关于高校档案馆和图书馆共建校史资料库的思考

　　高校档案馆作为高等院校重要的信息机构，保存着丰富的高校发展历史的档案，其中包括历史文件、照片、甚至实物资料。这些丰富的历史文献资料有必要开发整理出来，并对外宣传和展示。高校图书馆作为长期对高校内师生进行信息服务的机构，能够将档案馆所整理的信息进行数字化加工并加以宣传，有效的扩展宣传的范围，由高校档案馆和图书馆协作共建的高校校史资料库将对培养高校内广大师生的感情有重要意义。

　　1.档案馆与图书馆合作共建校史资料库的作用和意义

　　1.1 促进档案馆馆藏校史资料的利用开发

　　档案馆与图书馆共建校史资料库首先有利于档案馆自身馆藏校史资料的开发和利用，高校中有关学校历史文献资料的收藏一直是高校档案馆工作的重要内容[1]，档案馆内保存着最完整最系统的学校历史文献资料，包括学校历次重大事件的文件、照片、历史实物和历届教师和毕业生的记录，其中不乏很多知名校友的在校记录，这些尘封的档案资料对高校是巨大的宝库，是高校过去足迹的记录，对其充分的开发和利用能够有效的促进高校内校情校史宣传，加深师生对学校的印象，培养师生对学校的感情。

　　1.2 丰富图书馆馆藏资源，提升图书馆的信息服务

　　档案馆与图书馆建设校史资料库也有助于图书馆馆藏的自身建设，校史资料库的建设促进图书馆对本校文献资料的收藏，填补图书馆在本校历史文献资料收藏中的空白，促进图书馆自身特色馆藏的建设，以及图书馆的信息服务的水平，为高校内进行高等教育发展研究的读者提供更加充分的原始资料，为高校进行政策决策提供历史依据。此外，图书馆也可以有效弥补档案馆的服务和工作的不足，虽然近几年来高校档案馆积极开发所保存的校史文献资料，例如：部分高校档案馆每年举办专门的校史展览，编撰校史会议文献和图片集，甚至组织专门的校史馆进行宣传，但由于缺乏长期有效对外服务的窗口，因此其服务时间的范围总是有限的，所整理出来的校史文献资料整体的利用率较低，无法达到促进本校师生对学校的了解和培养师生对本校感情的需要。图书馆是高校专门为全体师生提供信息服务的部门，有良好的信息服务平台和窗口，并且有丰富的信息宣传的经验，能够有效的将信息传递给需要的读者，因此两者相互合作建立校史资料库能够有效的开发档案馆所保存的校史档案，使其能够发挥最大效益。

　　1.3 兼顾校史文献资料的原始保护和充分利用

　　档案工作的重点主要在收藏，即如何更好的将信息保存起来，因为档案馆所保存的信息多为原始信息，易于损坏和丢失，因此，从保护信息的需要出发，档案馆较少进行对外服务，导致通过档案馆查找校史文献资料存在着很多的障碍，如：高校很多已毕业的校友回校通过档案馆查找自己当年的记录和照片却不对不面对复杂而自己并不熟悉的查找过程和教长时间。图书馆工作重点是对外服务，即将信息传递给所需要的读者，有着良好的读者服务系统，通过档案馆与图书馆的合作，将校史文献资料进行数字化，通过图书馆自身的数字化信息服务系统将档案馆所保管的校史文献以读者熟悉的方式传递给需要的读者，可以有效的减少因档案保管需要所产生的信息障碍，充分实现档案信息的利用。同时，通过图书馆与档案馆的合作将档案资源数字化，实现读者网上查找校史文献资料，可以减少读者使用原始档案的频率，最大程度实现对原始文献的保护。

　　2.档案馆与图书馆合作共建高校校史资料库的可行性

　　2.1 档案馆为校史资料库提供了丰富的资料

　　高校档案馆在校史资料库的资料收集方面能发挥巨大优势，首先，档案馆在收集校史文献资料上已经形成一套较为成熟的规整制度和工作流程，能够在长期的工作实践中接触和收集到丰富的校史文献资料，其次档案馆有充足和经验丰富的工作人员能够充分参加收集工作，各部门分管档案工作的人员定期送档保证了本院重要文件和校友资料的完整，为高校校史文献资料的采集创造了有利的条件。而其他学校机构，如：高校图书馆，虽然也通过购买、校友捐赠等方式收集到大量的校史资料，但无法收集到完整的校史资料，特别照片、实物等资料，

