浅谈企业档案资料信息规范化管理

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）07（a）-0200-01

　　当前我们处于信息化时代，档案不仅数量不断增加，其种类也开始向多样化和复杂化方向发展，所以需要做好各类档案的保存、管理、开发和利用工作，则需要加强档案信息的规范化管理，实现档案保管的系统化和案卷的完整性，从而实现档案资源价值的最大化，使其更便于开发和利用。通过档案管理规范化的实现，能够更好的加快档案资源的开发利用，两者之间存在着非常密切的联系，在实际工作中能够相互促进和共同发展。

　　1 做好档案资料管理工作的意义

　　在当前经济发展及社会进步的新形势下，档案作为国家、社会、企事业单位及人具健康、快速发展的必要依据，对其管理规范化管量，可以有效的确保企事业单位工作效率和工作质量的提升，有利于更好的维护历史和个人的真实面貌。企业档案管理规范化的实现，可以有效的推动企业的健康发展，有利于企业总体业线的提升，档案可以为企业的快速发展提供信息支持，是企业在市场竞争中提升其核心竞争力的关键所在。同时通过档案信息资料的规范化管理，企业领导者可以更好的对企业的发展实际情况及运营状况进行有效的掌握，从而制定出科学的经营策略，确保企业更快、更好的发展，使企业取得良好的经营成果，为其可持续发展奠定良好的基础。

　　2 规范企业档案资料信息管理的措施

　　2.1 更新观念，提高档案信息资源服务的主动性

　　在档案资料信息管理工作中，需要树立起良好的服务观念和市场观念，从而进一步加强对档案的开发利用工作。首先，需要树立起主动服务的意识，特别是档案管理部门的工作人员更在档案工作中具有主动服务的观念和自觉服务的行动；其次，在具有开放的观念，档案管理人员需要从传统的封闭式档案管理工作中走出来，使档案更好的融入社会的发展中来，对社会发展中对档案的需求有一个明确的了解，从而加快档案信息的开发；再次，档案工作者要具有良好的竞争观念，具有较强的忧患意识，从而加快对档案信息资源的开发；最后，在当前市场经济环境下，档案工作者需要树立市场观念，时刻以市场需求为导向，使档案管理工作能够更好的与市场的发展要求相适应，主动提供档案信息资源的服务，从而加快推动档案资源的利用。

　　2.2 丰富馆藏，深层次开发档案信息资源

　　通过多渠道和多层次来对档案资料进行收集，特别为了更好的丰富馆藏和提高馆藏的质量，则需要加强对科技、经济和具有地方特色等资料的征集和收集工作。在档案信息开发工作中，需要进一步对其开发规模进行扰展，对各级档案馆的馆藏档案信息要系统的加以开发和利用，对经济活动过程中的档案资料要进行深入研究，并形成一定的研究成果，为各行业的发展提供必要的参考。在档案信息资源开发过程中，还需要针对当前社会的热点问题，对馆藏信息和现实信息进行汇编整理，从而使档案信息资源在地区经济发展过程中更好的发挥其重要作用。

　　2.3 扩大科技档案的利用范围

　　需要加强对科学档案的利用，将科技档案的开放范围进一步扩大，加快对科技档案信息的交流和成果推广工作，通过建立科技档案信息中心，积极推动科技成果的转让工作，使科技档案成果能够加快转化为现实生产力，为社会经济的发展提供良好的服务。

　　2.3.1 加强建设网络环境，实现档案服务手段的创新

　　加强建设档案信息的网络环境，网络化档案信息，促进资源的共享。建立专门的网站管理档案，开展网上查询等服务。对上网信息和数据进行组织整理，通过网络可以查询档案信息。把网站作为基础，加强档案信息的数据库建设，实现其数字化和数据库化。

　　2.3.2 横向联合，共享信息资源

　　现今是一个信息资源高速发展的时期，人类的各种知识和信息都在飞速的进行增长，单独的文献部门无法收集、整合、利用、保存所有的知识和信息。因此，包括档案管理部门在内，需要建立一个完善的信息整合系统，把目录联合在一起形成网络，使资源可以进行共享，既可以为更多的信息利用者提供信息，还可以使获得的信息更广泛，从而满足各个社会阶层的需求。

　　2.4 提高业务素质，更好的编研档案

　　要想更加规范化的管理档案，那么工作人员首先需要做的就是提高自身的业务素质。通过业务培训、参观学习等方式逐渐的提高业务知识和基本理论知识。另外，现今形势下的一个新任务就是让档案管理人员掌握一门外语。越来越多的部门都加快、加大了对外开放的力度，因此不可避免的在一些档案管理部门中出现了外事档案，但是若档案管理人员不会这门外语，相应的就无法认识管理对象，阻碍了工作的正常开展。

　　档案管理人员还应该努力学习相关的计算机知识，学会通过计算机对档案进行管理。随着办公环境的现代化，档案管理部门中有了更多的现代化办公设备，并且逐步替代了传统的工具，若工作人员不会使用这些工具就无法进行正常的工作。因此学习使用现代化的设备就变的至关重要。档案就业数量多、内容广、利用率高等特点，因此传统的手工管理无法适应现今的发展形势，需要通过现今的科技手段和计算机技术，系统的管理档案，自动化的实现档案信息的输入、利用、检索等，从而使服务质量和工作效率得到提高。

　　2.5 文案一体化，做好文书工作

　　文档一体化指的是统一的管理现今各个机关中独立、分散的档案和文件，使其成为一个有机整体。文件中心是处于档案馆和文件形成机关之间的一种过渡性的文件管理机构。由实践可知，文书处理工作和档案工作具有不同的工作任务，且相对独立，但是档案是文书的归宿，文书的档案的来源，文书和档案是文档工作中不可分割的两个环节。

　　3 结语

　　现今是一个信息化飞速发展的时代，档案管理工作也需要不断的进行提升，同时还提供了一个良好的机遇来开发和利用档案信息资源。因此档案工作者需要抓住这一时机，加快推动档案信息资源的开发利用，加强档案管理工作的规范化，探索更先进的手段和方法来加快档案信息的开发利用，提供档案管理工作的科技含量，更好的推动档案事业的健康、有序发展，使其为社会和经济发展提供更优质的服务。

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