计算机在档案管理工作中的应用

　　一、将计算机技术运用到档案管理工作中的意义

　　1.促进工作质量和效率的提高。运用计算机技术不仅可以使档案的信息数据得到规范化的整理，而且还方便了使用者查找所需资料，节省了大量的检索时间，改变了以往档案手工编目以及查询繁琐的缺陷，帮助提高了查找效率。同时，使用计算机进入档案管理工作之中还可以降低以往手工编目的出错率，一旦出错也方便找出和纠正，使得档案管理更具精准性和实时性，方便了人们查询信息，帮助提升档案管理工作的向前发展。

　　2.帮助资源实现共享。互联网和计算机技术方便了档案的异地管理工作，弥补了以往受到时间和空间限制的不足，可以使不同地区的不同使用者随意查找自己想要的内容，真正的实现了资源共享，促进了档案管理工作的统一管理，提升了档案管理工作的服务水平，使档案信息可以充分发挥自己的作用，为社会各方面的长远发展做出应有的贡献。

　　3.使档案信息更加安全。以往的档案都是纸质的，不仅不容易管理，而且容易弄脏弄坏，特别是一旦出现火灾，那么所有的档案将毁于一瞬。大量的纸质档案也增加了管理者的管理强度，使得管理的成本和效率都很低下。但是，如果将计算机技术融入到档案管理工作之中之后，不仅解决了纸质档案容易损坏的问题，而且降低了管理者的劳动强度，更值得一提的是可以通过权限设置决定是否允许浏览涉密档案，增加了档案管理的安全性，起到一定的保护作用和物理隔离。

　　4.既扩充容量又节省存储空间。计算机在储存档案信息的载体主要是光盘、磁盘等形式。相比于纸质档案，这样可以提高档案的存储效率和存储容量。而传统的档案管理就会占据库房，增加了档案管理的成本。而且光盘等形式可以保证档案图像和信息的准确性和真实性，使档案能够得到全文存储。如果使用者在查询档案的时候，光盘也可以避免使用者对档案造成一定的损坏，保证了档案的安全，延长了档案的使用时间。就算档案出现任何问题，也可以及时快速的对档案进行转移，帮助实现档案管理的现代化和科学化目标。[1]

　　二、对将计算机运用到档案管理工作中的一些建议

　　1.建立完善的档案管理工作体系。科学的档案管理工作可以为人们提供十分丰富多样的信息资源，推进社会经济各方面的向前发展，促进了人力资源管理的工作水平。将计算机技术运用到档案管理工作之中也是现今档案管理工作的大势所趋，对此，我们必须建立健全档案管理工作体系，这样才能使计算机技术和档案管理工作合理的融合在一起，减少运用计算机技术产生的阻力和问题，同时也要对计算机技术的运用进行一定的规范，才能帮助提高档案管理工作的现代化水平。

　　2.帮助管理人员转变自身的管理思想。在计算机技术被广泛运用于社会各方面的大背景下，档案信息管理的工作开始变得复杂。将计算机技术运用到档案信息管理中是提升档案信息管理水平的必经之路。计算机技术特有的性能可以避免档案信息丢失并延长其使用寿命，能在其长期得到正常使用的基础上提高查询者的搜索效率。但是传统的档案管理工作方法和理念已经在许多工作经验丰富的管理员心中根深蒂固，对此，我们必须帮助转变管理员的管理理念，让他们逐渐认识到计算机技术对档案信息管理的重大意义。随着时间的积累，档案信息日益增加，随之带来的是档案管理人员的工作压力，因而，加快实现档案管理工作的现代化水平不仅是档案管理自身建设的需要，也是解放生产力的需要。

　　3.帮助管理人员熟练操作计算机技术。提高档案管理工作现代化水平的先决条件就是要提升档案信息管理人员的计算机技术运用水平。首先，要对档案信息管理人员定期进行计算机操作培训。对于部分工作人员的厌烦和抵触心理，指导人员应先说明计算机技术给档案信息管理工作带来的巨大便利。对于档案信息管理工作中需要的计算机技术知识、实践操作，应该进行详细的讲解，确保每一位培训人员都能掌握并熟练运用计算机技术，提升其档案管理水平和效率。同时，也要对管理人员进行科学分工，避免出现人浮于事的现象。在计算机技术被合理运用到档案管理工作中之后，要重新安排管理人员的工作，这是由于在计算机技术得到运用之后，管理人员的工作强度和工作压力逐渐减少，如果仍然按照以往的工作模式，就会出现人力资源被闲置的现象，只要重新进行分工之后，才能使人力资源得到最大化的利用，也才能提升工作人员的服务水平。在平时也要帮助工作人员意识到计算机技术对于档案信息管理的重要性，只有工作人员的思想水平上升到了一定的层次，才能促进自身工作能力的进步。

　　4.建立健全一个完整的档案资源库。要想提高档案管理工作的计算机水平还必须不断完善自身档案信息库的建设，使档案信息得到有效的管理和运用。作为所有信息资源的载体，档案信息库必须不断更新和完善，才能不被时代所抛弃。根据信息库中存在的信息不当等问题，要按照不同的信息来进行科学合理的分类，才能保证合理有效的提取档案信息。同时，也要定期对档案信息库进行维护，才能保证档案信息库在频繁的使用后还能得到正常使用，对于信息库中存在的一些问题也才能及时解决，力保信息库的准确性和完整性。档案信息库要以快捷服务为建设的出发点。在此基础之上尽可能的扩充档案的信息量，确保信息库能够发挥出自己的作用，更好的服务于社会。[2]

　　三、结语

　　在计算机技术和档案信息管理不断融合之后，档案的网络化管理必将得到更为广泛的关注和使用。然而，目前运用计算机技术到档案管理工作之中的做法并不十分普遍，计算机技术还没有真正在档案信息管理工作中体现自己的巨大价值，档案信息的管理也没有达到现代化的要求。在以后的档案信息管理中必须进一步完善相关制度，规范管理工作，不断推进建设档案信息库，提高管理人员的现代化档案管理水平，不断转变管理理念，提升自身服务水平，最大化的利用计算机技术自身的优势，才能促进档案信息管理工作迈向新台阶。

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