档案信息化与计算机研究

　　信息全球化成为当今热门的话题，在信息时代的今天，信息化技术无论在社会还是在日常生活中都起到了很重要的作用。在高校不断发展过程中，几乎已经普及了信息化的管理体系。所以，档案管理也出现了一些新的挑战和创新，要制定出新的管理制度及方式，这样就把计算机和信息化有效的结合在一起，促进信息技术的发展，这样做可以对人们的综合素质有所提升，从而创造出和谐的信息化时代。笔记根据多年的经验和实践，总结出了一些建议，希望给相关人员借鉴，仅供参考。

　　1 档案信息化的重要性

　　档案信息化无论是在哪种企业或者学校都有一定的影响，尤其是对学校的影响。现在日益增加的过程中，信息化对学校的管理起着很重要的作用。档案管理作为一们基本的学科，对社会的发展有着一定的作用。高校中的档案是有关部门检查时的证据，也是高校在开展教育时所用到的材料，所以，档案对高校有着一定的影响。

　　2 档案信息化的管理

　　档案管理在不断的发展中，曾经注重的是对档案的整体进行合理的归类，很好的保障了档案的真实性。档案信息管理不仅仅提高了人们的重视，也促进了社会的发展。因此，档案管理简单的理解为通过不同的形式保留值得收藏的内容，这样也很好的发挥档案信息的功效。依据报道的提出，里面很清楚的说明档案信息化应该得到统一，具有较好的安全性。对档案信息的管理，可以提高信息化的发展，促进社会的建设。

　　3 档案信息化的建设

　　有很多的因素包含在内档案建设中，比如对档案中的信息能进行合理的分类和保存，通过计算机对资料进行合理的建设等一系列的内容。所以，不单单是把不同的档案整理通过互联网的形式整理在一起，而是要来自不同地方进行合理的收集，最终促进信息化建设的顺利完成。相关人员在进行信息化建设时，可能会出现不同的问题，比如：工作任务量大人员不够等情况，所以要制定合理的政策保障档案信息化的顺利建设。

　　4 档案信息化管理中使用计算机技术的优势

　　随着档案形式不断的增多，不能仅限于传统的方法进行保存，这样不仅仅会浪费很大的空间，而且还要对每个资料都做好资料，加重了工作人员的负担。在使用资料的时候还要把资料找出来，也浪费了较多的时间。但是，在计算机可以储存大数据的信息材料，这样就可以把信息输入到计算机中去，方便提取信息的人找资料就可以快速的完成，大大节省了时间也提升了工作的进展。所以，笔者多年经验对计算机使用中的优点描述了几点，希望可以对相关人员得到帮助。

　　4.1 通过计算机整理档案，对储蓄空间有很大的优势

　　计算机的储存量很大，随着经济的发展资料不断的增多，这样就需要大量的空间去储存档案。所以，计算机很好的解决了这一问题而且还可以节约资金。

　　4.2 使用计算机来对档案进行管理，可以让档案的查找更加的简单、方便

　　要是利用以前的方法来对档案进行管理，档案查找的过程中浪费更多的时间以及档案查找的不准确等现象经常会发生。而在档案信息化管理过程中使用计算机技术可以改善对档案信息进行深入加工的功能，达到对档案信息深入开发的目的。

　　4.3 使用计算机来对档案做出管理，能够让档案在进行修改，做出补充，复制以及传输等方面更加的方便

　　档案的储存一般是由几个部分组成，如设计图纸，文字信息，照片以及录像带等等，而以往档案管理方法的管理质量往往会受到很多因素的影响，如天气情况、自然灾害等，这些都给档案的管理带来很大的安全隐患。

　　5 在档案信息化管理中使用计算机技术存在的问题

　　在档案信息化管理中使用计算机技术存在的问题主要体现在以下几个方面：

　　5.1 档案在电子管理方面相对比较弱

　　其中主要体现两大方面：软件设施以及硬件设施。硬件是档案在电子管理过程中要用的计算机设备。一般来说，对于硬件设备的投入相对来说比较大，这样就造成了硬件设备不足。硬件设备不充足，会给纸质档案在归纳分析，加工处理以及相互转化等方面带来很大的影响，从而造成简单、快键以及高效率的电子化档案管理工作没有办法进行下去。而软件是对档案管理过程中的每个环节所制定的一些规范和标准。如果标准的规范不能统一下来，就会加大档案汇总和归整的难度系数，对档案的传输、查找和借鉴起到很大的限制作用。

　　5.2 企业或单位相关档案管理人员的综合素质急需要提高

　　要想成为一名优秀的企业档案管理人员，不但要对计算机的相关理论以及使用的技巧进行掌握，还要能够熟练使用各种类型的办公设备，把一些有价值的档案资料及时、并且有效的交到档案使用人员的手里。这些都要求档案管理的相关工作人员要具备很高的综合素质。

　　6 在档案信息化管理中使用计算机技术的重要性

　　在档案信息化管理中使用计算机技术的重要性主要体现在以下几个方面：

　　6.1 它是世界经济和社会发展的必要途径

　　伴随世界经济一体化进程步伐的不断加速，信息已经是影响经济高速发展、社会不断进步以及企业能否生存的主要因素。所以，我们必须要对计算机技术在档案信息化管理中的使用给予高度的重视，提高档案信息化管理的建设速度，同时还要加快完成档案数据信息资源的共享。

　　6.2 它是企业档案管理发展的一大趋势

　　企业档案的管理属于是一种基础性的工作，在现代化的建设当中有着极其重要的作用，同时它的地位也非常的高。在档案信息化管理当中使用计算机技术，可以进一步提高档案信息化管理的建设速度，是档案管理未来发展的一大趋势。

　　结束语

　　通过上面论述的文章我们可以看出计算机与档案管理存在着很密切的联系。在互联网发展的今天，计算机的应用对档案管理起到了很重要的作用，也充分的体现了计算机的优势。合理的运用计算机能够提高档案管理的工作效率，而且计算机储存空间很大，可以很好的满足工作人员对资料的保存，在查找资料时能够得到很多的方便，节约了成本，也保证了资料不被丢失等问题的发生。所以，合理的利用计算机可以很好的管理档案，在技术不断的发展中，结合当代的信息化，可以很好的服务于社会。

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