出版社档案管理的 特点、问题及改革措施

　　一、出版社档案管理工作的特点

　　出版社的档案管理工作具有以书籍出版为工作中心、档案资料繁杂、档案使用频率高等特点。由于大多数出版社实行企业化管理，工作中心明确，其所有工作都是围绕图书的出版发行而展开的，所以出版社的档案涵盖范围非常广，包含了编务、书稿、样书、质量、发行、印务等多个方面。每一个工作阶段都有详尽的档案资料，它们充分反映了出版社的工作内容和流程。

　　二、出版社档案管理工作存在的问题

　　1.缺乏专业档案管理人员

　　目前，许多出版社在人员配置上存在一些不合理现象。按照相关规定，出版社的各工作室应配备一定数量的档案管理人员，但是一些出版社的工作人员数量不足，各部门间也缺乏合作交流。

　　2.出版社档案资料数量大幅增加

　　书稿是出版社中常见的一种资料档案，它不仅数量多，而且内容多样，仅这一项，就加大了管理工作的难度。但是，除了书稿之外，出版社的资料档案还包括人事档案、质量抽检材料、库房资料等材料。随着出版行业的发展，出版社出版的图书日益增多，而且增长速度极快，甚至有的出版社达到了每年新增四十多万卷的程度。

　　3.管理工作不到位

　　根据规定，出版社的档案管理工作需要其领导机关开展监督、检查和指导工作，各地新闻出版局是每个地区出版社的领导机关，理应对当地出版社的档案管理工作采取相应措施。然而，大多数新闻出版局没有履行自己的义务，对出版社的档案管理工作关注度不足，监管不到位。

　　三、出版社档案管理工作的改革措施

　　1.健全档案管理人员队伍

　　首先，出版社应开展招聘工作，增加工作人员的数量，按照规定配给各部门相应的人员数量，保证每个部门都具备三名以上的档案管理人员；其次，出版社应加强各部门之间的交流与合作，可在各个部门的档案管理人员中选出代表进行部门间的交接与合作。由于出版社的档案管理工作需要按照收集整理、立卷、归档管理、移交的顺序进行，所以需要依靠编辑室、主编室以及档案室共同合作完成。出版社只有重视并促进各部门之间的沟通，才能保障档案管理工作的顺利进行。

　　2.运用信息化档案管理制度

　　出版社应尽可能地把纸质档案转化为电子档案，以便开展管理工作。此前，受信息化水平的限制，出版社通常采用纸质稿件和资料，来完成图书的出版工作，所以存有大量的纸质的档案。这些纸质档案不易保存，容易缺失，且查阅难度大。然而，电子档案比纸质资料更加便捷，不管是在保存方面，还是在查找方面。鉴于此，出版社可以建立相应的信息化档案管理制度，转变资料的保存和管理形式。

　　在建立信息化的档案管理制度后，出版社要在各个环节上安排相应的工作人员。如在存储时，出版社可以派专人负责档案的存储和整合，以避免资料存储的重复或缺失。

　　3.加强出版社档案管理工作的监管力度

　　首先，各地新闻出版局要注重落实国家的相关规定，积极并严格地履行工作职责，正确认识到出版社的档案管理事务并非只是出版社的内部事务，应加强对档案管理工作的重视；其次，各地新闻出版局要按照规定办事，监督、检查以及指导当地的出版社。出版社也可向上级反映情况，提高当地新闻出版局对出版社事务的重视程度。两者的相互督促有利于加快档案管理工作改革的步伐。

　　四、结语

　　出版社的档案与其他档案类型存在较大区别，所以出版社不能依赖传统的管理模式，而要根据出版社的发展情况，结合新思想与新技术，合理地调整工作策略，有针对性地解决传统管理模式带来的问题，进而推动出版社档案管理工作的进展。

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