论高校实物档案的规范化管理

　　引言

　　高校在建设发展过程中产生大量具有价值的实物档案，由于档案意识的缺乏，很多具有历史意义的实物档案没有得到很好的保存。近年来，随着档案意识提高和相关部门的重视，实物档案的收集量和种类有所提升，但是相较于文书档案与科技档案来说，投入到此的人力物力要减少许多，实物档案的管理体系还存在着很多问题，因而发展缓慢。原国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》中没有将实物档案纳入管理范围，导致各高校没有统一的理论指导，实际操作中缺少了理论支持，从而实物档案管理工作没有相应的标准与规范。《〈高等学校档案管理办法〉实施手册》中虽涉及实物类档案工作规范，但是较为简单；段东升主编的《高校档案规范化管理工作手册》中将实物档案纳入高校特殊载体档案，较为详细介绍了实物档案的概述、整理、编目、保管与利用，为高校实物档案规范化管理奠定了基石。本文以《高校档案规范化管理工作手册》为依托，结合本校实物档案管理现状，对高校实物档案的规范化管理进行分析讨论。

　　一、实物档案概述

　　实物档案是指高等学校在招生、教学、科研和管理等各项工作中形成的，具有保存价值的各种实物及其相配套的文字材料。是由多种材料制作成的档案材料，属于特殊载体之一。实物档案按照实物所反映的问题或性质，可以分为荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、匾额、礼品、纪念品、字画、停用的旧印章等。实物档案的基本特点有记录性、直观性、多样性和实证性。实物档案作为档案的一类，其原始记录性是档案的本质属性。实物档案的直观性从其形态和内容特征可体现出来。相较其他类型档案，多样性是实物档案最显著的特性，载体的形态、大小、体积、材质各不相同，范围十分广泛，因此保存起来较为困难。实物档案通过记载高校发展所获得的荣誉与大事记等，具有很强的实证性。

　　二、实物档案的整理与编目

　　（一）实物档案的收集

　　高校各单位部门在公务及教学活动中形成、获得、接受、赠送、或是征集的的具有一定级别的荣誉或礼品等均应收集齐全，完好无损的整理归档。但是在实际工作中，部分单位将所得荣誉陈列在陈列室或办公室，不会主动向档案部门移交。主要是归档意识不强、概念不清晰，很多人认为档案就是文件，其他都不属于档案，只用移交本单位产生的公务文件就可以，实物不需要归档。其次实物档案形成时间不确定，各单位获得荣誉或礼品等形成的时间没有一定的规律，因此实物档案的收集很难完整齐全。

　　高校档案人员应做好档案的宣传工作，加强档案政策与法规的宣传力度，尽力争取各相关部门单位领导的重视，定期组织兼职档案员进行业务培训，培养档案意识，做到全校各单位按时完整归档，为后续档案工作提供必要的物质基础。对于需要展放一段时间的单位，可以先将实物归档，档案人员进行相关的整理编目，然后办理借用手续。这样既保证实物档案及时归档，也发挥了利用功能。

　　（二）实物档案的整理

　　实物档案的鉴定工作。我校档案馆规定市级以上荣誉、重要公务往来的礼品或纪念品、名人字画、停用印章等都属于归档范围。首先需对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。其次确定归档实物的保管期限。由于实物档案数量较为稀少，又具有很强的特殊历史意义，一般都划分为永久保存。

　　实物档案的分类工作。实物档案一般以件为单位进行整理归档，一件实物给一个档号，我校实物档案分类按照《〈高等学校档案管理办法〉实施手册》中的分类方案：SW12为奖状、荣誉证书，SW13为奖杯、奖牌、锦旗，SW14为礼品、纪念品，SW15为字画，SW16为印章，SW17为其他类。高校确定一种分类方案后应保持分类方案的稳定，不能轻易作改动。

