高校评估中教学档案管理的重要性及工作创新

　　针对档案在服务高校评估中呈现的一些问题，从分析教学档案与“评估”之间的相互作用入手，论述了做好高校档案管理工作的重要性，提出了加强高校档案管理工作的新思路。

　　一、高校评估中教学档案的重要性

　　高校教学评估是国家行政部门对高校实行监督和考核的主要形式，是国家判定一所高校是否合格以及选定重点高校重点学科的重要依据，也是高校完善教学设施，提高教学质量，提升办学水平和管理水平的巨大动力。可以说，收集齐全完整、整理科学规范的档案材料在评估中起着举足轻重的作用。

　　1.高校教学档案是高校评估的基础和支撑。

　　评估专家获取受评高校信息的途径有两条。一是获取按评估指标体系整理、汇编的背景材料和支撑材料。这些材料大多来自系部教学部门档案。二是通过调查访问、现场听课、听取汇报、民意测评等形式直接收集评估信息，但由于受时间、人为因素的影响，此种途径获得的信息可能只是反映局部、暂时的表面现象。有些内容的评价单凭直观的现场考察、座谈、走访是无法了解高校全貌的，最终都要以高校各级档案部门提供的原始材料为依据。高校档案是评估专家对受评高校作出符合实际评价的原始依据，评估专家进校考察评估，除了看到听到的现实情况外，大部分时间都是通过审阅自评报告和查阅各种档案资料来了解受评高校的情况，如果档案材料充实而完善达到真实性和完整性的统一，再辅之以调查、走访、民意测验等就可以对教学管理水平作出准确的评价，反之一些单位不注意平时档案材料的积累，档案材料不完整、不齐全、那么就会影响评估结果。

　　2.高校评估促进高校教学档案建设

　　高校评估极大地提高了人们的档案意识，增强了档案工作的责任感，高校评估的结果直接关系到高校的前途和命运，关系到高校的社会声誉和社会地位，关系到高校未来的发展，关系到广大师生员工的切身利益，而影响高校评估结果的直接因素是高校档案。高校评估推动了高校档案工作的科学化、制度化和规范化，高校档案在评估中的全面亮相既有助于检阅高校档案工作的成就，更便于及时发现档案工作的不足，从而制订相应的规章制度、规范，促进档案工作不断向科学化、制度化和规范化的目标迈进。其中，高校评估更加快了高校档案工作信息化进程，各校需要在较短的时间内向评估专家提供大量的关于教学、科研、党政管理等方面的支撑材料，受评高校如果还是使用传统的管理和服务模式就不能进行快捷高效的检索和及时调用各种档案资料，影响评估专家的正常工作，也会给受评高校的评估结果带来不利影响。因此，只有加快高校档案工作信息化建设的步伐，才能适应高校评估工作的需要。

　　二、高校档案工作创新首先必须是的创新。

　　1.档案工作创新务必是工作方式、方法上创新。工作方式、方法创新就是档案工作要适应时代发展的需要，由原来单纯的档案实体管理模式转为以信息管理为主的信息化管理模式，实现档案管理以及档案工作的信息化。具体就是实现档案工作的“三化”。即档案工作的现代化、档案资源的数字化、以及档案服务的网络化。只有这样，才能提高档案工作的效率，才能提高档案工作的水平与质量，才能体现档案工作的价值，从而提高全员档案工作意识和责任心，为档案工作的科学发展创造基础。

　　2.档案工作的现代化：档案工作的现代化，就是实现档案办公的自动化、程序化。在档案信息系统建设的过程中，一要确保信息系统功能的完善强大，将档案工作全部管理环节都考虑进去，实现办公的自动化、程序化，提高工作效率，将档案管理人员从原先档案实体管理中繁琐的重复体力劳动中解放出来，专心做好档案信息管理和开发。二要重视和加强对文书管理工作实行前端控制，在其形成之初就介入档案管理，实施对其全程跟踪管理，实现文档一体化管理。

　　3.档案资源的数字化：档案资源数字化是档案工作现代化的前提、基础。在高校档案资源数字化过程中会遇到一个问题：原先归档的纸质档案怎么实现数字化？比较便捷的方法就是委托专业的扫描公司，集中力量把纸质档案转换成数字文件。这需要花费一定的资金，但相对于档案的数字化利用而言，付出是值得的。此外，在档案数字资源的建设中，尤其要重视和加强对诸如OA等各业务办公系统产生的现行电子文件的捕获、转化、转换方面的研究，使这些数字文件直接转换为数字档案，避免重蹈再从纸质档案扫描为数字档案的覆辙，解决“增量”档案的数字化问题，进一步丰富、完善档案数字资源。

　　4.档案服务网络化：档案服务的网络化，能最大限度方便利用者，使利用者能不分时间、地点最大限度获取所需服务，是当前档案工作服务方式的发展方向，可采取下列三种方式进行服务。

　　网上阅览。对已公开无限制要求的档案信息，档案信息系统应建立外部档案利用平台，用户可以通过互联网访问档案信息系统获取档案信息，实现档案信息的远程利用。

　　内部主页。对于设置了查询限制的档案信息，师生可根据各自的查询权限，通过学校的内部主页登陆档案信息系统获得权限范围内档案的全文信息。

　　现行电子文件自助阅览室。对于现行电子文件，可根据办公区域分布和服务半径设立相应的自助电子阅览室，用户可根据自己的授权通过电子阅览专用计算机自助获得相关领域的最新现行电子文件查阅。

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