浅议医院档案管理工作的新方法

　　中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.05.072

　　Abstract With the continuous development of the information times， the archives management of hospital to gradually realize the informationization development， strengthen the information age background of hospital archives management， help to improve the efficiency of the management of hospital archives and promote the hospital sustainable development. Aiming at the common problems of the current hospital archives management， this paper puts forward the development strategy of archives management in the future， which aims at providing some theoretical basis for the archives management of the hospital.

　　Key words archive management； hospital management； informationization management； strategy

　　0 引言

　　在新时期，管理信息化是医院发展过程中的一个重要趋势，随着信息化技术的不断发展和应用，在医院的发展过程中加强管理信息管理系统的构建，可以提高医院的管理效率，促进各项管理工作准确及时完成。档案管理指的是对医院的各种档案进行统一整理和管理的重要过程，比如制定档案管理标准、对各种档案进行收集与汇总、对档案进行编排、对档案进行保存等。当前医院档案管理过程中还存在很多问题，比如医院管理人员在进行档案管理的过程中缺乏先进的管理意识，对现代化理念的认知程度不够等，这些都会导致医院档案管理水平下降，而且会导致很多档案丢失现象出现。

　　1医院档案管理的现状和档案管理要求

　　档案管理是医院发展过程中的一个重要内容，是对于医院的各种医疗信息、病人的就诊信息进行汇总的过程，在医院的发展过程中，除了加强对各种医疗方法的研究、加强对医院经济水平的管理，还应该要加强对医院的档案管理工作的重视。当前很多医院虽然开始重视医院的档案管理工作，但是在档案管理过程中都存在一些问题。比如在日常档案管理工作中，有的工作人员在档案的整理过程中，采用人工归档和保存的方式，随意勾画，而且保存不当使得很多资料年久丢失，对医院的发展而言是一种损失。在进行档案管理的时候，依旧对医院的档案管理没有做出统一的要求，因此医院档案管理处于比较随意的状态，即使是实现信息化管理，也缺乏统一的管理机制，因此使得医院档案管理效率低下。加上当前很多医院的档案管理部门没有进行规范化管理，档案管理人员水平不高，很多档案管理人员停留在传统的管理理念上，对信息化和现代化的认识不够，因此导致档案信息缺乏，档案丢失。另外，当前很多医院在档案管理中还存在一个严重的问题就是重管轻用，档案开发利用率低。即使是采用传统的方法对档案进行收集、整理、归档之后，也没有积极加强对档案资源的利用，当然，出现这种现象的原因就是人工查询难度较大、复杂程度较高，因此使得很多人在工作中不愿意去对各种档案资料进行查询。

　　在档案管理过程中，应该要结合当前的信息时代背景，对档案管理工作进行统一规范和管理。比如医院的档案管理应该要做到规范化，对于各种档案要进行科学的分类和存储，便于医院工作人员的调用。在档案管理过程中要有统一的标准，比如档案的内容模式、存档的格式等，都要进行统一规定，从而使得各个部门的档案管理工作可以更加规范化，也便于整个医院对所有部门的档案进行统一管理。另外，在档案管理过程中还应该要考虑到使用者的用户体验，要从使用者的角度着手，对档案的检索以及利用的端口进行开发，借助各种计算机信息技术，使得各种档案资料能够真正在医院内部实现共享，为医院各个部门的发展奠定坚实的理论基础。

　　2 医院档案管理策略探讨

　　2.1 提高档案工作认识程度

　　医院档案工作管理过程中之所以出现效率不高的问题，一个重要的原因就是对档案工作的认识程度不够高。对此，在医院的发展过程中，应该要加强对档案工作的重视。首先，要对档案管理人员进行教育，使得档案管理人员能够树立起应有的责任感和使命感，能够对工作态度进行端正，对档案工作产生全新的认识，了解档案工作在医院工作中的重要性，从而提高工作的积极性和热情。其次，要加强对档案工作的考核与管理，从考核与管理的角度出发，可以加强员工对档案工作的重视。比如医院要加强对档案工作的领导，要定期检查、指导工作，以便能及时发现问题，立即解决，而且要将档案工作考核结果与工作人员的职位晋升进行有效联系，从而使得工作人员能够对档案工作更用心。