　　实物档案的排列与编号。根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。先按照类别分开，每一类型实物排列在一起，然后再按时间先后顺序排列。方式为：全宗号―实物（SW）―类别―年度―件号，这种排列方式既便于查找又方便库房的存放。根据排列方式，编制由全宗号、实物（SW）分类号、年度、件号等各项组成的档号。然后将档号填写在归档标签上，在实物档案上粘贴档号完整的归档标签。印章档案应装在规定的盒具内，一般停用的旧印章是成批归档，按照年度归档即可。

　　实物档案的目录与封面编制。实物档案归档目录包括序号、档号、题名、责任者、归档日期、备注、互见号。其中题名中需包含简要的文字说明：获得荣誉的时间、级别、荣誉单位、授予单位；礼品纪念品的授予者、接受者、公务活动名称；名人字画需写人物简介；印章要写明使用的起止日期。实物档案目录应编制目录封面，并可将历年的目录按类别分别装订成册以利于查阅利用。封面设置全宗号名称、年度、类别、起止档号等项目。

　　三、实物档案的保管与利用

　　（一）实物档案的保管

　　实物档案由于大小形态各异，为档案保管带来极大的不便。实物档案应当专柜保管，不宜与其他类档案存放一起。对于奖章、证书、奖状等小幅面的实物可以按照分类编号、年度、件号排列顺序保存到相应的档案装具中。较大的实物档案如奖杯、锦旗、礼品、字画等由于规格不尽相同，无法装入装具，可放入专门的档案柜或者陈列柜。对于有条件的单位，可以建立单独的实物档案展览室，既能为实物档案存放提供场所，又能将实物档案作为展品以供参观学习。

　　存放实物档案的密集架、档案柜和库房应保持整洁，定期除尘，做好防光、防盗、防虫、防霉、防损工作。严格控制库房的湿度、温度，避免实物档案褪色、氧化、生锈等，确保实物档案完好无损。易虫蛀、易腐蚀的实物档案要做好防虫、防腐蚀的技术保护工作，易碎材质的实物要放置在安全稳固的固定空间。印章档案按照档号顺序统一装入“井”字形印章盒中，将印章拓印于一张印模单上作为目录，盒内从上到下的排列顺序为：印模单―备考表―印章。对于已存档的实物档案均应专拍成照片进行相应的归档，一般的查阅工作可直接调取照片以供使用，以免频繁调取实物档案造成不必要的毁损。

　　（二）实物档案的利用

　　档案部门应制定配套的实物档案管理制度，明确实物档案的审批登记手续。实物档案可供于查阅，一般不借出馆（室）外利用，如确实需要使用档案原件的部门需提交借用说明以及归还时间，经部门领导批准后方可办理外借手续。归还实物档案时，应对归还的实物档案进行检查清点，核查档案没有损坏后完成归还手续。

　　实物档案收集、保管的目的在于利用，充分利用实物档案具有直观性、实证性的特点，来展示学校发展历程中所获得的荣誉与工作成果。将实物档案进行整理编研，展示在校史馆或者专门的实物展厅，以真实、生动的档案史料激励学生、陶冶学生情操。让师生在参观学习过程中了解学校的历史、发展过程、辉煌成就、办学特色以及办学理念，在潜移默化中接收爱校敬业和创新自律教育，从而增强师生的荣誉观、责任心和使命感。重大活动或来宾访问时参观校史馆，并且定期将校史馆对外开放，让更多的民众走进校史馆，通过展览进行宣传教育工作，将学校教育理念、荣誉成果、科技发展、人文思想、发展战略等展示给社会和广大师生，使之成为面向社会，传播科学文化知识的教育基地。

　　小结

　　实物档案作为高校档案的重要组成部分，其管理和利用工作与传统的纸质档案和电子档案的管理存在着很大的差异，做好实物档案的规范化管理以及最大化实现实物档案的利用价值是需要我们的不断探索研究。这将是一项繁杂、长期而艰巨的工程，也是高校档案事业发展的一项重要任务。

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