关于档案信息化背景下电子文档管理问题的思考

　　在档案信息化背景下，电子文档已成为档案管理的重要形式，给信息的存储和提取带来了便利。因此，我们必须弄清楚电子文档管理的概念，了解其自身的特点，才能从根本上找出电子文档管理存在的特点，并不断完善其管理方法，促进电子文档管理向更加科学化和专业化的方向发展。

　　一、电子文档管理的相关概述

　　（一）电子文档的概念

　　电子文档是在信息化的手段下得以出现的，它是指通过以计算机盘片、硬盘、磁盘等为依托在社会生活中形成的文字、图片等信息形式。它是以计算机的存储功能为前提的，并且能够通过网络传输，最终形式包括电子文书、电子报表等。电子文档对于企业、单位的信息存储特别重要，关系着企业的运转效率和信息安全。

　　（二）电子文档的特点

　　1、存储量大

　　和传统的纸质文档相比，电子文档以数字编码的形式存在，能够通过增加磁盘数量和容量来实现信息存储量的增加。特别是在信息量巨大的商业领域，电子文档的使用能够减少存储空间，提升效率。

　　2、信息共享性

　　电子文档是以数字编码的形式存在的，能够将大量的文字、图片等信息压缩，为信息的传输准备了条件。在这样的情况下，信息的传输受到时间、地点的影响较小，使其共享性提升，其管理向着更加科学化的方向发展。

　　3、使用效率高

　　电子文档的存储量大、共享性等特点决定了其使用效率高。人们都能够通过一定的检索方式，在较短的时间内获取有价值的信息，特别是在企业财务信息方面，对电子文档的使用更加频繁，给工作带来了极大的方便。

　　二、电子文档管理中存在的问题

　　目前，在信息化技术和经济发展的促进下，电子文档的发展正经历着飞跃式的发展，但是，其管理工作还没有得到相应的完善，存在着许多问题有待解决。

　　（一）电子文档整理欠规范性

　　电子文档的出现是对传统纸质文档的革新，减轻了档案整理人员的工作负担，但是，电子文档的整理是建立在一定的管理技术和信息化技术之上的，对其规范性有一定的要求。目前，电子文档的管理存在着许多不规范性，如没有对文档统一归类和编号、没有对文档进行备份等，这些不规范的行为都给电子文档的存储和提取带来了一定的困难。

　　（二）电子文档转存和复制工作不足

　　电子文档的出现给信息的保存带来了极大的便利，使得信息存储控辩变小、提取更加方便快捷，真正实现了信息的交互性和共享性。然而，电子文档仍存在着其本身的弱点，它是以磁盘等为载体得以保存的，数字信息是永久性的，磁盘是有一定的使用寿命的，因此，在电子文档的管理过程中，还要注重转存和复制工作，以防信息丢失。目前，电子文档管理比较注重存储方面，其转存和复制工作还有待加强。

　　（三）电子文档的安全防护工作欠佳

　　由于电子文档的建设处在发展阶段，在安全防护工作上还不到位，主要包括以下几个方面。一是价值重大的电子文档没有形成纸质档，一旦丢失则难以找回，造成认为的损失。二是没有对磁盘等进行划痕、病毒检测，使得电子文档的危险性增加。三是没有定期对文档进行抽样检查，对文档的有效情况没有细致的掌握和分析。四是在电子文档的提取过程中，没有就使用权限、使用方式等作出相应的要求，增加了电子文档的潜在风险。

　　三、完善电子文档管理的策略

　　电子文档对于企业和单位来说至关重要，有时甚至涉及到企业和单位的安全，因此，必须在分析电子文档管理的基础上采取及时有效的策略，促进电子文档管理工作向更科学和更高效的方向发展。

　　（一）完善电子文档管理制度

　　电子文档的特殊性要求必须建立完善的管理制度，才能保证各项工作顺利进行。首先，应该建立人员管理制度，让电子文档的相关管理人员受到相应的约束，对其进行一定的奖惩措施，并将其作为绩效考核的一部分。其次，应该对电子文档管理的详细流程作出一定的规定，包括文档的归档、审改、格式等具体的要求，以此来保证电子文档的规范性。

　　（二）加强电子文档的常规管理

　　电子文档的管理包括从信息的选择到维护等一系列的过程，因此，要加强其常规工作的管理。首先，在电子文档的归档方面，要将信息进行归类，并根据相关的规定对文档进行一定的选择，对特别重要的信息采用加密处理等。其次，在电子文档的后续管理方面，要注重对其安全性的提升方面，一是要对其提取做出相应的规定，机密的信息提取需要登记，二是要经常检查文档的存储情况，发现信息异常要及时处理。另外，要对电子文档及时备份，减少其丢失的风险等。

　　（三）促进纸质文档和电子文档的衔接

　　电子文档具有其自身的优点，但也不可避免的存在着易修改、易丢失等弱点，对其安全性构成了一定的威胁。因此，在合理利用电子文档的同时，应该将其与纸质文档同步，特别是对于机密性的信息资源，应该完善责任机制，安排专门的人员来妥善保管。在这样的努力下，充分发挥纸质文档和电子文档各自的优势，为存储和提取提供更加便捷的途径，促进档案管理信息化的科学性和有效性。

　　结束语

　　在档案信息化的带动下，电子文档越来越受到企业和单位的青睐，在促进信息资源整合、方便查询等方面发挥了重要的作用。但是，电子文档的管理还存在着很多问题，必须完善电子文档管理制度，增强其安全性，做好常规管理工作，才能更好地发挥出电子文档在信息时代的作用。

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