如何建立文书档案自动化管理系统

　　文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。古住今来。人们通过书写和制作文书来记录信息，利用传递文书来彼此相互交流信息，利用公布文书对公众发布信息等。可见，文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。

　　文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务和业务活动中产生的，由通用文书转化而来的那部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，因此使用这―称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。

　　一、系统分析阶段

　　此阶段主要解决系统应该“做什么”的问题。用户与系统设计人员合作，确定该系统的总目标，给出系统的功能、要求和条件，经过认真地分析研究，提出解决问题的方案，并且对可以利用的资源及成本、效益和开发进度做出估计，进行费用、效果分析，然后选定最优方案，并写出实计划交上级管理部门进行审查。系统分析阶段完成的标志是可行性研究报告和开发计划通过审批。系统分析阶段是整个系统中关键的一环。系统分析阶段的组织者即系统分析员是计算机系统中最重要的工作人员，一般来说，他们应精通电子计算机技术，而且还要精通文书档案管理工作，但由于这样的人才较少，所以，系统分析阶段工作应由计算机专业人员以及文书档案管理人员共同参加，以取长补短.共同规划出一个系统。系统分析工作由可行性研究和制定系统的总体规划两个部分组成。

　　（一）可行性研究

　　文书档案管理人员要根据文书档案工作的特点和规律对计算机系统提出要求，然后在调查研究的基础上进行系统可行性分析、对系统提出全面的要求。这是系统分析的第一步，包括以下几个方面的内容：系统具备什么功能，确定系统的性能和使用范围；进行初步费用估计及进度估计；提出对安全性、可靠性、扩充性等方面的要求。可行性分析阶段重点考虑和解决的问题是：

　　（1）本单位对文书档案自动化管理系统的需要及其紧迫性。（2）自动化管理系统建立之后能提高工作效率多少，建立一个系统需花费多少人力、物力、财力，如何用较少的花费建立一个能获得最大经济效益的系统。（3）本单位及文书档案部门现有条件如何，如文书档案工作的基础、资金、设备条件、人员技术条件等，能否在现有条件下顺利地开发系统。（4）系统运行时将会出现哪些问题，是否具备了解决这些问题的条件。（5）对其他单位研制的系统或应用系统的软件进行分析、评价和比较，提出适于本单位的代选方案。

　　（二）制定系统的总体规划

　　（1）确定系统的目标和功能。系统的目标是系统设计的基础，在此基础上确定系统的功能。系统的功能包括服务功能、建立功能和维护功能。其中系统的服务功能是指系统的应用；建立功能包括系统初始化和建立数据文件或数据库，并把数据装入相应的数据库及数据文件中，以便使用和处理；维护功能指对数据进行增加、修改、插入、删除的功能以及数据的保密和安全方面的功能。

　　（2）选择硬件。要求硬件具有足够大的存储量，以存储大量的文件档案信息。具有较高的运算速度，以满足快速检索的要求，特别是联机检索的要求，因为一般联机检索系统要求每一提问的响应时间应在1秒钟之内，最多不超过5秒钟；具有较强的比较和逻辑判断能力；有灵活使用的汉字处理系统。此外，还要考虑计算机是否具有适应环境的能力，如维修是否方便，是否有服务支持，是否具有扩充内存、变化组合的能力。

　　（3）软件设计。要求软件具有以数据管理为中心的操作系统或管理文件；具有可靠性、简明性、可移植性等特点；系统的应用软件应对用户使用语言的限制少，并且有自动引导功能，输出格式能让用户自由选择。

　　（4）机房设置。要求能够防尘、防静电、隔音；有相对稳定的湿度，一般湿度为50%―70%，室温15―30℃。

　　（5）配备人员。应配备系统分析员、系统设计员、著录标引员、操作员、硬件及软件维护员等工作人员，要求其精通业务，对工作认真负责。

　　制定系统的总体规划必须是在文书档案部门对自动化系统的实际需要的前提下，根据本单位的经费、人员等多方面的情况，考虑国内硬件生产、引进的条件及本单位软件设计的能力进行开发，不能不顾客观条件盲目开发，以致造成资金的浪费。在进行系统设计时应采用培训与调入相结合的办法培养多层次的系统管理人员，并应进行人才储备。

　　系统分析阶段结束时，应产生系统说明书和可行性研究报告。系统说明书是通过系统分析员同文书档案人员不断交流研究而对问题的看法达成一致后形成的文件。可行性报告又可称为实施计划报告，它应对系统的实施方案进行粗略描述，开发进度、使用的资源、人员投入计划及组织形式等。

　　二、系统设计阶段

　　此阶段主要解决系统“如何做”的问题。它是系统的应用软件设计，内容包括数据准备、代码设计、程序语言的选择、输入输出的形式和格式、数据存储技术的自动选择、操作费用估算等。担任系统设计的人员称作系统设计员，主要由经验丰富的软件人员来担任。

　　三、系统实现阶段

　　又称系统实施阶段。指最终实现文书档案自动化管理系统的阶段。主要工作有：硬件购置、人员准备、软件编制及测试、数据淮备。

　　四、系统维护、运行和评价阶段

　　指软件开发完成后，从投入使用到报废为止的软件完善的阶段，其主要工作内容有：完善性维护、改正性维护、适应性维护。系统的评价一般应考虑系统的费用、性能、可靠性、灵活性和生产周期5个方面的内容。

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