浅谈高速公路档案收集整理与信息化建设

　　完整、有效、规范、准确的内业资料能为高速公路的日常营运和养护管理起到重要的基础保证作用。而信息化建设能推动档案管理机制和手段的创新，确保企业档案工作不断适应企业发展需求。

　　一、高速公路各类内业材料归档要求和质量要求

　　对归档文件材料的要求：

　　（1）归档文件必须完整、准确、规范、清晰、系统，各项签字手续完备。

　　（2）收集归档的文件材料应为原件，真实可靠。

　　（3）收集归档的文件是各部门、单位在其职能活动中形成的、办理完毕，应作为档案保存的各种纸质材料。

　　对归档文件的质量要求：

　　（1）归档文件应全面系统的反映本单位的真实历史面貌。

　　（2）一份文件、一个事由其内容应完整无缺，已破损的文件予以修复或托裱，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。

　　（3）应永久、长期保存的文件，如用易褪变材料书写的文件，要进行复制，复印件放在原件后面一并归档。

　　二、高速公路内业档案的分类和收集整理方法

　　（一）分类方法

　　根据实际工作情况需要，文书档案按照“年度-机构-保管期限”的方法进行分类。在“年度-机构-保管期限”一级分类基础上，再次按“年度-问题-保管期限”及“年度-形成时间-保管期限”进行二次分类。一个全宗内应采用统一的分类方案。工程、养护、基本建设项目类则按行业归档要求分类、编制、立卷归档，在项目竣工档案验收后3个月内移交办公室归档，集中保管。会计档案按“类别?D年度?D保管期限”进行分类。类别定为四类即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类。声像、照片、光盘（磁盘）或其他非纸质载体的档案属于特殊载体类，可另设一类归档，可采用和纸质档案统一编号的办法。

　　（二）收集整理方法

　　1、文书档案整理

　　整理步骤：收集→剔除→修理→装订→编页号→确定保管期→分类→排列→填写归档章→编制目录→填写备考表→装盒→填写档案盒封面、盒脊→打印目录→排列上架。在一份文件中，文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件；文件附有文件处理单、拟办单或领导批示、签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件或手抄件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件； 各种报表、名册、图表等按其原来的装订方式，一册或一本为一件。会议文件、统计报表、刊物、简报、处理信访及审计、纪检监察案件形成的材料要分别结合时间集中排列。归档文件按件装订。采用左上角装订的或左侧装订（即三孔一线：页数多的可采用三孔一线装订）。

　　2、科技档案整理

　　科技档案整理步骤：收集→组卷→卷内文件排列→卷内文件整修→编页号→填写卷内目录→填写备考表→案卷封面的编制→编制案卷脊背→装订→案卷排列→编制案卷目录。科技档案整理应按科技文件系统、成套性特点进行案卷整理或卷内文件排列。文件材料根据归档范围分别整理编制成卷。科技档案整理工作原则：一是集中统一管理，分级负责原则，对养护工程文件要定期收集和集中统一编制、归档；二是应与工程实施三同步，即：同步管理、同步检查、同步验收。工程档案应按项目按阶段组卷整理装订，装订采用三孔一线法。

　　3、会计档案整理

　　会计档案整理步骤：分类→装订→编制卷内目录→填写卷内封面→编制案卷号→编制会计档案目录→编制会计档案移交清单。会计档案类别定为会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类。会计档案凭证保存15年；现金、银行账簿 25年；总账、明细账簿等15年；年度报告（报表）永久；季、月报告（报表）5年；保管清册、销毁清册永久；移交清册15年；银行余额调节表、银行对帐单5年。会计档案卷内目录有两类，一类是会计账簿的卷内目录，一类是会计报告类的卷内目录（同文档卷内目录）。凭证是没有卷内目录的。报告装入盒内，填写子母盒封面的档号章和背脊即可。

　　4、特种载体档案整理

　　照片：活动结束后1个月内，由拍摄者连同底片、说明一并归档。同一内容的若干张照片，择其主要照片归档。归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。声像材料：单独放卷盒、像册中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　三、内业档案信息化建设

　　（一）建立机构

　　数字档案室建设工作涉及面广、工作量大、时间要求紧，建议建立由分管领导任组长、职能处室负责、相关处室参与的工作机制，落实好具体工作人员，安排好数字档案室建设工作进度计划。

　　（二）制订制度

　　主要包括电子文件归档制度、档案数字化规程（技术标准）、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度、档案数据网和信息设备维护使用制度等。

　　（三）配置设备设施

　　档案专用电脑、扫描仪、打印机、光盘刻录机、UPS电源、服务器、数码相机及数码摄像机等设备（其中前5项为必配设备）。

　　（四）确定数字化范围

　　明确单位需进行数字化扫描的文书档案、科技档案、会计档案、业务档案、照片档案等的范围，以及声像档案需进行数据格式转换的范围。

　　实施档案管理软件系统，所有归档文件，都必须通过档案数字化管理软件系统、扫描、录入等多种渠道，逐步实现“档案的利用和查阅”以电子计算机为主，便于一定范围内的共享与利用。

　　四、结束语

　　综上所述，高速公路内业档案管理和信息化建设是项任重道远的长效工作，是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作，作为参与高速公路内业档案管理人员，我们必须树立档案意识、规范档案管理，从而提高高速公路内业档案管理水平，更好地为高速公路的建设和发展服务。

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