构建专门档案数字共享体系模式初探

　　档案是信息时代中重要的资源，其对人类的社会实践活动有着详细的记录，可以起到传承历史的作用，也可以对城市的规划起到数据参考的作用。社会在不断的发展，科学技术也在不断的进步，档案的种类越来越多，管理的模式以及管理体系也在不断增加，专门档案数字共享体系模式是对传统档案管理模式的改进与优化，弥补了传统管理体系中存在的问题以及漏洞，有效提高了档案管理的精确性，还可以实现信息的共享，下面笔者对专门档案数字共享体系模式进行简单的介绍，以供参考。

　　一、专门档案管理的现状

　　专门档案是一种针对具体业务提出了档案管理模式，其专业性更强，在操作的过程中，需要多个部门配合，而且需要做好档案的收集与整理工作，档案管理人员需要明确分工，优化工作流程，提高工作的效率。专门档案是将档案收集以及档案管理交由不同的人处理，所以，工作人员需要做好衔接工作，对工作人员的专业性要求比较高。在我国很多档案管理单位中，工作人员熟悉业务，但是对档案管理知识却不了解，很多工作人员缺乏专业性知识，由于工作的模式具有多样性以及变化性，而档案的数量在不断的增加，所以，档案管理工作的难度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人员对工作流程不够熟悉，没有实现科学的管理，则不利于提高档案的利用率，也不利于保证档案保管的安全性，容易造成档案缺失等问题，会给国家带来较大的损失。我国很多政府机关以及档案馆，都已经应用了专门档案数字共享体系模式，对专门的档案进行了收集与整理，但是档案管理还是存在不规范的问题，工作人员缺乏资源共享的意识，单位的管理力度也不强，没有对档案进行深度的开发，这样不利于满足社会的要求，无法使档案资源发挥出最大的价值。在专门档案管理体系中，很多软件的灵活性差、可扩展性也不高，只有不断的优化管理体系，才能促进档案管理工作更好的发展。

　　二、专门档案数字共享体系的构建

　　专门档案数字共享体系是一种新的档案管理方式，其主要是利用数据集成以及远程查询两个模块发挥档案管理与共享的功能。数据集成中有4个板块，分别是标准体系支撑、全过程管理、跨门类检索以及安全保障。标准体系支撑平台中又包括档案分类、标准模板以及政策法规。政策法规体系是对档案法律以及法规的整合，在构建专门档案平台时，需要设置国家管理标准，并且严格按照这一标准执行。全过程管理是由项目管理、数据录入以及项目发布构成的，在创建新的项目时，可以对同一类目下新的项目进行删减，可以对档案的收集进行指导。在数据录入的过程中，需要做好目录索引、文件附件等工作。项目发布是利用B/S模式，将相关数据发布在信息查询平台，该平台可以实现远程操作。跨门类检索平台的设置，可以提高档案的利用率，而安全保障平台可以实现档案利用的安全性，在档案开放性管理的模式可以实现数据的远程查询。当检索平台中，还具有权限管理的模块，其可以实现对数据的备份存储，有效避免了数据丢失等问题的发生。

　　三、专门档案数字共享体系的优势与特点

　　1、实现了档案的全过程管理

　　专门档案数字共享体系，利用全过程管理平台，实现了从传统档案管理向全过程档案管理的突破。档案管理的工作重心是对档案的收集以及管理两个方面，但是缺乏对档案的全过程的监控与指导。档案数字共享体系的模块软件实现了对档案的采集、跟踪以及指导，使档案管理更加程序化、规范化，工作人员可以洞察档案收集到管理的各个流程，可以对档案材料更加熟悉。专门档案数字共享体系可以保证档案资源收集与业务同步进行，可以保证档案的完整性。

　　2、将档案管理从后期的被动管理转向前期的主动控制

　　常规的档案工作在项目结束后才开始，处于所有工作的后期阶段，对于因工作人员前期失误造成档案不完整的现象不能有效控制，损失难以弥补。专门档案数字共享体系中的全过程管理平台，以规范性标准作为业务指导依据，将档案工作的着眼点提到整个专业工作的前端。通过前期主动控制，使档案的收集、整理工作伴随业务进展逐层深入。档案人员在与专业人员互相配合中，前者逐渐熟悉专门的业务知识，后者也逐渐提高档案专业知识。档案人员对档案工作提出意见、建议和要求，指导材料逐步积累，当业务人员收集档案疏忽时，可以及时、主动地提醒工作人员，避免事后难以补救。专门档案数字共享体系打破了档案管理常规的“给什么，收什么”的被动局面，从后期到前期，由被动变主动，通过对专门档案进行前端控制，实现整个业务流程的跟踪指导管理，使档案收集时更加便捷、全面。

　　四、结语

　　专门档案数字共享体系具有较强的专业性，而且功能比较多，其架构体系的灵活性比较高，可以是吸纳跨门类搜索，而且可以实现分级管理，有效保证了档案信息传输与存储的安全性。专门档案数字共享体系的通用性以及适用性比较强，在应用的过程中，有效保证了档案的完整性，在档案搜索的过程中，实现了远程搜索，而且准确性比较高。该体系具有较强的开放性，还具有可扩展性，其在档案馆以及政府机关的档案管理工作的应用中，发挥着良好的作用与价值，体现出了便捷性以及服务性等特点。

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