学校档案管理工作现状及对策浅析

　　学校档案是一所学校在学生学习活动、教师教学管理及教育活动中保存下来具有一定价值的档案资料，其直接反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，具有重要的价值。但随着时代的发展，陈旧的设备、老化的制度以及管理条例不合时宜等，已经成为近年来学校档案管理的一种弊病。笔者在文中就当前学校档案管理现状做出了简析，并据我校实践经验提出相对建议，以供同行探讨。

　　一、当前学校档案管理存在的问题

　　（一）系统老化，网络构建不全面。近年来，各大学校的档案管理都呈现出了系统老化、无法满足现代化管理要求的趋势，究其根本原因，是缺乏先进管理软件而导致的。许多学校档案管理软件还处于较为初级阶段，使得档案信息的录入和调取等工作较为繁琐，且无完整的系统审批程序，极大降低了工作效率，不利于学校的现代化建设。就目前情况而言，我国只有高校建立了“学信网”，使高校在校生能够在网上查询到自身资料。而其它学校没有在这方面作出规划，学生在档案调取过程中还需专门找校档案管理员查寻，这使得许多外地学生在调取档案的过程中费时、费力，不符合现代社会发展对档案管理工作的需求。

　　（二）档案管理制度缺陷。我国在2014年出台了最新档案管理条例。其中对人事单位、尤其是学校这类事业单位进行了重点要求。要求指出，在无批文的情况下任何人不得随意调阅档案;学校档案管理员只有录入权利、不具取出权;档案管理员必须严格保证所经手的档案信息不泄露。但就这几点上来看，我国当前虽已推行了档案信息管理系统，但许多学校仍然存在诸如档案随意调取等问题，没有完整、系统的档案管理制度，使得档案管理条例形同虚设。

　　（三）管理人员素质参差不齐。除高校外，当前很多学校没有设定专职的档案管理岗位，一些学校的档案管理人员不是临时配备就是由教师兼职。这类档案管理人员因不具备专业的档案管理知识，且没有接受过系统培训，有些甚至连基本的信息录入培训都没有接受过，更不具备服务意识及保密思想，这些均易导致档案管理过程中出现疏漏，严重制约了学校档案管理工作的发展。高校的档案管理人员也存在一些问题，如对国家相关法律法规了解不足、工作积极性不够等现象也随处可见，所以管理人员素质问题也是当前学校档案管理的一个重要问题。

　　二、完善学校档案管理工作的具体措施

　　（一）增强信息化建设。新时期，学校档案管理工作必须与时俱进，运用先进的管理手段来进行档案管理工作，以适应现代学校发展的要求。信息化档案管理已经在我国实行多年，最初的系统数据录入方式过于复杂，但经过多年的开发，当前的信息化档案管理系统已经有了较为全面的发展。如我校当前使用的“人事达”，在最大程度上解决了之前信息录入工作繁琐的问题，且增强了管理模式，进一步加强了信息化档案管理。随着科技的进步，学校档案管理的信息化、办公自动化的普及已经是时代需求。学校档案管理工作需要与时俱进，依托现有的信息化建设进行系统、有重点、分步骤地对计算机信息技术进行开发利用，将档案的收集、录入、存储、传播及审批程序等纳入到系统管理之中，改变当前学校档案管理技术落后的局面。同时，还应加强高校外学校档案管理网络的构建，为学校和社会提供更快捷、到位的档案信息化管理服务。

　　（二）专员管理，强化档案管理基础。需要设置专门的档案管理人员，因档案管理最终行为是靠人来进行，所以该人员必须有较高的思想政治素质、具备专业的职业道德，且对档案管理业务工作熟悉、精通。学校要对现有的档案管理人员进行档案专业理论知识培训。学校要在做好档案的收集、整理、统计、保管等工作基础上，形成一套完整的档案体系，并改善服务手段，如档案外借、档案阅读服务及外借服务等，将死档案变成活档案，提高档案信息资源的利用率，以此促进学校各方面工作的发展与进步。

　　（三）增强学校档案管理制度。前文曾提及过，当前学校档案管理制度也存有缺陷，如学生档案可随时调阅，没有限制权限等。这类情况极易导致学生个人隐私无法得到有效保护，使其个人隐私暴露。导致这一问题发生的根本就是，学校没有落实档案管理条例，在信息系统上没有设置调阅权限，导致学校在档案管理过程中出现纰漏，致使他人权益受到损害。因此，学校想要从根本上加强档案管理工作，就必须制定出相关对策，将内部档案管理制度调整至国家法律法规要求的层面。此外，学校档案管理还应借助社会或企业中优秀的档案管理经验，并将其融入到自身档案管理工作中，促进自身档案管理工作的良性发展。

本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/guanlilunwen/danganguanli/144310.html