事业单位档案管理工作优化途径解析

　　作者简介：赵秋英，女，秦皇岛市劳动就业服务企业管理处助理档案员，研究方向，档案管理。

　　[中图分类号]：G27 [文献标识码]：A

　　[文章编号]：1002-2139（2016）-21--01

　　档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管等提供利用服务活动的总称，是国家档案在事业单位最直接的表现形式。目前，工作是事业单位现代化管理中的重要组成部分，并对事业单位工作效率产生重要影响。但在实际上，受多种因素影响，事业单位在开展单位档案管理时存在管理不到位、管理方式落后等问题，影响了事业单位各项工作的开展。本文将以此为背景，对事业单位档案管理工作的相关内容进行分析。

　　一、事业单位档案管理中存在的问题

　　1.信息化水平较低

　　随着现代科学技术的发展，信息技术已经被广泛一应用在各项工作中，并有效提高了社会生产能力。但从事业单位档案管理工作来看，信息化水平较低时事业单位档案管理中普遍存在的一种问题，其突出表现为以下几方面：（1）信息化技术的应用水平有限。在档案管理中，一大批新的技术被应用，包括edoc文档管理系统、teamdoc文档管理软件等，这些系统具有强大的文档管理能力，但事业单位在系统应用过程中，只是开发应用了这些系统的基础部分，包括档案储存信息登记、档案查找等，系统中很多新的功能没有得到应用，在一定程度上影响了事业单位档案管理的整体水平。（2）档案管理人员的信息水平不高。事业单位的档案管理人员均接受过系统的档案管理培训，但是对于档案管理系统，很多档案管理人员不能熟练的对系统进行操作；系统运行过程中存在的问题也得不到及时解决，最终影响了事业单位档案管理的信息化水平。

　　2.档案管理体系不完善

　　当前很多事业单位不具备完整的档案管理体系，所制定的档案管理体系存在盲目照搬的现象，导致所制定的档案管理体系不能满足事业单位档案管理要求，产生不良影响。在这种情况下档案管理人员不能按照规定展开工作，对整个档案管理工作产生不良影响。例如，由于档案管理体系不完善，当前管理人员在工作中不能按照相关规定将收集到的资料进行归档、保存，在档案整理过程中，档案没有按照按照摆放，导致档案日常管理工作异常混乱。

　　二、事业单位开展档案管理的策略分析

　　1.制定科学的事业单位档案管理体系

　　对事业单位而言，制定科学的事业单位档案管理体系是保证档案管理工作顺利开展的保证，因此在档案管理过程中需要优先制定科学的管理制度，保证各项档案管理工作顺利进行。根据上文分析的内容，本文认为在制定事业单位档案管理制度时需要注意以下问题：（1）应该充分分析本事业单位在档案管理中存在的问题，了解本单位档案管理的实际情况，并以此为基础制定管理体系，确保管理制度的科学性。（2）在制定管理体系过程中，为了保证管理体系具有良好的实用性，需要充分听取档案管理人员的建议，通过分析档案管理人员的建议，并结合本单位管理工作的相关要求制定管理体系。（3）要确保档案管理制度能有效的约束各个员工的工作，并且能对领导干部的行为产生影响，必要时要鼓励领导干部发挥模范带头作用，率先遵守管理规定，进而带动其他人员遵守规定。

　　2.重视对档案管理人员的培训

　　开展档案管理人员的培训工作，这在提高其工作能力中发挥着重要作用，也可以为事业单位未来档案管理工作产生重要影响。因此在工作中，需要积极开展人员再学习活动，全面提高档案管理人员的综合素质。

　　在工作中，要采取自学与培训两种形式，一方面，鼓励全体档案管理人员在闲暇之余能学习与档案管理系统有关的知识，了解本单位档案管理系统的功能、操作方法，进而对整个系统运行做到心中有数。另一方面，采取轮岗制度、外出外培训制度，为员工创造良好的外出学习环境，以进一步提高员工的整体素质。

　　3.优化管理手段

　　在信息技术高速发展的大环境下，档杆管理工作也需要积极引进新的技术与方法，不断提高档案管理能力。例如，可以根据事业单位档案管理的要求，实现档案管理工作的信息化管理，使档案目录编制从人工操作转变为计算机操作，大幅提高了检索效率。首先需要建立基于本单位的数据库，并将纸质文档中的内容储存到数据库中，并按照既定的标准进行分类；在文档检索过程中，相关人员只需要在计算机中输入关键词，就能获取自己想要的信息，提高了档案的整体搜索能力。

　　结束语：

　　主要研究了事业单位档案管理工作的相关内容，并对事业单位如何有优化档案管理策略进行分析。总体而言，事业单位在优化档案管理行为过程中，需要立足于单位实际情况，在充分了解单位在档案管理中存在的问题后，提出针对性的解决措施，为全面提高事业单位管理水平奠定基础。

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