事业单位档案管理信息化建设的策略分析

　　档案是历史的承载和记录，是重要的资料，价值远远超过了本身。在计算机技术迅猛发展的今天，事业单位的库藏档案已由过去单一的纸质档案转变为以纸质档案为主、多种载体并存的新状态，网上传递数据、网上归档和网上借阅的大趋势已不可逆转，传统档案管理模式再次面临着新的挑战。

　　一、事业单位档案管理信息化建设的优势分析

　　（一）便于档案资料永久保存

　　对于传统纸质档案管理工作而言，由于纸质档案极易受季节及天气影响，一旦环境潮湿，纸质档案就会出现发霉等情况，很难长期保存档案信息，甚至造成重要信息丢失，且不易查询。档案信息化管理通过备份档案，将其存储于电子磁盘中，不仅极大地节约了档案存储空间，也不会由于天气或季节问题而导致档案信息丢失，最大限度地确保了档案资料的完整性，实现了永久保存。

　　（二）便于事业单位管理档案信息

　　在传统管理过程中，档案资料很多，档案管理工作繁琐异常，程序颇多。实现档案管理信息化后，可通过在数据库中输入关键字，迅速地查出所需信息，程序简便，易于操作。

　　（三）本质上改变了档案管理的方式与途径，拓展了档案的职能

　　将传统以纸质媒介、人工录入方式转变成了网络平台为媒介，电子录入方式，使档案职能由传统档案保存及运用职能，转变成了信息资源的采集、管理、存储及相关服务类型，全面推动了事业单位的建设。

　　当今，“互联网+”已经成为时代的符号。面对“互联网+”时代的到来，档案工作面临前所未有的机遇和挑战。正确的选择是顺势而为，把握机遇，勇敢尝试。档案信息化就是“互联网+档案”的奠基石。

　　二、事业单位档案管理信息化存在的问题

　　（一）事业单位的领导对档案管理信息化建设缺乏足够的重视

　　目前，我国很多事业单位的领导对于档案管理工作缺乏足够的重视，不能充分了解档案管理制度，导致在对档案信息化管理时，没有提供足够的人力和资金支持。虽然多数领导认为档案有被管理的必要性，可是对具体的管理方法缺少关心，对档案管理人员没有严格的要求，认为只要对档案不遗失，内容不外泄即可，不用像专业档案馆那样研究对档案如何管理。有些单位甚至没有专门负责档案管理的人员，而是由其他部门的工作人员进行兼职管理。正是由于领导的忽视，导致了档案管理方面出现漏洞，给工作带来不必要的损失。

　　（二）事业单位档案管理的信息化程度不够

　　目前我国的很多事业单位已经建立了档案信息管理系统，可是有些档案信息管理系统建立的不够完善。例如，有些人事档案管理系统里面只有目录和员工的基本资料，对于员工个人的具体信息还是用纸质档案保存，如果纸张发生损毁，电子档案也就同时失去了作用。有些单位虽然建立了较为完善的档案信息管理系统，可是档案管理人员对系统的使用率较低，对于内部员工的聘用、调任、离职等没有在系统上进行及时的数据更新，影响了单位对于员工的管理工作。

　　（三）档案管理的工作人员综合素质较低

　　在我国现阶段仍然缺乏档案管理的专业人才，有些领导虽然希望进行改革，可是聘请不到专业的人才。由于过去对于档案管理的忽视和受传统观念的影响，很多人才放弃了对档案管理专业的选择，导致在职的档案管理人员年龄偏大，普遍没有接受过正规的培训，缺乏相应的计算机技术水平，难以适应档案信息化管理的需要。

　　三、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

　　（一）强化重视档案管理信息建设

　　在我国事业单位档案管理中，提高事业单位人员对档案管理信息化建设的重视，事业单位领导要发挥重要的作用，以便可以全面提升档案管理信息化建设在当前事业单位档案管理中的地位。转变传统管理档案方式为现代化计算机档案管理，以便可以为事业单位营造出良好的档案管理信息化建设环境。而且事业单位还应该做好建设档案管理信息化平台的推广宣传工作，要提高事业单位全体档案管理人员的工作热情，打开事业单位档案管理信息化的新局面，使事业单位档案管理工作越做越好。

　　（二）提高档案管理效率

　　事业单位的档案资料，是对单位内部信息的规范与整合，不仅是管理单位知识信息的行为，也是实现执行档案信息标准化的一个过程。在事业单位的档案管理中，可以提高相应的制度规范，发挥事业单位档案的最大效益及最大使用率。加快事业单位档案的数字化、网络化和检索自动化建设，完整做到档案的归正和接收同步，保证档案完整而不缺页错节；加强对档案信息化建设，使事业单位的档案能更有效的被利用，确保信息资料资源在事业单位能更好地发挥效用。

　　（三）优化档案管理信息化工作人员素质

　　在档案管理信息化建设中，最重要的就是人才的培养。聘用专业的档案管理和计算机人才，能够对档案管理工作起到事半功倍的效果。而且对于现有的档案管理人员要加强培训，根据个人特点组织分类的培训：对于计算机技术水平不过关的，加强计算机知识方面的培训；对于档案管理水平不过关的，要加强业务培训。同时还要注意提高员工的道德思想水平，责任义务观念，使其在工作中具备高度的责任感和自觉性，积极进取，迎难而上，出色完成本职工作，落实档案管理的信息化建设。

　　（四）创新档案管理信息化设备

　　加强事业单位档案管理信息化建设，加大档案管理中对现代化软硬件的投入，在事业单位中建设现代化计算机管理系统，有效地推动档案管理信息化，为事业单位的档案管理工作能够提供更加现代化的管理手段，从而可以利用当前网络信息技术的便利性，优化管理事业单位的档案信息，为事业单位提供有效的档案资料。

　　四、小结

　　本文对档案管理信息化建设的优点给予肯定，提出了几项对策希望能解决事业单位在档案管理信息化方面存在的问题。对于事业单位来说，信息化管理是时代的大潮，是历史发展的必然趋势，加快单位内部的信息化建设能让单位在竞争中占得先机，保持市场竞争力，增加单位的经济效益。

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