卫生计生局档案管理信息化研究

　　引言

　　随着社会的不断进步，经济的高速发展，我国的卫生计生局的档案管理工作会面临着更大的挑战。在卫生系统档案管理发展过程中，计算机的发展为档案管理实现了信息化，档案信息化正处在发展的阶段，而完善档案的工作是一项非常巨大的任务，由于具有高度专业化和技术性强的特点。近年来，随着网络的产生以及管理档案的新型软件的诞生与发展，我国各单位档案管理的工作逐步向技术化、信息化发展，对于卫生计生局的档案管理也会带来很大的变革。因此，是对当前工作的一种挑战，也因此需要管理和技术上的创新理念和设备的技术更新。很多卫生档案管理工作，还不能对其档案进行有效的管理，存在很大的疏忽与漏洞。因此，提升卫生计生局的档案管理信息化建设是一种必然的趋势，迫在眉睫。目前档案管理在网络上建立的管理系统已经积累了很多实战经验，这为加快档案信息化建立提供了良好基础，从而加速了实现快速档案信息化的进程。

　　1.卫生计生局档案管理信息化内涵与意义

　　（1）卫生计生局档案管理信息化的内涵。卫生计生局档案管理信息化的内涵，主要是指卫生计生局的档案管理工作，要以现代管理的科学理论为指导，以现代化的管理方法和手段作为保障，以先进技术和设备作为媒介，改变传统档案管理的体制，逐步实现档案管理工作的智能化、信息化、定量化、系统化，形成相对规范的体系，使得档案管理工作更加适应经济社会发展的要求。

　　（2）卫生计生局档案管理信息化的意义。随着网络技术的不断发展，管理档案的新型软件的诞生，为我国的档案管理信息化提供了技术基础，基于网络与管理软件的发展，我国的档案管理信息化会呈现出很多的优势，这是传统的档案管理是无法比拟的。

　　第一，提高档案管理的保存时间，更具有实用性。档案管理信息化，可以使档案的信息保存时间更加长久。传统的纸质档案容易受天气、环境等因素的影响，而且查询信息比较费劲。而且，纸质档案在较潮湿环境下会很容易发霉，对信息良好的保存会存在很大的影响，这就导致很多重要的信息会随着环境的改变而产生消失、遗漏等现象的出现。实行档案的管理信息化后，就可以将档案备份，并将档案储存到电子磁盘中，这样不但能节省档案的存储空间，还保证了档案信息的永久性，提高效率。

　　其次，提高工作效率，查找方便、便捷，更具有高效性。档案管理信息化可以使档案的信息更加丰富，使用起来更加方便、快捷。这是传统的纸质档案所无法比拟的。传统的档案管理工作比较繁琐，使用及查询一份档案的程序是比较复杂的。档案管理信息化后，可以根据关键字搜索，快速查出自己想要的信息，程序简单，用时少，而且不会影响到其他档案的管理。

　　2.卫生计生局档案管理存在的问题

　　就目前的现状而言，卫生计生局的档案管理还存在一些问题，具体如下：

　　（1）领导对档案管理工作不够重视。领导不能完善、系统地了解档案的管理制度，因此，领导必须对单位档案的管理足够重视，才能有效地对档案进行管理。

　　（2）缺乏管理档案的专业人员。管理档案的专业人员在卫生计生局档案管理中是比较少的，很多目前在管理档案的管理人员没有参加过专业的档案管理的培训，因此，很难适应档案管理信息化建设。

　　（3）档案管理的信息化程度不够。虽然现在得网络已经很普及，但很多卫生计生局的档案管理工作还是没有得到全面的信息化。纸质档案一损坏，很多重要的信息就随着损失了，且无法补救。

　　3.卫生计生局档案管理信息化建设的现状

　　目前档案管理进行信息化建设的同时，还会受到传统档案管理的一些影响，因而会显现出一些问题，具体如下：

　　（1）信息化档案管理基础薄弱。良好的高科技设备，是做好信息化管理的基础。虽然很多档案馆也配备了硬件设施，但是应该认识到的是信息化档案管理是一个复杂的系统工程，不能仅仅流于形式。

　　（2）档案管理系统的建设有待完善。通过具体的实践调查可以发现，现在市面上的档案管理系统虽然能够完成一定的管理工作，但是都存在一定的瑕疵。

　　（3）专业人才队伍缺乏严重。很多档案管理人员多年纪较大，且没有档案管理的专业背景，人员配备也不合理，专业人才缺乏等现象，都导致了档案管理工作难以有序开展。

　　4.卫生计生局档案管理信息化建设的策略

　　档案管理信息化的建设对卫生计生局的发展以及社会的经济效益都有密切的联系，因此有必要对卫生计生局档案管理进行信息化建设。

　　（1）加强领导对卫生计生局档案管理信息化建设工作的重视。领导要认识到档案管理的保密性问题。领导层还应对管理档案的人员进行专门的培训，这样他们才能真正的胜任档案管理的工作。

　　（2）建立完善的档案管理制度。只有科学的档案管理制度，才能促使档案管理信息化的快速发展。卫生计生局应该就单位档案管理的实际情况，制定一个周密的规章制度，推动档案管理信息化建设的工作。这样，才能保证档案管理的信息化建设工作能够更加顺利的实施。

　　（3）加快档案信息化基础设施建设，建设一个数字化的档案馆。档案部门应该制定出一个电子档案管理的有效方法，这样，才能对档案管理的工作提供一个比较有效的实施平台。除此之外，档案部门应该对视频、录音档案等档案和现行的文件进行数字化处理和存储，有效地促进档案信息资源的建设。

　　（4）档案管理方法的现代化。档案管理现代化不仅仅要依托先进的技术设备，还应该把现代化的管理方法作为档案现代化的主要标准。现代化的档案管理工作建立在高速发展的信息技术水平之上，是与当前经济飞速发展的现状相适应。

　　5.结束语

　　中国是一个人口大国，卫生计生局的档案管理是非常重要的，它将关系到人口的数量对国家的发展的影响，尤其是现在已经步入老龄化的国家，人口的比例是怎样的，国家应该制定什么样的人口政策，卫生计生委要提高重要的数据。因此，为了创造更大的效益，档案管理的工作是不容忽视的。如何更加高效率地服务，这将是作为卫生计生委档案管理工作重点研究的问题之一。

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