信息化背景下人事档案管理探索

　　人事档案作为中国人事管理制度的特色部分，全面记载着个人的学习、工作和生活经历等有关情况，是一个人德、才、能、绩的最真实写照。因此，人事档案管理水平直接关系着社会对人才的选拔和任用，关系着社会的进步与发展。而在信息化高速发展的今天，如何探索出一条新的、适应时代发展需要的信息化人事档案管理途径是我国人事档案管理目前的工作重点。

　　一、信息化背景下人事档案管理的意义

　　信息化背景下，人事档案管理主要是从传统的实体文件管理转化为数字化、网络化，进而提高人事档案管理效率，使其更方便、快捷。在进行信息化人事档案管理时，档案管理工作需要对那些易于损坏、使用频率较高的重要档案进行数字化、网络化保存，以方便使用和查询。在信息化时代背景下，加大现有人事档案数据库的规模和容量，加强信息共享与安全储存也是时代发展的需要。人事档案信息化管理的意义与作用可归纳为以下几个方面：

　　1、降低管理成本

　　传统的档案管理无论是在空间、还是资源上都存在很大的浪费，致使人事档案管理成本居高不下。而信息化管理人事档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，这样不仅节约了保管费用，节省了占地空间和纸质费用，而且查阅起来极为方便迅速，节省了查阅档案者的时间，也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员浪费。

　　2、为社会选人用人提供方便

　　人事档案进行信息化管理后，档案不再以传统的纸质版形式存在，用人单位可以直接根据网络共享平台对人员进行直接快速了解，不必再像对传统形式档案一样慢慢的进行梳理、审核，这在很大程度上加快了用人单位的工作速率，同时也可减少了相关管理部门对人事档案管理的工作量，还确保了档案信息的准确性，提高人事管理部门的工作效率。

　　3、促进档案信息的准确、完整

　　在传统的档案管理工作中，经常会出现由于部门之间没有及时沟通，交接工作不及时而导致档案信息不完整、更新速度慢的状况。而建立档案信息化管理后，档案可以随时在网络平台上进行共享，避免了这种由于交接工作导致的错误，使得档案更新更加及时，也更加确保了档案的准确性、完整性程度。

　　4、改变现有管理人员的工作模式

　　在传统的档案管理工作中，档案管理人员需要手工进行各个档案的整理，工作量大且效率不高，而进行档案信息化管理后，档案管理人员只需把档案以数字化形式共享到网络平台，这样便可以方便、快速的实现各种人事档案信息的统计和分析，从而提高各项工作的效率。同时还可以提高工作人员对业务的学习，进而提高他们对档案的管理水平。

　　5、增强档案原件保护

　　传统的纸质档案，虽说在档案室里能够保护完好，但档案拥有者一旦提出档案，安全性就不能得到充分的保障。人事档案信息化则把传统的纸质版档案信息化、数字化，会使档案的查阅保存安全性大大提高。特别是那些时间长久的档案物品，信息化实施后明显是对他们最好的保护方式。同时，档案信息化也避免了一些动机不正的人员对档案进行不合法修改。这样就可以使得档案原件能够得到很好的保护。

　　二、信息化背景下人事档案信息管理的现状

　　1、缺乏强有力的监督

　　有些企业在人事档案管理上缺乏强有力的监督，导致档案信息管理工作效率低下，现代信息技术的作用没有发挥到最佳。档案管理者与档案拥有者之间的关系没有划清，在日常工作中往往会出现不必要的麻烦，一些企业管理仅仅是依靠行政管理来监督档案管理工作，没能很好的发挥法律监督作用，造成政府对档案的监督工作也不是很理想。

　　2、工作人员专业素质不够过硬

　　档案的管理需有专业的监管人士进行操作管理，但是很大一部分档案管理者并没有相关的资格证，有的甚至是临时调用，自身专业素质不过硬、对档案管理工作没有热情，使得工作效率大打折扣。

　　3、自身机制薄弱，领导不重视

　　自身机制薄弱，领导对档案管理工作不重视在很大程度上使得档案信息化管理不能正常进行。领导的不重视导致相关专业人员不能到位、相关规章制度落实不下去，各部门对此工作相互推诿，不能很好的进行沟通。这就导致了大家都不把档案管理当作一件重要的事，在进行档案处理时往往也就会临时抽派一些人进行整理，以致档案信息管理不能很好的进行。

