浅析医院人事档案的特点及信息化建设

　　医院人事档案以声音、图像、文字等形式为载体，记载有效信息资源，对于经验技术的传承、必要信息的保护起着重要作用。传统的医院人事档案管理模式，已不能满足人们对档案资料应用的需求，现阶段，有选择、有重点、有步骤的加快医院人事档案的信息化建设乃当务之急。

　　一、医院人事档案的特点

　　（一）建档历史长，而且门类载体丰富

　　从医院建立之初，档案管理随之出现，到目前为止，大部分的国有医院均为事业单位，档案历史长达50年，甚至有的医院经原有的教会医院改建而成，档案历史可追溯到上百年。我国医院档案管理不仅历史长，而且门类载体也很丰富，主要包括基建、科研、人事、文字等档案，又海涵了科研、设备、病历、病理、实物、磁盘等技术性档案。

　　（二）档案数量大，关联性较强

　　经过长期的临床实践，医生搜集了大量的资料，整理大量的病理、病历、磁盘等技术档案，按照医院相关规定，这些资料价值重大，需要保存完整，所以从医院建立之初一直到现在，大部分医院都保留有上百万册病历档案。而且医院病历档案、胶片、科研成果等资料形成周期长，档案之间存在较强的关联性。

　　（三）档案涉及面较广

　　医院档案涉及面广，服务性强。医院档案能为医学科学、患者群众、医院发展提供服务。在一些大型医院里记录了全国、甚至全世界一些罕见病历的治疗方法。以协和医院为例，其医院档案中记录了全肺、贲门癌等切除手术病历，可以说是活着的历史。这些珍贵的档案资料可以供其他医院借鉴参考，以全面提高医院的诊断水平和医疗能力。

　　二、医院人事档案信息化建设现状

　　在医疗卫生体制改革进程的推进下，大部分医院已经认识到医院档案信息化建设的重要性，并逐步推进，但从医院档案的特点中可以看出，由于医院档案历史久、门类多、数量庞大，医院档案信息化建设步履维艰，取得了一些成绩，比如注重新进员工档案信息的电子化，老员工档案更新内容，实现纸质和电子化信息同步更新等，但还存在一些问题亟待解决，如下：

　　（一）人事档案的信息化水平不够

　　人事档案的信息化建设不是简单的把纸质档案质量转化为电子资料，而是需要建立档案管理数据库和信息化管理平台，实现人事档案资料与人力资源系统对接，方便人事档案的补充、完善、查阅，充分发挥人事档案在医院人力资源配置方面的重要作用。但现阶段，由于医院在人事档案管理方面投入的资金有限，加之医院人事档案信息量大，门类多，没有现成的档案管理软件投入使用，而且暂用的电子档案软件系统安全性无法保证，阻碍了人事档案信息化的进程。

　　（二）人事档案管理制度有待完善

　　医院人事档案管理制度不健全，是各大医院普遍存在的现象。在医院档案信息化建设的过程中发现，“有档无人，有人无档”的现象比比皆是，主要是由于医疗人才在流动的过程中，原有单位由于合同未到期或其他原因未能将档案调入新单位，或是医院员工离职，而医院没有及时通知员工将档案调离造成的，这些情况对于档案的整理及信息化也造成了一定难度。而且，现在的医院档案管理模式过分的强调保密性和原则，人事档案的查询、调遣门槛高，利用仅仅局限于政审、调资、年终考核、办理退休几个方面，对于人事档案的利用率极低，这样的管理模式也使得人事档案信息化建设步履维艰。

　　（三）人事档案管理人员业务水平有待提高

　　医院人事档案管理部门由于领导重视不够，在人员配置上多以其他科室人员兼职为主，人员流动性较大，而且专任的档案管理人员部分非本专业出身，学历较低，对于档案电子化排斥心理较重，对于档案管理系统不能熟练操作。而且由于之前在档案履历表的填写上没有使用同一的模板，在存档信息上差异较大，也给档案信息化带来一定困难，增加了人事档案管理人员的工作量。现阶段，要加快人事档案信息化建设的进程，引入高素质的档案管理人才，提高档案管理人员业务水平乃当务之急。

　　三、加快医院人事档案信息化建设的有效策略

　　针对医疗人事档案信息化建设中存在的问题，现提出如下解决对策。

　　（一）引进先进的技术和设备，提高人事档案的信息化水平

　　医院领导要进一步加强对人事档案信息化建设的重视，在资金上给予支持，引进先进的技术和设备，开发适合医院使用的人事档案管理系统和信息化管理平台。人事档案涉及个人隐私，所以网络化的安全设计是信息化管理中最重要的环节，可以为人事档案设置不同级别的管理权限，比如普通、秘密、机密，同时为了保护信息在传递过程中的机密性，需要对信息进行加密，以防信息失窃。

　　（二）提高认识，健全人事档案管理制度

　　健全人事档案管理制度，需要做到：第一，对于医院内部人员档案进行全面筛查，离职人员档案全部调出，在职人员档案全部调入，为档案规范化管理打好基础；第二，建立医院人事档案模块管理，责任到个人制度，分别负责医院人事资料、病历、科研等资料的分类处理，以提高工作效率和专业化程度；第三，改变档案“封闭式”管理模式，信息适当公开，以增加人事档案在人力资源配置方面发挥有效作业；第四，现在医院作为事业单位，在人事招聘过程中多采用网上招聘或事业单位报名，可专门设置表格，包含新入职员工应上报的所有信息，一旦员工录用，可直接从系统中导出相关信息，可直接实现人事档案信息的电子化。

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