论高校学生档案管理的科学化和规范化

　　一、高校学生档案的重要意义

　　学生档案是高校档案工作的重要组成部分，有着其他档案不可比拟的地位和价值。随着学生档案工作的不断演变，学生档案已不仅仅是高等学校在招收学生、录取登记、学籍管理等活动中直接形成的记载性材料，更是反映高校学生在校期间参与社会实践活动、建立党团组织关系及就业分配等情况的重要信息资源。加强学生档案信息的利用和管理，对于促进教育教学改革、帮助学生就业以及实现学校整体管理目标都有着极其重要的意义。尤其从学生角度来看，高校对学生档案管理工作的重视为莘莘学子对其档案的查询与利用提供了广泛的途径。而从当前档案管藏的整体现状及未来长久的管理目标来看，加强和改进高校学生档案的管理既符合当前“以人为本”、“重视民生档案”的价值理念，也有利于实现高校档案馆藏资源的集中统一管理，同时更是实现高校学生档案管理体制科学化、规范化的重要途径和保障。

　　二、高校学生档案管理的现状及所面临的问题

　　作为新时期指导我国高校档案工作管理的规范性文件――《高等学校档案管理办法》（以下简称办法）终于在2008年8月由教育部以27号令形式出台了，这对于全面提升高校档案工作管理有着至关重要的意义。

　　以往的高校档案比较注重党群关系、行政人事关系、社科关系及财会类档案材料的规范与管理，但对于作为高校的最广泛主体的学生档案的立档、存档工作却没有引起足够的重视。新颁布的《办法》在归档属类中增设了“学生类”档案，并诠释了其主要内容。这是我国第一次将学生档案作为独立的基本类别向世人展示，此举既适应了我国人事制度改革的需要，更是对传统意义上的高校档案管理模式的突破和挑战。

　　纵观各高校学生档案管理的现状，尽管新《办法》已实施了六年多，但依然存在墨守成规、置之不问的现象，甚至有些地方在管理上还处于比较混乱的状态。现就高校学生档案管理所面临的诸多问题简单的进行一下陈述。

　　（一）高校学生档案管理无序，归档材料不齐

　　尽管新《办法》已明确将学生档案纳入高校档案工作的一部分，但到目前为止，国家相关部门并未提供可操作性的规定，致使各大高校在档案管理部门和管理人员的分配上出现无序和缺乏。如有的高校将学生档案归招生办或就业办管理，有的将档案归各院校、系部自己管理，甚至有的直接将其放入档案管理室即可。有时候即使档管部门确定了，档管人员也会由于其身兼数职的特殊身份，而缺乏相关培训经历与专业档管技能。孰不知在这种不受重视的高校档案管理体制下，又岂能形成一套科学化、规范化的档案管理制度和工作流程呢？不仅如此，高校在学生档案的收集、整理方面也没有统一的要求和标准，这势必会造成归档材料的可用度不高和残缺不齐的恶状。

　　（二）高校学生档案管理手段滞后、利用率低下

　　目前，大多数高校学生档案属于手工操作，管理模式尚未脱离原始状态，档管内容也多以纸质材料为载体，不但工作效率低下，手段滞后，同时也给档案信息的开发利用带来很大障碍。比如在招生录取阶段，许多高校新生档案的收集整理工作需要投入众多人力物力，工作量大且繁琐，极易出现错误。尤其在毕业前后，正是高校生档案转递、查询的高峰阶段，由于许多地区的高校尚无专业的档案数据库，校方无法为用人单位提供全面的学生档案信息，甚至没有明确的档案查询途径，以致学生档案的利用率极为低下。近年来，随着网络招生录取工作的广泛发展，产生了大量电子档案，大大提高了学生档案的管理水平及操作使用价值，于此同时也节约了大量的人力物力财力，实现了校方、企方与学生三者间的“互利共赢”。所以加速学生档案管理工作现代化的步伐成为了高校扩招特别是实现就业渠道多元化的必经之路。

