电子文件与电子档案的保护

　　一、电子文件的概念及其保护

　　（一）电子文件的概念及种类

　　电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

　　电子文件具有两个基本特征：一是电子文件是由电子计算机生成和处理的，其信息是以二进制数字代码的形式记录和表示的，所以也称“数字文件”；二是电子文件具有文件的各种属性，具有特定的用途和效力。

　　电子文件按着不同的分类方法可分成不同的类型。

　　1.按电子文件信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、影像文件、声音文件等。

　　2.按文件功能分类，可分为主文件、辅助性文件、和工具性文件。主文件是指表达作者意图，行使职能的文件；支持性文件是指生成和运行主文件的软件；辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

　　3.按文件生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体文件重新录入生成的转换文件。

　　（二）电子文件的保护

　　电子文件的保护包括电子文件载体保护和电子文件信息保护两个方面。

　　1.电子文件载体的保护

　　电子文件是由磁性载体和光盘承载的。保护电子文件载体要求做到以下几点：一是库房温湿度应控制在17°到20°之间，相对湿度应控制在35%到45%之间，以避免磁性载体粘合层脱落，光盘变形以及记录信息丢失等；二是防止灰尘、光线和有害气体，以避免盘基在老化、变质、损坏、磁粉脱落以及产生色斑等；三是、防止外来磁场破坏记录信息，影响读出效果；四是防止机械磨损和强烈震动，避免载体划伤、弯折和纪律信息的损坏。

　　2.电子文件的保护

　　电子文件的保护一般采取以下几项技术措施：

　　（1）保障计算机信息系统的安全。（2）信息加密技术。（3）签署技术。（4）身份验证技术。（5）消息认证技术。（6）防火墙技术。（7）仿写技术。（8）信息备份技术。（9）防治计算机病毒。

　　二、电子档案的保护

　　电子档案是具有保护价值的，已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。对电子档案的保护应依据其特性进行保存与维护，从以下几个方面来保证电子档案的安全可靠，使电子档案能够长期处于可理解，可准确提供利用的状态。

　　（一）保证电子档案的可用性

　　1.电子档案载体的保存环境要求

　　一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

　　2.电子档案载体的检测与维护

　　为确保电子档案信息的可靠性和完整性，应每年对电子档案检测一次。主要检测载体表面是否损坏、变形，有无霉斑，并在相应的计算机设备控制下，对载体上的信息进行读取校验，以确定是否需要从新或更新。存贮在磁性载体上的电子档案，应每4年拷贝一次，且原载体继续保留。

　　3.建立电子档案维护管理的信息文档

　　对于电子档案的检测与维护，必须进行严格的控制与管理，以免因操作失误而造成难以弥补的损失，为此必须建立电子档案维护管理信息文档，并由工作人员就电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录。

　　（二）保证电子档案的可存取性

　　由于归档后的电子档案，大都是在不同计算机系统上形成的，其内容个事的编排也不尽一致。这种的技术和形式上的差异，必然会带来在电子档案需要进行恢复与还原时，所采用的技术方法上的不同。因此，为了对电子档案在利用中得以准确、完整并以人们理解的方式进行显示，就必须将所有与之有关的技术、数据结构定义及所用的软硬件平台等加以保存，以保证电子档案的可存取性。

　　（三）保证电子档案的可理解性

　　为使电子档案的可理解性，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括：相关的其他文件系列名称、存储位置及相互关系；对电子档案内容中所引用的其他未被存贮的参考资料出处；在自然语言中不常用的词语解释；必要的与电子档案内容相关的背景信息注释等。

　　（四）电子档案保存在电子文件阶段的要求

　　电子文件的生命周期包括设计、形成和使用三个阶段。为了使具有档案价值的电子文件真实可靠，且适合保存，有关保存和归档要求应在电子文件的设计阶段作出，随后的一切相应措施也应在电子文件的形成和使用阶段采取。

　　1.设计阶段。电子文件的设计阶段，必须根据电子文件归档后形成电子档案的保存要求提出计划。计算应明确保存电子文件所依靠的技术，规定归档的需求及保管期限。以便所设计的电子文件与系统能被有效地保存。

　　2.形成阶段。为严格履行电子文件归档功能，在形成阶段应对电子文件形成进行监督，已落实设计阶段提出的要求。若档案部门未参与设计阶段，则必须在形成阶段对保管问题加以解决。若在形成阶段，遇到设计阶段没有预计到的保管问题时，档案人员应及时采取措施，对系统进行改进或变更。

　　3.使用阶段。在电子文件使用阶段的维护，应从现行利用和档案价值两个方面着想，在对电子文件进行修改与维护后，既方便它的维护和利用，又必须实行有效的监督，使在设计和形成阶段所有保存计划得到实行。归档时，必须对归档系统进行监督和控制，以便发现或预防可能影响电子文件恢复、利用的各种变化。

　　因此笔者认为在对电子档案的保存过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

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