绩、实际的工作情况，还能记录事业单位员工继续教育、参加技能培训、参加各种考试的相关信息，从而全面的反映员工的个人能力。

　　三、结语

　　事业单位人事档案管理工作的开展对档案服务工作具有深远的影响，能够提升工作人员的服务质量，满足不同用户的社会需求，弥补传统档案管理方式中存在的漏洞。事业单位应根据以往人事档案管理工作中存在的问题，对人事档案管理人员提出更具体的工作要求，需要改变人事档案管理人员的传统观念，提高对事业单位人事档案管理工作的重视，实现信息化的人事档案管理建设，从而提高人事档案资料的使用价值。

　　（作者单位为广东省清远市勘察测绘院）

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