浅谈文件改版对人事档案管理工作的影响

　　一、文件改版后涉及人事档案有关要求

　　1.人事档案材料、目录和转递单按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发2009-12号）要求，干部人事档案材料载体使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准型A4型（297×210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边；而改版后则明确要求“干部人事档案材料和目录须采用国际标准型A4型（297×210毫米），材料左边应当留有25毫米装订边，干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

　　2.干部人事档案卷盒和档案袋

　　干部人事档案卷盒规格按照A4纸型相应调整，分为310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三种。卷盒设3个装订立柱装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱，从装订立柱中心算起，83mm装订立柱直径为4mm。卷盒背脊标签规格相应调整为310×22mm、310×32mm和310×42mm三种。干部人事档案袋规格按照A4纸型相应调整为：320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三种。

　　3.干部人事档案库房设备

　　干部人事档案库房所用档案柜、密集架和回转柜等设备，现能存放或调整层高后能够存放A4纸型档案卷盒的不更换；不能存放A4纸型档案卷盒或者设备老化严重影响安全和使用的，一并进行更换。干部人事档案专用打孔机孔径为5mm，不符合标准的须进行调整或更换。其他专用设备也要按照本通知要求进行相应调整或更换。

　　二、文件改版后人事档案管理工作面对的问题

　　1.档案管理问题

　　依据文件改版后的相关要求，对原文件年号日期记录的书写格式与之前有差别。执行新标准后，短时间内档案管理人员对新内容适应慢，近期归档的文件记录格式上容易出现错误。查找卷宗时对脊背基本信息理解需要一个过程，增大了翻阅过程的复杂性。卷宗纸张型号也有改变，对不符合规定的卷宗纸页需要重新打印装订，早期手写目录要全部更换成打印版本，档案每一篇内容都至关重要，这一过程很容易造成纸张确实，字体模糊不清导致的录入错误，程序复杂同时对档案管理人员造成了很大的心理压力，对管理工作质量影响大。

　　2.存放档案设备问题

　　文件改版后卷宗规格增大，之前存放档案的卷盒卷柜尺寸小摆放不下新的档案，可以通过结构更改满足需求的档案柜可以进行修改再使用，档案盒材质的特殊性决定不能再利用，需要更换。这一过程叙述简单但实际操作十分繁琐，要将档案全部转移至新设备重新安放，这之中就涉及到大量的归类和安全问题，对于档案等重要文件，挪动就存在着风险，这种大批量的更换位置很容易造成纸质破损、贴附在档案中的表单丢失。新设备尺寸变化后在原档案室放置时会遇到困难，每层的分类都需要重新排写。考虑管理安全的同时对经费支出也要有规划预算，做到高效使用不浪费。

　　三、如何做好改版后人事档案管理工作

　　1.加强领导，提高档案管理意识

　　由于人事档案管理工作不适宜公开，从业者都很低调不被注意，导致管理者对档案工作疏忽，对工作内容理解不全面，认为只是简答的收录和查阅调动。缺少对从业者进行培训学习。由于思想认识水平不高，在实际工作中就存在着：管档人员配备不到位，基础配套设施不到位，保管条件落后；档案人员队伍不稳定；人员政治、经济待遇不高等问题。这些问题既影响了干部档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理的工作水平。因此，要做好文件改版后的干部人事档案工作，就必须加大宣传力度，按照中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》精神，从意识入手，提高领导的重视程度，加强督促检查，使各级领导进一步提高对干部人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，加强对档案工作的领导，组织学习《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》有关要求，细化目标任务，明确责任分工。

　　2.增加投入，保证硬件设施达标

　　严格对照《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》各项要求，在认真分析区委组织部干部人事档案室管理现状的基础上，结合实际，制定切实可行的工作计划，拟定设备采购方案，投入专项资金，及时添置符合条件的铁质档案柜、新型档案卷夹，并配备干部档案管理专用计算机、打印机等。实现档案室、阅档室、办公室“三室”分开，落实“六防”措施，为人事档案规范化管理提供了强有力的基础保障。

　　3.加强管理，促进操作流程规范

　　按照档案装订新标准要求，健全和完善档案材料归档、借阅、转递、材料收集、鉴别、核查、保管保密等多项制度，规范档案材料收集整理工作流程，严格执行“五不查阅”和“三不转递”等制度。严把鉴别关，做到“六不收”（错误明显的材料不收，未标明材料形成日期的材料不收，有涂改的材料不收，属重复的材料不收，不属于归档范围的材料不收，复印件不收），在材料分类、排序、装订等方面，严格按照档案最新标准，所整理装订的干部人事档案，达到“完整、真实、精炼、实用”的要求。实行缺失材料督办制度，采取发通知、电话催、跟踪要等方式，对整理过程中发现的缺失和错误材料进行及时查找补办，确保档案信息的准确、全面和档案使用的规范高效。

　　四、小结

　　文件改版对人事档案管理工作来讲即是挑战同时也是机遇，顺应体制变化将新的管理方式应用在工作中。领导应加大对档案室的管理力度，完善工作流程，帮助管理档案人员适应新工作程序，实现自我价值。带动我国人力资源系列工作发展进步。

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