　　（三）高校和师生对学生档案管理均不够重视

　　在现代教育体制下，一方面高校领导和教育工作者更注重的是教育教学及人才培养工作，对学生档案管理体系建设的投入严重不足，而对于学生档案的管理现状也没有引起足够的认识，使整个高校的档案管理工作处于无“专人”管理甚至“放任自流”的状态。需要特别强调的是，目前仍存在“非专业”学生档案管理人员在“非专业”的管理技术和环境下从事着“非专业”的管理行为，使得档管工作处于淡漠轻视、消极被动、得过且过的恶性循环之中。另一方面，高校学生自身档案意识淡薄，对个人的档案不闻不问，甚至多年后都不知道其档案置在何处，直到考研或参加工作后对方要求提供时才记起打电话查询档案去向。由于档案自身的私密性、机要性和时间限制性，转递查询若超越限制条件就会导致档案资料查询失效甚至遗失。故长期以来，高校学生档案便经历了由最初的“乱档”再到“死档”，最终被沦为“空档”的悲苦命运，而且这一现象还有进一步扩大的趋势。

　　三、当前解决高校学生档案管理工作的途径和要求

　　针对当前我国高校学生档案管理体制与制度混乱、专业管理人员缺乏、管理方式落后以及档案不受重视的现状，并达到学生档案“档如其人”的管理目标，就必须通过以下方式实现高校学生档案管理工作的科学化、规范化。

　　（一）重视学生档案管理，提高学生档案意识

　　高校学生档案管理是一项繁琐而细致的工作，它是体现学生个人信息材料真实性、延续性、完整性的重要保证。所以要实现学生档案工作的科学化、规范化管理，就必须先从思想上和制度上加以重视。国家相关部门应在《档案法》指导之下，从学生档管工作的现状出发，进一步制定相关的实施细则，确保学生档案管理工作有据可依。另外，高校应对全体师生进行《档案法》相关内容的教育和培训，多开展讲座活动，加强个人档案知识的宣传力度，让档案管理人员和师生全面提高档案意识，认真填写、变更和备份关于档案的每一项内容。而且，校方还要加强档案管理部门与各系部之间的联系，认真收集学生信息、拓宽材料范围、充实档案内容，杜绝归档材料泄漏，以保证档案信息及相关材料的真实性、完整性、规范性。 　　（二）丰富档管人员的管理知识、提高其管理技能

　　高校学生档案的管理离不开档案职能部门的科学化、规范化的管理机制与服务理念，更离不开档案管理人员坚实的业务知识和专业技能。只有专业素质高、业务知识过硬、管理能力较强的管理队伍，才能满足学生档案逐步社会化与信息化发展的要求。故此，高校应设立特别岗位聘用专职人员来管理学生档案，加强对专职档管人员的培训，通过业务交流、进修等方式，积极为档管人员提供学习和进修的机会，丰富其档管理论基础知识，熟练使用计算机等现代化档案管理设备，以提高其管理学生档案的整体水平和业务技能，为日后档案的信息化、科学化管理提供扎实的技术支持。

　　（三）加强高校学生档案工作薄弱环节的建设

　　目前，我国高校学生档案管理工作还存在着诸多薄弱环节，如只管学生原始资料的读入，不注重档案信息的输出和跟踪记录等，导致学生档案资料缺乏统一性、连续性、完整性。故笔者认为，首先国家应重视和规范高考生电子档案的信息和内容，透析学生的基本情况；加强考生原招生部门与入取院校间的档案互联性，将信息整理后统一移交专职的学生档案管理部门，保证学生资料的真实性、统一性。其次，高校自身要制定具有可操作性的档案管理制度，注重各院校、系部学生管理部门与档案管理部门间的联系与合作，保证学生信息的规范化；最后，加紧各院系辅导员对学生在校期间具体表现的跟踪记录，从细节上做好相关资料的收集、整理工作，保证学生档案内容的真实化、连续化、完整化。只有这样，才能从根本上加强高校学生档案工作各部门间的合作性和关联性，彻底解决各档管工作环节薄弱化的问题。

　　总之，学生档案管理是高校综合发展与进步的一项不可或缺的工作，是学校对外展现综合管理能力的重要平台，也是校方与用人单位之间培养人才、传递人才和使用人才的可靠凭据。不言而喻，高校必须认真贯彻落实新《办法》，进一步完善学生档案管理工作，真正实现高校学生档案的专业化、科学化、规范化管理目标，使学生档管工作健康、稳步的向前发展，以更好的发挥其服务社会的功能。

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