浅谈电子档案的利用工作

　　一、电子档案利用前的数据准备

　　非直读性是电子档案的典型特征之一。因而，为保证其在利用中得以准确恢复并易懂，有必要进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立。电子档案的基础数据，其内容包括两部分：一是背景信息；二是元数据。背景信息所描述的是形成电子文件的背景，其中有形成的目的、形成之初的结构、形成和使用阶段的功能与活动、明显影响文件形成和维护的历史环境。元数据则是电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据等。

　　识别文件是记录在每份电子档案载体上的特别文档。用于描述存储在载体上电子文件之间的关系，这种关系可以是一对一的或非常复杂的关系。同时还须描述电子文件内容的内部结构和上下文关系。

　　电子档案基础数据和识别文件的建立，应根据档案保管部门存储和应用等技术条件与环境来确定其具体的要求，在电子文件的设计阶段纳入系统设计，使之能自动产生元数据与背景信息。在电子文件的形成阶段使背景信息和元数据得以有效的、完整的收集。

　　二、电子档案提供利用的方法

　　（一）提供拷贝

　　档案保管部门可以向利用者提供记录在特定载体上的，电子档案，所用载体应随不同利用对象而异。对使用大型电子计算机设备的利用者，以提供磁带为宜；对一般的微型电子计算机的使用者，如果档案数据量较小，可用软磁盘进行提供；若是大批量的电子档案，则可考虑用只读式光盘（CI）一ROM）进行提供。当提供上述载体拷贝件时，应将电子文件转换成通用的、标准的存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。

　　（二）网络传输

　　通信与电子计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境，用网络传递电子档案，成为一种越来越简便的方法。这一方法比较适用于馆际之间信息资源的互相交流和同相对固定的查档单位提供销案资料。可以通过点对点数据通信或互联网络来实现。使用通信网络传递电子档案更为快捷、可靠，而利用者本需获得和保管电子档案的存储载体；保管者也不需包装和同利用者寄送电子档案存储载体的拷贝件。

　　（三）直接利用

　　直接利用是利用者通过档案馆或另―检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。这一方法要求档案馆拥有恢复、处理和显示电子档案的设备。其特点是：可为利用者提供技术支援，同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。但是，这种可能性取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。因为，直接利用的电子档案必须是存储在系统中。然而，在大多数情况下，在线数据量的多少和利用需求并不互为因果。大量的电子档案都存在网络系统中将是对存储空间的浪费。可以采用根据利用者需求定期向系统加载数据的方法，如按对电子档案内容的需求或形成的历史年代进行分时加载，并将加载的内容或时序向利用者通报。从利用者的角度出发，还可建立利用者需求预约文档，通过系统对这些申请进行处理.及时将相关的电子档案加载到档案馆利用系统或网络查询系统中，并快速与申请者联系，供申请者使用。

　　三、电子档案利用的管理

　　（一）使用权限的审核

　　电子档案的利用，不仅是指电子档案的内容，因为对电子档案的利用，还必须通过其所依赖的技术与利用系统才能完成。所以，在利用过程中还包含着相关利用系统的各种功能使用。其中所涉及到的人员有：电子档案载体的保管人员；信息系统的管理人员；利用及维护系统的操作人员和利用者等。由于他们各自工作的性质与责任不同，因而对其进行使用权限的审核是十分必要的。

　　利用者和提供利用者，都应通过审核才能确定其使用权限和操作权限，审核应由利用工作的决策者执行。首先，在整个利用系统功能的使用上，要根据各种人员的级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，当进入系统时，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用的各种功能操作的路径进行跟踪与记录，对涉及使用未经授权的功能时，应能拒绝响应并给予警告提示，以确保系统的安全和进行有效的控制与监督。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，确定其使用控制程度。在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。这里应特别注意的是：对整个系统带来影响或对电子档案载体进行无条件复制等功能，其被授权的范围应越小越好。同时要建立有效、可行的规章制度，确保使用权限的审核方法在利用工作中得以实施。

　　（二）提供利用拷贝的回收

　　提供电子档案的拷贝件是一种主要的利用方式。对整个利用系统来说，提供拷贝件必然带来利用时间与利用地点的分散，这无疑给利用管理工作造成―定程度的麻烦。如果管理不好，将会造成电子档案信息无原则的散失。并对电子档案利用工作造成很大的影响。因而，必须采取有效的措施和方法，对此进行严格的管理。除经过编辑公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝件必须进行回收。提供拷贝的内容应依据利用者的需求和使用权限确认后进行。原则亡尽量避免把载体1：存储的电子档案信息全部拷贝出来，并通过技术手段防止所提供的拷贝再复制。完善提供拷贝利用于续.即提供利用者和利用者双方都应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。系统可根据这些登录信息进行自动管理，以便使电子档案管理人员能够及时了解提供拷贝利用的情况，并对已到回收期限的拷贝提出催还清单。

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