　　2.2 图书馆为校史资料库的展示和利用提供平台

　　高校图书馆长期对校内读者提供信息服务，其管理方式和服务方式使读者能够方便快捷的获取资源，随着高校图书馆内信息化水平的提高，使高校图书馆的信息技术水平也越来越高，将文献资料数字化并建立数据库的经验教为丰富，能够将档案馆所藏的校史资料的特点充分表现出来，并以便利、快捷的方式对其进行组织。高校读者也熟悉图书馆文献的检索方式和利用方式，将档案馆所收集到校史资料的通过图书馆的平台和技术进行加工并展示，能够文献资源的最大价值。

　　2.3 高校的管理模式提供了资金和人员保障

　　高校校史资料库对校园文化建设具有重大的作用，可以引导学生基础和发扬高校自身所传承的文化和精神，促进学生的发展和高校自身的精神建设。因此，只要高校图书馆和档案馆能够充分说明校史资料库的作用，就理应获得学校管理层在资金和设备上的支持。此外，在人员方面，高校的档案馆和图书馆都有较多的信息管理专业人才，能够对资料库内的信息进行有效管理，并通过图书馆的宣传平台充分地发挥其优势。

　　3.档案馆与图书馆合作共建高校校史资料库的模式

　　为了克服建设校史资料库可能遇到的障碍，高校在组织本校的校史资料库的时候，应充分发挥档案馆与图书馆在信息建设与服务领域的各自的优势，充分合作，采取合理的方式建设资料库，具体方式如图1所示： 　　3.1 高校校史资料的采集

　　档案馆的校史资料采集工作可以采取三种方式：1、从已保持的高校档案中收集整理适合存放在校史资料库的内容，2、由各学院负责档案的工作人员将各院系中散落的校史资料统一收集，3、向高校内的老教师、老职工征集有关校史的个人照片和实物；征集来的资料应在档案馆完成相关的档案著录、存档等工作。同时向校史资料馆提交资料的复印件，并根据资料库的要求进行整理，同时，对涉密校史资料进行妥善处理，然后将整理好的数据、照片和文本进行集结，提供给图书馆的相关部门做处理。如果条件允许，档案馆应同时向图书馆提供纸本文本和数字文本的校史资料[4]，减少进行数字化所产生的工作量。

　　3.2 校史资料的数字化加工、整理和存储

　　图书馆信息技术部门应对所收到信息进行整理，规范已有的数字化文档，同时对只有纸质形式的文献、照片进行数字化加工，保证所有的校史资料都有数字存储。并与档案馆档案著录人员合作将论文以网络文献通用的“元数据”的方式进行著录，将校史资料的主要形态描述出来，方便读者进行检索。在保存校史资料时可根据文献资料的特点、内容和保密程度可以建设三个子数据库： 一是校史文件库，主要收录历年来学校的重要文件和通告，二是校友录库，主要收录历届毕业生在校的记录，为了保护个人隐私，校友录库应只允许校友个人通过个人验证方式访问，三是照片和图片库，主要收录有关学校历史场景的照片和实物照片。

　　3.3资料库服务平台的建设

　　为了充分展示高校校史资料库的资源，图书馆信息技术部门必须首先建立一个良好、便捷的用户界面，吸引读者使用，其次应提高资料库的开放程度，通过技术手段使用户在办公室、家庭或任何一个地方的终端都能共享资料库内信息资源和信息服务，方便读者利用资料库的文献资料。再次，应保持资料库的时效性，保证高校每一年新出现的校史文献都能迅速上网。

　　3.4 资料库的宣传和推广

　　高校校史资料库完成建设后，应由图书馆宣传和咨询部门负责向全校师生宣传和推广，宣传的主要对象刚入校的新学生、对本校教育发展进行研究的老师和已经毕业的老校友，让校内师生了解校史资料库的内容和使用方法，促进校内师生对自己感兴趣的文献进行检索和查询，同时，应注意限定资料库的使用范围，避免任何侵害个人权利的法律问题和涉密问题发生。

　　4.结语

　　高校校史资料库的建立能够充分发挥高校档案馆和高校图书馆各自的优势，将存在在档案馆内的“死”档案转变为“活”资源，为校内的教学和科研活动提供服务。这也必将成为档案馆和图书馆之间打破部门管理界限，相互合作的有意尝试，为提升档案馆和图书馆提升自身服务具有重要意义。

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