谈怎样建立档案机关检索工具体系

　　一、建立机关档案检索工具体系的意义和基本要求

　　（一）建立机关档案检索工具体系的意义

　　档案检索工具有多种，各种检索工具都有其特点和不同的检索功能。为了满足利用者从不同角度查找档案的需要，档案室需要编制检索功能上不同且互补的几种检索工具，从而建立机关档案检索工具体系。机关档案检索工具体系是否科学、合理，直接影响到档案检索的质量和效率，进而影响能发很好地提供档案信息为机关工作服务。

　　（二）建立机关档案检索工具体系的基本要求

　　1.要有一定数量的不同种类的检索功能互补的档案检索工具

　　一种检索工具通常主要提供一种检索途径，满足一种查检档案的需求，而档案利用者的需求角度是多种多样的。因此，只有建立不同种类的检索工具，才有可能提供不同的检索途径，满足不同的检索需求。建立不同种类的检索工具，应着眼于检索功能的互补与齐全，不能仅仅追求种类数量多。这是因为，有些检索工具，尽管种类不同，但在功能上比较接近或者可以相互部分代替甚至全部代替。这样的检索工具体系不能满足不同的检索需求，是不科学的。

　　因此，要建立一定数量的在检索功能上属于不同种类的档案检索工具。

　　2.档案检索工具体系要满足机关多数人的利用需求

　　档案检索工具只有满足机关多数人的利用需求，利用价值才会大。由于编制检索工具需要耗费较多的人力与材料，因而对少数人提出的利用角度，可以不编制专门的检索工具。只有对机关工作普遍具有使用价值的档案检索工具，才有必要编制。

　　二、案卷目录的功能

　　案卷目录具有以下功能。

　　（一）案卷目录固定了档案整理顺序，是保管和统计档案的基本依据。

　　（二）案卷目录是一种档案检索工具。案卷目录反映了全宗内档案整理顺序，因而具有检索功能，适合从全宗内分类体系查找案卷，也即从档案形成的门类、时间、组织机构和问题角度查找案卷。

　　三、案卷文件目录的功能与编制

　　（一）案卷文件目录的概念与功能

　　案卷文件目录，又叫“全引目录”、“卷内文件目录汇集”，是将卷宗内的案卷目录和卷内文件目录结合在一起汇编成册的档案检索工具。案卷文件目录兼有案卷目录和卷内文件目录双重功能。案卷目录记录的案卷标题只能概括地反映案卷的内容，不能具体、确切地反映案卷内的全部内容。使用案卷目录检索档案文件时，常常要调出案卷查阅卷内文件目录后才能最终确定案卷是否符合需要。这是案卷目录这种检索工具的局限性。卷内文件目录虽能具体、确切的反映案卷内的全部内容，但它附在各个案卷内，只有调出案卷并查阅后才能确定案卷是否符合需要，即卷内文件目录未独立成册，不具备独立的系统检索功能。这是卷内文件目录的局限性。案卷文件目录克服了两者的局限性，具有了对案卷和卷内文件的独立、系统的配套检索功能。

　　（二）案卷文件目录的编制方法

　　案卷的著录项目只有“案卷号”，有的增加了“案卷标题”。卷内文件目录的著录项目不变。按照案卷目录和卷内文件目录的原有顺序，将案卷封面的有关信息和卷内文件目录的全部内容填写或打印在案卷文件目录表上，装订成册。

　　四、文号索引的功能与编制

　　（一）文号索引的功能与编制

　　文号索引是反映档案文件的文号和档号之间对应关系的检索工具。文号索引的功能是由文件字号检索档案文件。机关在日常工作中常常需要由文号查找档案文件。在收文中常有“参照X号文件的精神予以贯彻执行”之类的话。收文的承办者要想深入领会有关文件的精神，就要到档案室索要“X号文件”，而不能提供“X号文件”的标题等线索。在这种情况下，档案员就需要根据利用者提供的文号利用文号索引这种档案检索工具，由文号查到该文件的档号，再从库房中调出有关案卷或档案文件。

　　（二）文号索引的编制方法与要求

　　文号索引有两种：一种是文号档号对照表，一种是文号目录。

　　五、专题目录的功能与编制

　　省直以上机关应当编制专题目录或档案著录卡片。

　　（一）专题目录的概念与功能

　　专题目录是集中、系统的揭示档案室内有关某一事物或某一专门内容的档案检索工具。专题目录将某一专题的所有室藏档案集中起来，可以全面系统的检索某一专题的案卷和档案文件，具有阻性检索功能。专题目录对于研究某一专题的档案利用者是十分方便的。

　　（二）专题目录的编制方法

　　专题目录多采用卡式方式。下面介绍专题卡片目录的编制方法。

　　1.选题。选题是编制专题目录的关键。有的专题目录利用频率高，而有的专题目录无人问津，其主要原因在于选题的成败。应当选择符合多数人研究需要的专题。

　　2.选材。某一专题的档案。往往分散在不同的案卷目录和类目里面。在依据专题选材时，首先应将设计某专题的案卷目录和类目列出来，然后根据列出的名单逐一查阅文件，筛选反映某专题的文件材料。选材的顺序，先从最集中反映某专题内的类目入手，再过度到比较分散低反映某专题内容的类目。选材可以分为粗选和精选两个步骤。粗选文件的范围可以宽泛一些，避免遗漏；精选文件材料，应阅读分析文件材料，选出最合适的专题文件材料。

　　3.填卡。将选择好的文件材料逐一著录在卡片上，可以一文一卡、一卷一卡或多文一卡、多卷一卡。在一个专题目录中这几种形式常常结合使用。内容相同或相近的文件和案卷，可以著录在一张卡片上。填写著录卡片，应当按照国家标准《档案著录规则》的要求进行。

　　4.排列。填写好的卡片应当按照卡片所记录的档案的内容分类排列。应当根据某专题目录的档案内容特点选择问题、时间、地区等分类标准。选择分类标准应当以深化专题的主题为原则。例如，关于某一历史事件的专题，如果这一时间表现出明显的过程阶段性和延续性，可按时间分类；如果这一事件涉及若干方面的问题，可按问题分类。各类内的卡片，应当按照卡片所记录的文件或案卷的内容进行系统排列，排列方法跟类内案卷的排列方法或卷内文件的排列方法相同。

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