大数据时代高校学生档案管理与利用探讨

　　随着信息技术的发展，新的信息存储和服务技术手段如：物联网、云计算和云存储等开始广泛应用于档案管理工作，标志着大数据的档案时代的来临。大数据的思想和技术手段有效促进了档案利用，也对高校的档案管理工作提出了新的挑战。对高校学生档案管理来说，适应大数据时代的档案管理需求，有助于高校全面、及时、准确地了解大学生学习和发展的各种情况，提高学生管理效率，推动其科学决策提供依据，但也对学生信息的档案数据的充分录入及学生个人隐私保护等提出了新的挑战。因此，对高校档案馆的学生档案管理提出了新的要求。

　　1.大数据的档案管理时代来临

　　大数据一般指的是所涉及的数据资料量规模巨大，在合理时间内进行撷取、管理、处理、整理成为有效信息的数据[2]，借助云计算的数据处理与应用模式，获得现状和预测的各种信息，满足现代社会对信息的日益多样化、高效化、个性化、专业化的需求。大数据对高校学生档案工作同样产生了深刻的影响，从高校管理部门的角度来讲，从大量的学生档案中挖掘出来的大数据有利于高校管理部门比以往更加全面了解高校学生的现状，并根据这些数据从中进行更准确的分析并作出更精确的决策；对高校档案馆而言，大数据意味着高校学生档案管理的工作的重点发生改变，从以往单纯注重学生档案工作的记录和保管转向对学生档案工作的记录、管理、保护、数字化输入和有效利用等多方面并重，在全面充分利用高校学生档案数据的同时保护学生私人档案信息。

　　2.大数据时代高校对学生档案工作需求和挑战

　　2.1高校对学生档案需求的变化

　　大数据时代，高校对学生档案工作的需求更加细化，深入，准确，以求实现更加科学的管理和决策。其需求发生了以下三点改变。

　　2.1.1学生档案数据需求的改变

　　虽然在传统学生档案管理中，为高校其他部门提供相关的管理数字统计一直处于举足轻重的作用。但随着学生人数和学生个人信息量的迅速增长，相关的档案也迅速的增长[1]，巨大的信息采集量使得传统学生档案统计所采取的静止、局部抽样的数据统计方式已经无法满足需求，学生管理工作日益需要更加全面的、动态的数据，这类的数据具有数量巨大，类型繁多的特点，并且时效性强，具有很强的预测性，从数据来源的范围看，必须达到“样本=总体”的要求。这需要档案馆在很短的时间根据动态的需求提供最全面的的统计数据，因此需要档案馆在圈校范围内建立有效全面的学生数据和分析系统，来满足信息用户的需求。

　　2.1.2更加迅速快捷的需求

　　为了保证档案信息的安全，信息用户获取档案信息需要较为复杂的程序和教长的时间。而在信息技术迅速发展的条件下，信息用户对信息的时效性的要求越来越高，对信息获取流程也要求简化。虽然，高校档案馆已经开始了档案数字化的进程并做出了很多成绩，但并未始终未形成与图书馆系统相似的信息管理系统，传统的档案信息获取方式并不利于信息用户自动生成和统计所需要的统计数据。信息用户希望有途径通过网络迅速快捷的获取所需要的档案信息，档案馆应在档案信息快捷获取方面做出更多的努力。

　　2.2大数据条件下高校学生档案馆工作的挑战

　　在大数据时代，高校信息用户对档案馆的需求越来越多，这些需求给现今高校档案馆的学生档案工作提出新的要求，能否应付这些挑战将成为高校档案馆能否成功迈入大数据时代的关键，这些挑战包括：

　　2.2.1数据处理的挑战

　　（1）数据存储与记录的挑战

　　传统的高校学生档案的记录工作一般由学生管理部门负责，一般内容包括学生在校期间学习的经历、政治表现、奖励状况等。虽然近年来高校档案归档范围有所拓宽，如：学生心理状况档案和社会实践档案，但这记录远远无法满足大数据条件下高校信息用户的需求。现代大学生管理要求掌握更为细致的学生状况。如，学生日常表现，学生个人图书阅读倾向等以往非归档范围的数据。这些记录必然导致档案资料数量的指数增长。而目前相当多的高校档案馆依然采用手工管理和纸质阶段，这种管理方式已经无法满足这种迅速增长的档案存储和记录的需求。大规模档案数字化网络化势在必行。