　　4、只重视使用，不重视管理

　　一些管理部门只单单的重视档案的查询功能，却忽略了管理工作。有的仍旧在延续老式档案的管理方法，不仅费时、费力，更不能很好的对人事档案进行管理，导致工作量大效率却低下。有的部门虽然配备的有电脑、扫描仪、打印机等先进设备，但对档案管理只是局限于输入和打印等一些常规的简单操作，对人事信息的整理、分类、汇总等工作则无法进行。

　　三、加强和完善人事档案信息管理的对策

　　在信息化时代背景下，为了使人事档案管理工作更好地开展，不仅需要各机关部门加强对档案信息化的重视，更需要强有力的监督监管部门和权威的法律法规来保障，同时也需要大力培养专业素质人才来支撑人事档案信息化的进程。

　　1、建立完善的数据管理系统，重视人事档案管理的信息化建设

　　利用现代信息技术的优势建立一整套完善的数据管理系统，利用网络技术对人事档案数据进行即时更新，让每一个人第一时间了解到自己的最新档案，解决信息报送不及时问题。同时对人事档案信息进行数据分类，按照不同的种类进行不同的分组，方便企业在进行招聘时查询应聘者资料，同时这些信息可以重复利用，为企业的发展提供多方面的帮助。但数据的统计分类并不是一件简单的工作，需要相关部门发挥最大的作用，真正实现档案管理信息化、便捷化。 　　2、加强人事档案管理工作人员的专业素质培养

　　工作人员的专业素质是保障人事档案信息管理工作顺利进行的保障。只有工作人员的专业素质得到提升，档案信息管理工作才能得到保证。所以，无论是企业还是政府相关机构都应该加强对档案管理工作人员的专业素质进行培养，使他们的能力得到提升。具体可聘请一些专业的档案管理工作人员对员工进行专业培训，同时还应聘请一些计算机方面的人才对员工进行深度的计算机培训，使他们掌握计算机的使用和修理。同时，员工也应注重自身专业素质的培养，在平时的工作中发挥主观积极性、能动性，主动去发挥自己的潜能，创造更大的价值。

　　3、建立健全内部管理模式，提高工作水平

　　科学、完善的自身管理机制，是档案工作能够安全、高效进行的前提。为保证档案管理工作的安全性、高效性，应对档案的检阅与存储，实行互相牵制、分级授权签署的模式进行管理，对部分珍贵档案的存放或过期档案的销毁，要尽可能的实施集体决策。同时要对重要部门的人员定期调整以保证个人档案的私密性。

　　4、实施严格的考评制度并进行奖惩

　　按照工作的需要和工作性质制定严格的规章制度，按照公平、公正的原则对档案管理工作人员进行奖惩。对那些在工作中表现突出，认真负责的工作人员进行适当的物质奖励和精神奖励，而对那些工作成绩不高，或者在工作中犯了错误，比如将个人隐私透漏、使信息失真的工作人员进行惩罚、批评，对于情节比较严重的工作人员则追究其法律责任。

　　5、建立专人负责制度

　　为适应新形势的需要，促进档案管理信息化的发展，人事档案信息管理工作不仅需要专业的技术型人才掌握必要的信息化业务知识，并且还要有人参与档案管理、保护等具体业务。因此档案管理部门应对档案的存放、调阅、流通等各个流程进行严格的控制，不可疏忽任何一个环节，将责任联系到具体的工作人员，将各项措施切实执行，达到专人负责，以便档案能够更好的得到管理与保护。

　　6、加强相关系统、软件的安全保障

　　在信息化高速发展的今天，网络能够给我们带来便利，也能够给我们带来侵害。过去使用的档案系统大多是单机系统，病毒不能直接入侵，不会造成大的危害。但若实现档案信息化管理，就要进行全国联网或是局域网连接，这个时候就可能会出现网络中断退出、病毒入侵、黑客来访等现象。因此，在进行相关软件购买的时候，一定要检验软件开发厂商有没有完全依照法律法规来设计制作。在运行档案信息化系统软件的时候，要详细排查系统软件是否存在着漏洞，如果检查结果不符合安全需要，应立即停止使用，以保障档案信息系统的正常适用。

　　四、结语

　　总之，计算机信息技术的普及和应用为人事档案管理提供了新的方向和途径，也带来了新的机遇与挑战。人事档案信息化应吸取其它档案信息化建设的经验与教训，在科学发展的前提下，努力探索出一条向着数字化、网络化发展的可持续道路。

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