如何创新信息化时代的学校档案管理工作

　　[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）02-0123-02

　　在进行学校管理工作时，最基础的工作就是管理档案，此项工作反映出了学校管理水平的高低。随着信息时代的到来，各高校对档案的管理工作做出了改革和创新。采用信息化的方式进行管理，采用电子介质管理档案，管理的方式逐渐自动化，逐步实现改革创新。面对此类管理方式与当前时代特点，创新管理档案的工作也变得尤为重要。针对当前我国各类学校办公室的档案管理工作来看，管理档案的相关设备被更换成了符合当前社会条件的技术设备，为创新管理档案方式提供了有利条件，但是档案管理因为传统观念的限制无法实现创新，这明显已经跟不上时代发展的脚步。

　　一、信息时代高校档案管理工作存在的不足

　　（一）信息风险意识差

　　受到信息时代的影响，高校逐渐改变了传统的档案管理工作理念，档案管理工作的环境更加透明。但是随着互联网技术的发展，黑客等危险因素的增加，使高校档案管理的信息风险也随之增多，直接导致了信息安全受到威胁。上级部门文件、各机关部门政策方针等此类信息文件都属于办公室档案管理的重要部门的重要文件。此类文件分为学校、省级等文件，其特征是单一性与保密性较高。目前参与办公室档案馆的工作人员大部分是兼职，特别是档案管理的内容较多，强度较大，这就使得工作人员不重视信息安全管理。另外，就算是管理人员按正常信息保存和管理，但是由于受到了技术与能力的限制，不能很好地保护信息安全，不具备完整的风险意识，容易泄露档案信息。

　　（二）信息化管理人员素质不高

　　计算机在信息时代背景下逐渐被应用与普及，提高了高校办公室档案管理的水平与质量。但是如果管理档案的方式是用现代化技术，那么专业的理论知识与全面的管理方法也是非常重要的，逐步实现对知识的管理，使信息管理更加智能化、科学化、自动化。比如说，管理人员在管理档案的过程中必须依靠专业技能建立和管理数据库。由于目前管理档案的人员大都不是本职工作，当遇到技术水平高的管理要求时，其本身的综合素质就限制了信息化管理的进步与发展。

　　（三）管理组织不健全

　　通过调查各高校档案管理工作发现，行政部门成为了高校档案管理的主要部门，没有建立独立的管理组织，而且不具备完整的制度体系，岗位责任制也形同虚设，就算是某些高校设立了此类独立的组织，但往往也是形式使然，不关心内在管理的重要性。由于不具备完整的管理组织，使档案管理工作缺乏保密性，容易使资料流失，降低了档案使用效率。

　　二、学校档案管理工作创新的现实意义

　　（一）节约时间，提高工作效率

　　在传统的档案管理形式与档案信息服务上，手工管理与服务成为了主要形式，此类形式的工作质量与效率并不是十全十美的，也有一定的缺陷。传统的管理方式无法对电子档案产生影响，电子档案也不能实现采集、收集与利用的作用，手工管理与服务相较于电子档案，其速度远没有电子档案快，这就浪费了信息使用者与管理人员的时间，降低了档案管理的工作效率，达不到信息使用者的要求。改革创新档案管理工作，不仅增加了学校档案信息的利用率，而且提高了管理工作的透明度，使档案信息资源得到充分利用与合理分配，增加了档案管理工作的质量与效率。

　　（二）档案管理事业发展的必由之路

　　很多现代化的设备在信息时代的发展下也逐渐被普及应用，使学校在管理档案时更加方便。采用新设备与技术来进行档案管理工作，为档案管理带来了新的面貌，促进了其事业的发展。在学校的实际使用过程中，即使很多新设备被制造出来，但是并没有得到普及，信息使用者还是使用传统的方式来查阅，难度大，效率低。随着互联网的普及，数字化档案出现在了人们面前，网络检索为档案管理带来了很大的帮助，档案管理工作必须进行创新来适应信息技术的发展与服务对象的多元化，这也促使了档案管理事业向更便捷更有效的方向发展。

　　（三）促进资源共享，更好地为信息使用者服务

　　目前，计算机网路逐渐得到普及，网络信息技术不仅应用于科研，学校教学也开始使用此类技术，其先进的技术与网络环境逐渐改变了学校档案管理的工作中心。信息技术能搜集和整理档案信息，使其具有共享性，档案管理部门通过校园网可以将学校的档案文件、信息与服务全部提供给使用者，信息使用者不再用传统的查阅方式，档案信息共享为使用者提供了更为便利的条件，使服务质量得到很大程度的提升。值得注意的是，必须加强管理某些保密的档案信息，保证能安全有效地进行资源的共享。

　　三、信息化时代下学校档案管理工作创新路径

　　（一）创新管理机制

　　完善的管理机制是改革传统办公室档案管理工作最基本的保障机制。完整来说就是制定出一套统一的规范和标准，使办公室档案建设的更加标准，监控和管理档案材料的全过程，即材料的形成、收集、积累、鉴定、归档等过程，逐步实现更加标准的管理方式。另外，综合档案室是否达到规定标准也是非常重要的，标准的综合档案室能合理地存放硬件设备与归档信息材料。

　　（二）创新服务理念

　　档案管理也能为使用者提供服务，因此创新档案管理必须创新服务。档案管理人员必须有一个正确的服务理念，创建的服务体系更为科学性，服务机制更具创新性，提供让使用者更为满意的服务水平。第一步就是更加专业地提供信息服务，根据不同的专业领域来提供不同的信息服务，逐步增加服务的质量，确保使用者能满意。第二步，除了专业服务外，应提高服务的个性化，根据不同用户对信息的不同使用习惯，提高检索的性能与功能，让使用者有更多的方式来进行信息查询，使信息服务更具个性，更符合使用者的要求。由于使用者在使用信息的过程中所处的环境与所需信息不同，档案管理者通过对信息进行采集和管理，搜索捕获内部信息，跟踪搜索外部信息，分出不同的知识体系，然后根据这些信息进行管理提供服务，创建出一套服务方式来管理各类知识，使用户能检索得更为便利有效。

　　（三）人才队伍建设

　　办公室管理人员的专业一般为计算机或是非档案专业的，没有很高的积极性来参与档案管理工作。在当前信息时代背景下，档案管理人员的使命感与责任感是非常重要的。因此可通过学习交流、教育培训与学术研究等方式来提高办公室管理人员的整体素质，优化其知识结构，提高办公人员对信息安全、重要保密材料等的重视程度，增加对新技术与知识的渴望，全面提升人员的职业素质与业务水平，从而完善管理体系的建设。

　　四、结束语

　　总体来说，随着学校的发展，高校办公室的材料逐渐增多，对学校在每个阶段的发展做出了更为客观真实的记录，档案管理在信息时代得到了优良的客观条件。所以，高校的档案管理工作如何在信息时代进行创新也是非常重要的。管理人员应该在此基础上提高办公室档案的服务水平，为学校的发展壮大做出更为实际有效的作用。

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