电子档案存取技术探讨

　　电子档案的保存，只局限于在可用性方面是远远不够的。因为，电子档案内容是以数码形式存储在载体上，这就要求在利用电子档案的过程中，要以准确无误地恢复其原貌为前提，即先对电子档案内容的二进制数字编码进行转换，以人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行还原显示。这个过程必须通过电子计算机的软硬件平台并借助于某种检索工具方能得以实现。而且检索工具的选择，在逻辑关系的处理上，要同电子档案形成时编排的逻辑关系相一致，同时也要保证软硬件平台与电子档案所依靠的有关技术相一致。只有这样，才能完成转换与还原的过程。然而，电子文件归档后形成的电子档案，大都来自各个方面，往往是在不

　　同的电子计算机系统上形成的，其内容格式的编排也不尽一致。这种在技术和形式上的差异，必然会带来在电子文件归档后形成的电子档案需要进行恢复与还原时，所采用的技术与方法上的不同。因此，为了对电子文件归档后形成的电子档案都能够在以后的利用中得以准确、完整并能以人们直观理解的方式进行显示、就必须将所有与之有关的技术及数据结构定义和所用的软硬件平台等加以保存，以保证电子档案的可存取性。这无疑给电子档案的保存带来复杂性。特别是当电子文件归档后形成的电子档案所依靠的技术，随着科技进步而发生重大的变革时，就更加增大了电子档案恢复与还原的难度。这时，电子档案的管理人员只有适应这种技术上的变革，想出好的对策，才能实现对已往所存的电子档案的恢复。

　　一、保存电子档案所依靠的技术

　　保存电子档案所依靠的技术，是一种较直接的方法，是电子档案恢复、利用、维护等操作赖以实现的基础。这意味着，我们不但要对电子档案载体进行有效的保存，而且要对相关的电子计算机软硬件平台进行妥善保存，以便在今后的保管和利用中能够准确、完整地对电子档案进行还原显示及维护操作。随着科技的进步，各个时期、各种电子档案所使用的电子计算机软硬件平台将会不同，有的技术设备甚至早已过时，对于档案部门来说，需与电子档案同时保存的这种过时的不同型号和版本的电子计算机软硬件平台，将会越来越多。长此下去，档案馆在对电子档案所依赖技术的保存上，将近乎于电子计算机软硬件的博物馆，这无疑会给档案部门带来很多负担和不便之处。所以，当电子档案所依靠的技术已经更新时，我们必须使保存的电子档案适应新的技术，才能达到水久保存和进行显示恢复的目的。那么，如何才能适应技术发展和设备更新所带来的诸多矛盾呢？具体地说，可以采用以下方法：

　　1.采用一种特定的技术，消除电子档案对相关技术的依赖性，这是一种用于恢复电子档案的标准技术，即在电子文件归档时，把属于一般性的电子文件格式，转换成各种平台上都能适应的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。目前许多数据库管理系统的制造商都在将自已的产品向通用型、开放型发展，这些产品可以在多种不同类型的硬件及操作系统平台上得到支持。因此，也可将电子档案建立在这种通用的数据库平台上。

　　2.对于较为特殊的电子档案的内容格式，需要采用或开发对应的转换软件，这种转换需根据应用技术的变化而进行，即每当我们所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的一致性发生变化时，就得对所存电子档案进行对应的转换、使其始终保持同新技术的兼容性，以适应技术发展与设备的更新。当然，这种转换软件，需要随着技术的发展而不断升级或更新。

　　二、保存电子档案的相关支持软件

　　上述各种方法，虽然能有效地解决电子档案可存取性方面的问题，但在整个工作过程中，需对原始形成的电子档案格式进行转换.尽管在内容上没有任何改变，但也不可避免地造成了对原显示格式的破坏。我们也可采用保存电子档案相关支持软件的方法，使电子档案以原始形成时的显示格式恢复。这是一种被称之为“打包”的方法，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的实用软件及整个应用系统―并保存，且与电子档案存储在―起。需要对电子档案恢复时，可运用同电子档案存储在一起的这些软件系统，使之按本来的面目进行显示。但是，我们应该看到，这些软件系统是建立在原来的软硬件平台上的，为解决这个问题，还必须建立一个在现行软硬件平台上的仿原来操作系统的操作系统，以消除对过时软硬件的依赖性。

　　在应用这种方法时，还必须对原软件系统的功能做一些限定。例如，在原实用软件和应用系统中，都有文件的制作和修改功能，这些功能应在“打包”之前删除或进行屏蔽处理。因为，在电子档案的恢复过程中，可能出现由于操作人员的误操作而引起电子档案内容的变化或丢失，破坏其原始性。

　　三、保存电子档案的可视性

　　保存电子档案的可视性，是直接保存电子档案原始的可视格式向用户显示的一种技术。这对那些非常重要或需长久保存的电子档案进行有效保管所必须采用的手段。其实现的方法主要有：一是使用具有“显示”功能的专用软件；二是借助于支持显示的标准化代码；三是保存档案的电子图像；四是保存电子档案的纸质拷贝件或制成缩微品。这里需要指出的是，在上述四种方法中，前三种仍需在电子计算机软硬件平台的支持上进行，只是在显示时减少了中间转换过程，相当于直接对电子档案进行显示。用这种方式显示的电子档案，一般情况下是无法进行修改，因而也保证了电子档案的原始性。特别适用于保存带有电子印章或通过光笔进行人工批改过的电子档案。然而，就现在的技术而言，磁存储载体或光存储载体都不对能成为电子档案永久保存的稳定载体，这是由于存储载体本身的持性和设备、技术的变化所决定的。所以，对特别重要的电子文件或电子档案，同时保存纸质拷贝件或制成缩微品，则显得尤为重要，因为这是最为稳妥的永久保存方法。

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