　　（2）数据处理的挑战

　　海量的数据存储也带来了高校档案馆在数据处理上的问题。在大数据时代，信息用户对数据的要求是随机的，全面的和时效的，即在要求高校档案馆能够从自己所储存的海量数据中，按照客户的需求提供交互式的，实时的、有价值的信息。这要求档案馆必须建立有效的数据检索和分析系统，实现自动统计，彻底摆脱传统手工处理档案的方式。

　　2.2.2档案服务方式的挑战

　　大数据时代，随着档案数据处理和用户服务要求的提高，档案服务将从当今的“供给导向”向未来的“需求导向”发展，高校档案馆在管理学生档案的时候，应将满足学校不同部门的信息需求放到重要的地位，将自身所存储的档案资源转化为知识资源，成为大学档案管理部门的重要任务。这就要求档案馆必须优化档案工作流程，强化档案数据的分析和挖掘，创新档案服务的模式，实现档案的智能服务和知识服务[3]。

　　3.大数据时代下高校学生档案管理方式探讨

　　面对大数据所带来的挑战，高校学生档案管理工作须对现有的工作方式进行改进，在档案收集、管理、利用和保护上做出调整：

　　3.1高校学生档案数据输入方面

　　在大数据时代，应对档案资源进行统一管理，首先是在档案收集方面，必须确立一个清晰的数据输入目标，建立一个“大档案”的观念，扩大数据搜集的范围，不在仅限于传统的学生档案管理范围内的数据资料，还应当包括平日里学校辅导员，心里咨询师等人员所记录下来的单个学生的动态档案，甚至学生管理平时工作中所形成的文件、数据、视频、实物都应被视作档案而被收集，保证所收集的档案信息动态全面；其次，统一档案收集标准，当前不同高校甚至不同部门对学生档案的收集缺乏统一的策略标准，不利于进行大数据分析，应采用高校辅导员等易于掌握的标准进行动态输入，以方便大数据的提取，例如：对高校学生档案管理中的心理测试表，应确立具有普遍适用性的标准，满足各个专业和年级的需要，才能有助于科学全面地反映学生心理发展趋势变化。

　　3.2高校学生档案管理方面

　　大数据时代的档案管理的基础是档案资源充分利用数字化的，因此应首先重视档案的数字化工作，而且不仅仅是新收入的档案进行数字化处理，如果条件允许的情况下，也应当对已毕业学生的档案也进行数字化处理。其次，应根据学生档案需要开发出一套能够支持海量数据挖掘和处理的数据管理分析系统，该系统既能够根据学生管理工作的需要，自动提取分析原理模糊的潜在的数据，从而挖掘出学生中更多的隐含信息，也能够自动过滤掉涉及学生隐私或不宜公开的信息。

　　3.3高校学生档案服务方面

　　大数据对学生档案工作最大的改变就是在服务方面，档案馆应改变只注重保管的传统，主动利用掌握的学生信息资源为高校学生管理者提供服务，首先，档案馆应开发适合高校管理者的学生档案信息分析系统，简化信息获取程序，方便快捷的为高校工作人员提供各种数据分析；其次，信息技术的发展，使得档案馆针对用户的个性化服务成为可能，档案馆可以根据信息用户的档案阅读倾向的细节化分析，预测出信息用户的真正的需求，在档案信息安全的条件下，主动为信息用户服务；最大程度满足信息用户的需求；再次，大数据背景下，档案馆的技术水平也将提升到一个更高的标准，使得档案的智能化服务成为可能，通过对学生档案数据的智能化抓取，快捷迅速的满足信息用户的多方面需求，有利于有价值信息从单个主体拥有向多个主体拥有的流通与传播，也利于将学生档案中的隐藏信息显示出来，甚至能进信息变成系统的输出结果。

　　总之面对大数据所带来的方兴未艾的信息技术革命，对高校的学生档案工作既提出了挑战也带来了机遇，档案馆应针对学生档案的特点及高校信息用户的需求，再保护档案的前提下，引进新的技术和手段，充分挖掘存储在学生档案中的信息，提升和完善目前高校的学生档案管理工作，促进学生档案产生最大的社会效益。

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