　　2.2 改革传统的档案管理方法

　　医院在长期的发展过程中，对档案管理的重视程度不够，很多时候都没有重视对医院现有的资源进行充分的利用，因此导致很多医院的各种资源得不到充分利用，存在十分严重的浪费行为，对于医院的发展也是一种严重的阻碍。在医院的现代化发展过程中，应该要对传统的档案管理制度进行改革，借助各种管理系统，对医院的经济活动以及医院的发展过程中的各项任务进行细分，并且对其进行考核，从而促进医院的全面发展。比如在医院档案管理过程中，可以分别对医院的各个部门的档案信息进行汇总，要建立统一的档案管理办法，促进档案管理过程中的各种问题的解决，从而使得各种资源可以得到有效利用，促进医院的可持续发展。 　　2.3 构建数字档案室，促进档案信息化发展

　　数字档案是未来医院发展的一个重要趋势，对于档案室信息资源进行整合，一个重要环节就是要加强医院各个部门之间的联系，从而可以将各种档案信息汇总，形成数字文档，数字文档的存储是以互联网为基础的，其存储空间较大，可以满足越来越大的档案存储需求。因此医院应该要建立数字档案室，对硬件网络容量进行配置和完善，要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案室信息处理需求。而且各个部门之间要对数字档案有清晰的认识，在各个部门中要形成准确的数字档案，然后再在档案管理部门进行汇总，为医院发展提供更多的信息资料。

　　2.4 加大对数字档案信息资源管理人员的培训力度

　　新时期档案的主要模式是数字化，但是在传统的档案管理中，数字化程度还不够，一方面就是由于档案管理人员对信息化的认识不够，导致管理水平较低。档案建设的效率与人才队伍的质量息息相关，当前加强数字档案信息资源整合，一个重要的方面就是要建设一支高素质的人才队伍。在人才选拔方面，要严格把关，选择具有档案室管理知识以及信息管理知识的综合型人员参与到档案信息资源管理和整合过程中。而且要在日常工作中加强对档案管理人员的培训，加强各种现代化技术的培训，使得档案管理人员可以掌握更多信息技术，促进档案工作的效率不断提升。

　　2.5 加强对档案管理的长期规划

　　在医院的发展过程中，经常会对医院的发展方向进行规划，比如医院的规模、诊疗的科目、医疗设备、人员等，都有十分详细的规划，但是对于档案管理而言，却没有一个长期可持续发展的规划，因此使得档案管理不能适应医疗业务的飞速发展。近年来，科学技术的不断进步与发展，使得计算机网络技术在很多医院的管理中都有了十分广泛的应用，使得医院各个部门的工作效率有了很大提升。但是在档案管理上计算机系统的应用还比较少，依旧在采用人工收集归档的方式进行处理。对此，医院应该要将档案管理纳入医院的长期规划中，考了到档案管理的设计和建设工作，要根据医院的发展规模以及需要，对档案转型升级过程中需要的各种设备加强投入，比如加强对各种计算机的配备、构建专门的网络等，并且要加强对专业人员的培训，从而使得档案管理能够和医院的业务发展相适应，也实现可持续发展。

　　2.6 加强对档案安全的管理

　　信息技术的应用使得医院档案管理效率得到提升，但同时也会带来较大的安全隐患，尤其是互联网中的安全隐患，是一个最大的障碍。比如一个恶意的数据包就有可能导致各种设备出现瘫痪，最终使得各种信息出现泄漏。只有不断提高医院档案管理人员的安全意识，才能从根本上杜绝一些危害的出现。比如引导医院的医院员工形成主动的安全观念，使得他们在使用计算机以及网络的时候可以注意不要去点一些不安全的网站，不会下载一些非法的东西，从而确保医院的网络处于安全的状态，不会导致医院的档案信息的泄露。同时，还应该要采用技术手段对各种安全隐患进行控制。在医院的发展过程中，为了对各种信息进行安全保护，则必须要从技术手段加强安全保护，比如对于医院的电脑，要安装防病毒系统，购买一些正版的杀毒软件，安装防火墙等，使得医院的内部信息系统可以得到有效的保护，不断提高医院的网络安全水平。

　　3 结语

　　综上所述，随着医院的不断发展，档案管理受到的重视程度越来越高，尤其是在新时期，必须要加强档案管理的创新，将档案管理看成是医院的重点工作，重组档案管理部门，提高档案管理效率。

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