人事档案管理存在的问题及对策研究

　　一、人事档案管理的主要缺陷

　　1.缺乏规范性

　　当前许多企事业单位中人事档案管理硬件设施还未得到落实，甚至有部分单位并未设置专门的人事档案管理部门。而有些单位虽有设置人事档案部门，但由于空间较小且环境较为恶劣，加上相关防护设施欠缺，致使大量档案材料出现霉变现象，对人事档案的完整性造成严重的影响。另外，由于相关设施的欠缺，造成人事档案无法进行合理的分类，这对人事档案的保管以及查阅都造成一定的影响。最后，在人事档案制作材料的选取方面，部分企事业单位未能按照标准材料进行制作，为人事档案材料的整理以及装订带来了许多的麻烦。

　　2.管理水平偏弱

　　随着我国电子信息技术的不断进步，各企事业单位人事档案也逐渐实现信息化管理。但在实际工作过程中，人事档案管理的信息化水平普遍较低，主要体现在两方面：第一、档案管理人员的计算机水平较弱，对先进的档案管理系统缺乏必要的了解，因而造成人事档案管理工作无法顺利的开展；第二、多数单位人事档案管理工作过程中，现代化信息技术手段未能得到充分的运用，计算机功能无法得到有力的发挥。除此之外，部分企事业单位至今仍然采用人工操作进行档案管理工作，很大程度增加了档案管理的工作量，还有部分单位虽然已安装电子管理系统，但由于受到系统的约束，只能用于员工基本信息的记录，对员工在日常工作中的各项资料无法进行收录，如此一来，在人事档案开展跨单位利用时，档案管理系统的实效性难以得到体现，这对档案管理的工作效率造成了严重的影响。

　　3.人员素质偏低

　　人事档案管理措施落后，缺乏健全的档案管理制度是当前各企事业单位人事管理当中普遍存在的缺陷，但这与档案管理人员的素质差异有着一定的联系。大部分企事业单位中档案管理人员并未接受过专业的培训，在档案管理工作过程中难以保证各项工作的准确性。而且，部分管理人员在职工调动或者退休时，并未能够按严格按照相关规定进行办理，档案管理部门与相关部门之间缺乏必要的沟通与协调。除此之外，当其他人员需要对档案进行提取时，管理人员无法充分意识到人事档案的重要性，直接让其他人员自行进行提取，导致出现档案的密封性遭受到破坏、档案未能在规定时间内得到归还、档案被涂改等现象，这对各单位人事档案的真实性以及可靠性造成了严重的影响。

　　二、优化对策

　　1.贯彻落实管理责任制

　　人事档案管理工作的完善，首先需要制定健全的档案管理制度，全面贯彻落实管理责任制，并且对人事档案的接收、查阅以及调动等做好详细的记录。具体措施有以下几点：首先，在其他人员需对人事档案进行借阅时，应由相关人员持单位证明至档案管理部门进行申请，由档案管理部门领导批准后方能进行借阅。其次，相关部门之间做好沟通与协调工作，除特殊情况之外，任何部门需对人事档案进行借调时，必须由相关人员亲自前往档案管理部门，并且不能由档案本人进行借调，也不能将人事档案材料进行复印或备份等情况。最后，在人事档案进行转入或者转出时，必须将其进行密封，并且盖定密封章。

　　2.加强建设信息化管理

　　随着社会的不断发展，人事档案信息的数量逐渐增多，对档案信息管理的需求日益增高，为此，各单位须尽快建立电子档案管理系统。首先，应全面采用计算机技术对人事档案进行管理，通过现代化信息技术以及相关设施，将人事档案材料录入电子系统，通过计算机技术将图像材料转化为数据材料，实现纸质与数据并存的档案形式。另外，为实现档案管理的创新，管理人员还应对计算机技术进行充分的利用，将不在保密范围内的档案信息进行资源共享，为社会提供更加优质的人才信息，如此一来，既能为档案管理工作提供有效的便利，还能合理提升档案管理的工作质量以及人事档案的利用率。

　　3.强化管理队伍

　　为实现人事管理队伍的强化，首先，单位应定期对档案管理人员开展专业的培训，使其能够深刻的认识到档案管理工作的重要性，并且能够熟练掌握档案管理的各项工作。其次，将档案管理的专职人员与兼职人员进行合理的配置，将相关福利待遇等进行落实。建立高素质、高质量的档案管理队伍，能够有效保证人事档案的真实性以及完整性，也为人事档案的实用性提供有效的保障。

　　三、结语

　　人事档案的形成源自于人事管理活动，其主要是对个人经历、工作能力以及其他各项基本状况进行详细的记录，并且也是个人学历以及资历的主要证明材料。除此之外，人事档案与组织关系、福利待遇等方面也有一定的关联，具有相关法律作用，而且也常用于开具证明、职务调动、申报职称等。人事档案为企事业单位开发人力资源起到极为重要的作用。为此，强化人事档案管理对企事业单位的长效发展具有重大的意义。

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